Tudo o que deve saber sobre solicitação de férias

A lei estipula que todos os trabalhadores têm direito a um período de férias remuneradas. No entanto, nem sempre é fácil gerir o direito a férias de toda uma força de trabalho. Dizemos-lhe como o fazer, a solicitação de férias, e quais as questões jurídicas mais importantes.

Para saber como como gerir as férias com sucesso, aconselhamos a ler o nosso artigo sobre “Como programar as férias dos funcionários com eficiência“.

Solicitação de férias: quantos dias cada colaborador tem direito a gozar

No caso da legislações brasileira e portuguesa, as férias anuais são um direito inalienável de todos os trabalhadores.

• De acordo com a legislação trabalhista brasileira, para cada ano completo de trabalho, o colaborador tem direito a 30 dias de férias remuneradas.
• Já em Portugal, de acordo com o nº 1 do artigo 238º do Código do Trabalho, a duração mínima de férias é de 22 dias úteis por ano.

Nenhuma empresa pode deixar de cumprir ou reduzir este número de dias, exceto se for para o melhorar, concedendo mais dias de férias aos seus trabalhadores. Em qualquer caso, os dias solicitados não precisam de ser consecutivos e podem ser gozados em qualquer altura do ano, compatível com as necessidades de cada organização.

Como apresentar uma solicitação de férias

Antes de poderem gozar as férias anuais a que têm direito, os trabalhadores têm de apresentar um pedido formal de férias. O método mais tradicional de o fazer é redigir e apresentar uma carta de pedido de férias.

A presente carta tem carácter oficial e pode ser entregue:

• Em mão. Neste caso, a empresa deve carimbar ou assinar o documento como recebido;
• Por burofax (cópia física ou eletrónica) com aviso de receção e certificação do conteúdo. A empresa deve então entregar ao trabalhador uma carta de concessão, confirmando a concessão da dispensa solicitada;
• Por correio eletrónico, de preferência com aviso de receção.

Após a solicitação de férias, você deve notificar sua aprovação ou recusa. Em Bizneo HR oferecemos oferecemos às empresas um exemplo simples de comunicação de férias:

Mas certamente é melhor optar por uma opção profissional e mais avançada, nosso software de gestão de férias permite que os colaboradores façam a auto-gestão das suas férias e ausências e que os gestores apenas tenham de aceitar ou rejeitar os seus pedidos.

Uma forma simples de simplificar o processo e evitar a perda de tempo com papelada, e-mails ou discussões para colocar toda a força de trabalho na mesma página.

As empresas podem recusar o formulário da solicitação de férias?

Recorde-se que as empresas têm o direito de recusar o período de férias solicitado pelos seus trabalhadores. No entanto, isto não significa que as empresas possam impor datas de férias.

As empresas podem simplesmente recusar o período de pedido de férias:
Por necessidade de serviço.

• Se o acordo estabelecer o momento de as gozar e as datas pedidas não corresponderem às estabelecidas pelo acordo.
• Se o período solicitado coincidir com o período solicitado por outros trabalhadores da mesma posição ou nível.

Estes motivos devem ser devidamente justificados. Depois de recusar um pedido de férias, é aconselhável que o empregador tente negociar um novo período de férias com o trabalhador.

No entanto, quando a entidade patronal pretende rescindir o contrato de trabalho e planeia despedir ou não renovar o contrato, pode optar por pagar o direito a férias não gozado e evitar litígios.

Se o trabalhador não concordar com a recusa, pode processar a empresa e aguardar a decisão do juiz. Em qualquer caso, o trabalhador não pode gozar as férias por sua própria iniciativa, uma vez que tal pode constituir motivo para um despedimento disciplinar.

Como digitalizar a solicitação de férias

Lembre-se que NÃO é obrigatório que o pedido de férias seja feito por escrito, por carta ou por correio eletrónico. De facto, as novas tecnologias permitem substituir a tradicional carta de férias por ferramentas muito mais ágeis e eficazes.

Com o software de controle de férias e ausências pode profissionalizar a gestão das férias e ausências dos seus colaboradores, gerindo através de uma única interface toda a informação relativa ao calendário de trabalho e às ausências, baixas médicas e férias de cada um dos funcionários da sua empresa.

Vantagens da digitalização do seu processo de solicitação de férias:

• Optimizará o tempo do colaborador;
• Optimizará o tempo da empresa;
• Os seus colaboradores não terão de se preocupar em procurar e incluir dados como bilhetes de identidade, assinaturas, carimbos, cópias;
• Os seus funcionários podem fazer os seus pedidos de férias confortavelmente a partir do seu telemóvel ou através da Web;
• Pode fazer uma revisão rápida e clara dos horários de trabalho e acompanhar as férias de todo o pessoal ou de cada funcionário;
• Evite erros e a sobreposição de férias na sua equipa;
• Pode configurar critérios gerais ou específicos de dias disponíveis em função da função ou do tipo de perfil;
• Poderá tipificar o tipo de ausências que podem ser geridas em cada calendário: férias, licença de casamento, baixa médica, feriados, entre outros;
• Pode facilmente controlar feriados ou celebrações específicas a nível local, regional ou nacional;
• … e muito mais!

Solicitação de férias: o que deve incluir

Em todo o caso, é preciso ter em conta que um pedido de férias deve conter um certo número de elementos essenciais:

• Os dados do colaborador. Em qualquer caso, o nome e o documento de identidade devem figurar. É igualmente aconselhável que o endereço do trabalhador apareça para efeitos de notificação;
• Os dados da empresa;
• O número de períodos de férias que o trabalhador pretende solicitar;
• O número de dias gozados em cada período;
• A data de início e de fim de cada período de férias.

Todos eles estão automaticamente incluídos no software de Recursos Humanos da Bizneo HR.

Formulário de solicitação de férias em excel

Muitas empresas utilizam uma planilha o modelo de pedido de férias em Excel. Ainda mais desactualizada é a utilização de uma folha, modelo ou formato físico de pedido de férias que possam oferecer aos seus empregados para efectuarem o pedido, pois trata-se de um documento físico que se pode perder.

É difícil de armazenar em segurança, para garantir o tratamento correto dos dados pessoais, e não elimina as sobreposições, não inclui lembretes e é difícil de encontrar.

A utilização de um modelo Excel para o pedido de férias também não é uma boa opção, uma vez que pode conduzir aos problemas típicos da introdução manual de dados, a erros, uma vez que não existe um sistema profissional automatizado que garanta o correto funcionamento e não garante o acesso seguro ao documento.

Mesmo assim, os nossos consultores de RH desenvolveram um modelo de pedido de férias em Excel, que é adequado para pequenas empresas ou organizações numa fase inicial de digitalização. Pode descarregá-lo de forma totalmente gratuita:

Recomendamos que, depois de este sistema ter sido experimentado e testado, se dê um passo em frente e se disponha de uma verdadeira tecnologia de RH com software de controle de férias.