Software de departamento pessoal | Como escolher o melhor?

Independentemente se você gerencia ou trabalha em uma pequena, média ou grande empresa, a tecnologia (software de Recursos Humanos) tem se tornado cada vez mais essencial nas atividades. Mas será que um software de departamento pessoal é necessário?

Este artigo responde a essa questão e fornece informações importantes para você avaliar se existe essa necessidade em seu negócio. No final do artigo lhe daremos uma lista de pontos para ajudá-lo a saber se sua empresa precisa ou não usar um sistema de departamento pessoal.

O que é um software de departamento pessoal?

Um software de departamento pessoal ou programa de departamento pessoal é um sistema de RH que serve para gerenciar tarefas relacionadas ao setor de RH de uma empresa.

Com ele, uma companhia consegue, de maneira bem mais fácil, ter um controle das variáveis. Tudo isso é feito de forma rápida e sem a necessidade de muitas pessoas.

É bom notar que há diversos tipos de sistemas de departamento pessoal disponíveis no mercado. Cada um deles permite gerir de forma melhor diferentes tarefas nas quais trabalham os recursos humanos.

Quais as vantagens de se usar um sistema de departamento pessoal?

Um software de departamento pessoal possui diversos benefícios, especialmente em relação a tempo e custos. Isto é, com um programa de departamento pessoal, uma empresa reduz despesas operacionais e tem mais recursos para se tornar mais competitiva no mercado.

Veja a seguir algumas outras vantagens de se usar um software de departamento pessoal:

• Mais produtividade: com recursos financeiros e humanos alocados de melhor forma, a empresa pode contar com funcionários dedicados em tarefas mais importantes e assim aumentar seu desempenho
• Mais segurança de dados: com as exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), o RH precisa ser muito mais cuidadoso em certas questões relacionadas a informações pessoais. Com um bom programa de departamento pessoal, uma empresa pode cumprir as obrigações com mais facilidade
• Mais decisões corretas e ágeis: tomar decisões importantes faz parte da rotina do RH. Com um software de departamento pessoal, o futuro da empresa, dos funcionários e candidatos têm mais chances de levar o rumo correto
• Mais controle: é com um sistema de departamento pessoal que você fica sabendo de forma precisa sobre informações como quais funcionários têm tido dificuldades com os programas internos de capacitação, quem gera mais vendas e quem tem sido mais produtivo de modo geral
• Melhor comunicação: por fim, um outro benefício dos sistemas de departamento pessoal que podemos trazer a essa lista se refere à troca de informações, que se torna muito mais rápida e precisa com esse tipo de programa.

Todos esses e outros benefícios do software de departamento pessoal podem ser medidos por meio de indicadores de RH. Na lista abaixo que disponibilizamos gratuitamente para download, você confere não só as mais de 100 métricas que podem ser utilizadas, mas também uma explicação de como eles funcionam e suas fórmulas.

Quais são os tipos de software de departamento pessoal?

Quando falamos sobre software de departamento pessoal, no que você pensa: um sistema para recrutamento e seleção, sistema para avaliar desempenho dos funcionários ou software para controlar o ponto e tempo de cada trabalhador?

Bom, todos esses são alguns dos tipos de software de departamento pessoal. Veja detalhes sobre os tipos já citados e outros a seguir.

Software de departamento pessoal | Recrutamento e seleção

Muitas empresas precisam lidar com a rotatividade de funcionários (turnover). Ao crescer e abrir novas vagas ou quando um trabalhador encerra o contrato, novos membros precisam chegar à equipe.

Esse processo da gestão de pessoas consome grande parte do tempo do RH. Além disso, avaliar candidatos não pode ser algo baseado em interpretações subjetivas.

Um software de departamento pessoal para recrutamento processa de forma inteligente uma grande quantidade de dados, trazendo os melhores perfis profissionais para os processos seletivos de sua empresa. 

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Software de departamento pessoal | Avaliação de desempenho

Ter funcionários produtivos determina o futuro de uma empresa. Assim como no recrutamento, as avaliações não podem ser subjetivas. 

Um sistema de departamento pessoal específico para avaliação de desempenho ajuda a saber, por exemplo, se um funcionário ou uma equipe inteira precisa passar por treinamento de capacitação e programas de motivação.

Com um software de avaliação de desempenho, o departamento de Recursos Humanos pode também identificar os melhores talentos da empresa para possíveis promoções e recompensas.

Resumindo, os departamentos e funcionários podem ser fortalecidos e capacitados de acordo com a performance real que têm apresentado no trabalho ao longo dos meses e não aleatoriamente.

Software de departamento pessoal | Treinamento de funcionários

O mercado nesta era digital é exigente e traz novas demandas a cada dia. Por isso, ter uma equipe sempre atualizada é essencial para suportar todas essas mudanças.

Um sistema de departamento pessoal para treinamento e desenvolvimento permite monitorar a capacitação de cada funcionário, verificando os pontos fortes e fracos de cada um.

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Sistema de departamento pessoal | Pesquisa de clima organizacional

Um software de clima organizacional é ideal para conhecer as opiniões dos funcionários e tomar melhores decisões.

Empresas grandes ou descentralizadas talvez tenham mais dificuldade para promover troca de opiniões entre os funcionários. Nesse caso, um sistema de departamento pessoal que conte com recurso de pesquisa de clima organizacional se torna ainda mais importante.

Programa de departamento pessoal | Controle de ponto

O controle de jornada é uma responsabilidade que precisa ser controlada com precisão. 

Se um funcionário trabalha de menos, isso pode afetar a produtividade de uma empresa. Se trabalha a mais ou em horários diferentes, pode aumentar os custos com pagamento de horas extras, além de deixar a companhia vulnerável a questões trabalhistas.

É com um software de departamento pessoal que possua controle de ponto que se pode saber exatamente se um trabalhador tem cumprido sua escala de trabalho.

Com esse tipo de de departamento pessoal, as horas trabalhadas são registradas de forma muito fácil. Além disso, qualquer empresa pode adotar um sistema de departamento pessoal como esse, uma vez que ele está disponível até mesmo por aplicativo de Recursos Humanos, celular.

Um bom software de departamento pessoal que se integra com diferentes tipos de sistemas de controle de presença deve incluir métodos de acesso, seja por impressão digital, cartões de ponto ou reconhecimento biométrico.

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Software de departamento pessoal | Gestão de escalas ou turnos

Não basta garantir que os trabalhadores cumpram sua carga horária e que os registros sejam feitos corretamente. Também é preciso planejar a escala de trabalho da equipe.

Um sistema de gestão de escalas de trabalho e turnos permite programar os dias e horários de trabalho de cada funcionário e suas folgas.

Tudo isso pode ser feito de forma fácil e online por meio de qualquer tipo de dispositivo: seja computador, celular ou tablet.

Se o número de funcionários na equipe for grande, o software de departamento pessoal se torna não só vantajoso, mas essencial, já que permite que os trabalhadores sejam avisados de forma automática sobre seus horários de trabalho.

Software de departamento pessoal | Controle de férias

Além da importância do registro de ponto dos trabalhadores e de planejar corretamente a escala de trabalho deles, também é preciso fazer uma distribuição estratégica de férias, folgas e recessos a seus funcionários.

Dessa forma, o departamento de RH que utiliza um software de gestão de férias evita que se afete a produtividade da empresa, uma vez que a falta de um só funcionário pode afetar os resultados de uma empresa.

Programa de departamento pessoal | Relatórios de RH

A era do Big Data também chegou ao departamento pessoal. Para gerenciar toda essa quantidade de informação, um software de relatórios de RH se torna essencial.

Com esse tipo de sistema de departamento pessoal, é possível criar filtros, classificações, segmentações e visualizações de dados também para tomar melhores decisões.

O software de departamento pessoal com KPIs RH agiliza todas as tarefas e permite uma recuperação ágil e precisa das informações desejadas.

Software de departamento pessoal | Gestão documental

A gestão de documentos pode tomar um grande e valioso tempo do RH. Se você se preocupa com essa questão, adotar um software de departamento pessoal para lidar com isso é muito importante.

Ao evitar que seja gasto muito tempo administrando questões burocráticas, você pode alocar seus funcionários em funções mais importantes e ganhar em produtividade.

Além disso, por digitalizar os documentos, graças ao software de departamento pessoal com gestão documental eles se tornam disponíveis 24 horas por dia de qualquer dispositivo por meio do armazenamento remoto na nuvem.

Software de departamento pessoal | Outros tipos

Por fim, outros tipos e recursos de softwares de departamento pessoal podem também ajudar na criação de estruturas organizacionais da empresa, como na elaboração de organogramas.

O organograma de uma empresa coloca em um desenho toda a estrutura e equipes da empresa, informando quem é responsável por cada setor e tarefa. É como um mapa dos funcionários da companhia.

Outra ferramenta disponível em um sistema de departamento pessoal é o cadastro de funcionarios, que registra dados necessários para o bom funcionamento da empresa. 

Quando devo usar um software de departamento pessoal?

Agora que você conheceu o que é um programa de departamento pessoal, quais são as vantagens e seus tipos de funcionalidades, talvez ainda se pergunte em que ocasião ele pode ser implementado em sua empresa.

Veja alguns pontos nos quais você pode se guiar:

1. se sua empresa possui muitos processos de recrutamento e seleção durante o ano
2. quando as planilhas de Excel não tem dado conta de suas demandas
3. se tem sido difícil de centralizar todas as informações de RH
4. quando o acesso aos dados de seus colaboradores não pode ser feito facilmente
5. se há dificuldades com a legislação trabalhista
6. quando sua empresa precisa fazer controle de ponto
7. se tem ocorrido problemas no ambiente de trabalho
8. se há dúvidas em relação a que funcionários promover ou recompensar
9. se você não sabe se os planos de formação de sua empresa são eficazes
10. quando a comunicação entre a equipe está falhando.

Se você percebeu que pelo menos uma dessas questões apresentadas acima ocorre em sua empresa, é hora de adotar um software de departamento pessoal.