Software de assinatura digital de documentos e contratos: Bizneo

A Lei de assinatura digital 11.419 e Medida Provisória 2.200-2 (Brasil) e o Regulamento Europeu 910/2014 (Portugal) são apenas alguns exemplos que mostram que o uso de um software de assinatura digital digital de contratos e documentos está cada vez mais estabelecido em todo o mundo.

Empresas de todo o mundo estão aderindo à transformação digital e, com isso, a demanda por um software de assinatura digital de contratos está crescendo. As organizações querem um sistema que se ajuste às suas necessidades, e que também cumpra as diferentes normativas que regulam a sua utilização, com validade jurídica.

A assinatura digital dos contratos de trabalho é legalmente válida?

Atualmente, a maioria dos países possui uma Lei de Assinatura Eletrônica que estabelece que a assinatura digital de contratos de trabalho, bem como a assinatura digital de documentos trabalhistas de outro tipo, é totalmente legal e tem validade jurídica da mesma forma que uma assinatura manual.

A legislação do Brasil e da Europa está adaptada, preconizando as regras para que a assinatura digital de contratos tenha plena validade jurídica e possa ser utilizada como prova válida em um processo judicial. Assim como essas duas leis, existem muitas outras na América do Sul e no resto do mundo que regulam o uso da assinatura digital de documentos no ambiente de trabalho.

Lei de assinatura digital | Regulamentação e validade
Saiba como ela funciona para os seus documentos.

Como assinar contratos digitalmente

Os serviços e programas de assinatura digital são bastante variados atualmente, porque há uma grande procura por parte dos departamentos de Recursos Humanos de quase todas as empresas, devido às amplas vantagens que oferecem. Para que uma assinatura digital de contrato seja totalmente válida, ela deve atender aos seguintes requisitos.

• Assinatura digital única: a identidade das partes deve poder ser verificada de forma inequívoca; o sistema deve utilizar códigos criptográficos de alta segurança que permitem associar os dados de uma pessoa ou empresa, evitando a falsificação.
• Auditoria do registro da assinatura: também deve ser feito um registro de segurança para verificar a data e a hora da assinatura, o local e quaisquer outros dados interessantes que possam fornecer informações sobre o momento exato da assinatura.
• Integridade documental: além disso, o documento assinado digitalmente deve permanecer em seu estado original, mantendo sua integridade ao longo do tempo. O objetivo é poder certificar que um contrato ou documento não sofreu alterações.

Esses são os principais critérios que um bom software de assinatura digital de contrato e documentos deve ter, porque, sem eles, não se pode afirmar que uma assinatura digital é verdadeira, algo que pode causar problemas legais muito sérios.

Por isso, é tão importante recorrer a um sistema qualificado e de confiança, como é o caso do software de digitalização de assinaturas integrado na suite do software de RH da Bizneo HR.

Uma de suas principais características é o modo de solicitação de assinatura: massivo e em escala. Um sistema que garantirá que todos os documentos e contratos sejam assinados de maneira totalmente legal. 

Quais são as soluções de assinatura eletrônica mais utilizadas para assinatura de contratos?

Existem quatro principais soluções mais utilizadas pelos departamentos de RH quando se trata de fazer a assinatura eletrônica. Algumas ferramentas de assinaturas digitais online, como a da Bizneo, integram as seguintes soluções.

Assinatura simples

É uma assinatura rápida e fácil que permite que um documento não seja modificado posteriormente. 

Pode ser utilizado para assinar documentos com baixo risco jurídico, como entrega de material ou validação de férias, mas não é aconselhável utilizá-lo em contratos importantes, porque não é possível garantir com segurança a identidade de quem assinou. 

Nesse caso, a assinatura é feita marcando uma caixa ou pressionando um botão.

Assinatura biométrica avançada

É uma excelente forma de firmar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, contratos de proteção de dados pessoais, etc. É uma forma muito rápida, fácil e totalmente segura de assinar documentos e contratos, porque permite identificar a quem pertence uma assinatura. 

Isso é facilitado graças ao registro dos traços de quem assina, à velocidade da escrita, à posição da caneta e até mesmo à pressão que é exercida, já que uma tela ou tablet digital é usado para assinar com o dedo ou uma touch pen.

Assinatura avançada com certificado

Ela permite que a pessoa que assina seja identificada de forma única, protegendo o documento contra alterações. Nesse caso, um certificado digital emitido por um órgão autorizado é necessário. Este modelo é utilizado, por exemplo, para a assinatura em massa de documentos de RH.

Assinatura Qualificada

Neste modelo, a pessoa que assina utiliza um certificado digital único, emitido por um provedor de serviços eletrônicos qualificado, previamente aprovado por um órgão com autoridade nacional. Um grande exemplo disso é o certificado integrado ao DNI eletrônico. Isso permite garantir a identidade de uma pessoa legalmente.

Assinatura digital vs Assinatura eletrônica. Qual é a diferença?

Antes de continuar a falar sobre modelos de assinatura digital, é necessário diferenciar os termos assinatura digital e assinatura eletrônica, porque, apesar de serem semelhantes, são soluções diferentes que devem ser devidamente distinguidas.

Por um lado, a assinatura digital é uma implementação técnica de algumas assinaturas eletrônicas, ou seja, é a própria tecnologia de criptografia e descriptografia na qual se baseia, por exemplo, a assinatura eletrônica avançada. 

Ou seja, trata-se de um conjunto de algoritmos criptográficos que permitem que a assinatura de uma pessoa ou empresa seja validada e segura, e que certifica a sua identidade de forma inequívoca.

Por outro lado, a assinatura eletrônica é um conjunto de dados digitais que acompanham um contrato ou documento e que representam a concordância de uma pessoa ou de um coletivo em relação ao conteúdo do referido documento. 

Ou seja, a assinatura eletrônica confirma que o documento foi lido e que a pessoa que o assinou concorda com o que foi expresso, assim como acontece com a assinatura manual.

Em resumo, podemos dizer que a assinatura digital é a tecnologia utilizada pela assinatura eletrônica para identificar as pessoas que desejam assinar um documento de forma inequívoca, verdadeira e legal.

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Uso de assinatura digital ou eletrônica em RH

Sem dúvida, a assinatura digital/eletrônica facilita as tarefas dos departamentos de Recursos Humanos, porque os softwares de assinatura digital para contratos incluem funções específicas que aumentam a produtividade dos funcionários e agilizam os procedimentos graças à automação e ao uso de meios eletrônicos.

Não é mais necessário enfrentar burocracias para fazer uma assinatura, nem imprimir o documento, assiná-lo e digitalizar novamente, algo inviável ao ter inúmeros arquivos para assinar. As soluções oferecidas por sistemas ou aplicativos de assinatura de contratos são realmente úteis em diversas áreas no departamento de Recursos Humanos.

Recrutamento

A gestão de ofertas de emprego, contratos de trabalho ou acordos de confidencialidade através de um programa de assinatura digital online permite melhorar a experiência dos candidatos ou futuros colaboradores durante um processo de recrutamento. 

Não só a assinatura deste tipo de documento é mais fácil, como também é feita de forma totalmente legal e válida graças ao uso da assinatura eletrônica avançada.

Integração

Recibos de entrega de equipamentos e materiais, contratos de proteção de dados pessoais, documentos de prevenção de riscos laborais… São dezenas de documentos que os colaboradores devem assinar de tempos em tempos, que embora sejam procedimentos burocráticos, são muito importantes.

Graças à assinatura digital de documentos, tudo fica muito mais fácil e rápido, além de economizar toneladas de papel no final do ano, o que vai reduzir custos e cuidar do meio ambiente.

Vida profissional

O registo de horas de trabalho obrigatórias, a entrega de recibos de vencimento, as comunicações aos colaboradores ou as prorrogações de contratos são apenas algumas das tarefas que os departamentos de RH têm de realizar rotineiramente. 

Graças à automação e ao uso de templates pré-definidos, você pode economizar muito tempo que pode ser usado em outras tarefas mais produtivas.

Offboarding

Quando um funcionário sai da empresa, é muito importante deixar tudo bem amarrado para evitar futuros problemas jurídicos. A entrega do acordo, a certidão da empresa ou a comunicação de rescisão ou rescisão contratual são apenas algumas das tarefas que podem ser realizadas por meio de softwares ou aplicativos para assinar documentos de forma totalmente válida e com o mesmo valor legal de um documento manuscrito. 

Dúvidas frequentes sobre a assinatura digital de contratos

Tanto as empresas, como os funcionários ou candidatos às vezes se deparam com as mesmas dúvidas repetidamente. Estas são algumas das perguntas mais frequentes sobre o uso e a legalidade da assinatura digital de contratos online.

1. É necessário assinar todas as folhas, seja com as iniciais do nome ou com a própria assinatura, para se considerar que todo o conteúdo de um contrato é assinado digitalmente?

Não, com a assinatura eletrônica de contratos isso não é necessário. Essa prática é comum na assinatura manual para confirmar que todas as páginas de um contrato foram lidas, bem como para marcá-las para que não sejam modificadas.

Na assinatura digital de contratos, todo o documento é anexado com a assinatura no mesmo arquivo e marcado com um carimbo de data/hora, responsável por criptografar todas as informações e “marcá-las” para manter sua integridade.

2. Preencher um formulário com seus dados e clicar no botão “Enviar” é uma assinatura legalmente válida?

Sim, preencher um formulário com os seus dados, aceitar as condições e confirmar o envio clicando num botão ou em qualquer outro elemento pode ser feito com uma assinatura eletrônica simples.

Isso significa que, embora possa servir como prova legal, não há uma maneira irrefutável de verificar se a pessoa que preencheu o formulário é a mesma que aparece nos dados.

Portanto, a menos que pudesse ser provado de outra forma, dificilmente esse modelo seria prova válida em um processo judicial. A solução é usar uma assinatura eletrônica avançada, já que ela vincula de fato à identidade de uma pessoa ou empresa.

3. Qual a diferença entre assinatura manual e assinatura eletrônica?

A assinatura manual é a que a pessoa sempre utilizou, aquela que se escreve no papel com caneta. A assinatura eletrônica de documentos é o equivalente digital a este ato, mas em vez de papel e caneta, são utilizados dados em formato eletrônico, associados a uma pessoa. Legalmente ambos têm o mesmo valor.

4. A assinatura eletrônica de documentos deve ser igual à assinatura manual?

Não, não é necessário desde que os dados biométricos de quem assina sejam capturados, como é feito pelo software de gestão de documentos e assinatura digital de contratos da Bizneo.

Sempre que alguém usa um dispositivo de assinatura eletrônica, ele pode capturar informações sobre a caligrafia (desde que o dispositivo permita). Isso, junto com uma assinatura eletrônica avançada, torna-se a prova legal de que uma pessoa assinou digitalmente um documento.

5. É possível armazenar uma assinatura digital para reutilizá-la em vários documentos?

Sim, é possível fazer, mas esse é um risco desnecessário, porque uma terceira pessoa pode roubar a imagem ou a foto da sua assinatura e utilizá-la sem o seu consentimento. É melhor usar um software ou aplicativo de assinatura de documentos que ofereça assinaturas eletrônicas avançadas de uso único.