Home‌ office:‌ ‌o‌ ‌que‌ ‌é‌ ‌e‌ ‌como‌ ‌implementar‌ ‌na‌ ‌sua‌ ‌empresa?‌

O Home Office deixou de ser uma tendência do futuro há anos. Hoje, a possibilidade de trabalhar diretamente do escritório dentro de casa é uma realidade mais e mais presente no mundo.

Implementada de forma correta, o trabalho remoto é benéfico tanto para o empregado quanto para a empresa contratante. Seja na economia de custos para a companhia e colaborador, seja no conforto e flexibilidade de horários gerada, seja na produtividade no trabalho.

Dessa forma, é fundamental conhecer bem o que é o home office, e como essa forma de trabalho pode ser implementada na sua empresa.

O que é home office?

O Home Office, também conhecido como trabalho a distância, trabalho home office ou trabalho remoto, é uma tendência que conquista espaço entre as empresas. Especialmente no contexto atual de pandemia, a prática tornou-se uma verdadeira válvula de escape para que muitas empresas pudessem continuar suas operações.

Em linhas gerais, o trabalho via home office consiste no ato das empresas permitirem que seus colaboradores possam trabalhar em qualquer localidade. Isto é, realizar suas jornadas de trabalho e tarefas de casa, de um coworking, enfim, de qualquer lugar. 

Claro, algumas ferramentas são necessárias para a realização dessa forma de trabalho, como conexão com boa internet, computador, telefone, etc…

O número de empresas que aderem a essa modalidade de trabalho só aumenta a cada ano. Devido a comprovação dos benefícios que o trabalho home office promove, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Alguns dados levantados por pesquisa do site Indeed apontam que:

– O trabalho remoto aumenta a produtividade do trabalhador entre 5 a 15%

– Reduz a taxa de saída de funcionários da empresa, Turnover, em cerca de 52%

– Economia de até 50% nos custos operacionais da empresa (luz, internet, aluguel de escritório, etc)

– Aumenta o engajamento dos colaboradores com a empresa e com seu próprio trabalho em até 57%

– Reduz cerca de 50% das ausências ao trabalho, o absenteísmo laboral.

Aqui está a importância de adotar o trabalho em Home Office. É bom para a empresa, e bom para o funcionário. No entanto, implementar o regime de trabalho remoto pode ser muito desafiador para as empresas.

Como implementar o home office em 7 passos

Implementar o trabalho por home office é muito mais simples do possa parecer num primeiro momento. 

É possível traçar e executar essa implementação, com sucesso, seguindo um processo de 7 passos fundamentais.

Análise interna da empresa

Antes de se propor a impor um novo modelo de trabalho, é necessário avaliar as capacidades do negócio para assumi-lo. Nem todos possuem recursos ou equipe profissional adequada para estabelecer o trabalho por home office.

Há uma série de perguntas que a empresa deve fazer a si mesma: 

• Sua tarefa pode ser realizada remotamente? 
• Seria necessário que os funcionários treinassem no uso de ferramentas digitais para trabalhar em casa?
• Eles têm as condições necessárias para trabalhar em suas casas?
• A viabilidade de qualquer projeto futuro vai depender da resposta dessas perguntas .

Planejando o modelo e o software para trabalhar em casa

Uma vez que as necessidades foram avaliadas, o próximo passo é estudar os objetivos, prazos, responsabilidades, benefícios, riscos e recursos necessários para permitir o desenvolvimento de um plano estratégico para estabelecer o home office na empresa.

Dentro desse planejamento, é fundamental decidir as ferramentas de RH que darão suporte à rede de trabalho remoto. Esses dispositivos e plataformas serão usados ​ ​no dia-a-dia e o desempenho dos funcionários dependerá em grande parte deles. 

É aqui que entram os equipamentos de informática e o software de Recursos Humanos especializado em contratações. 

Nossa ferramenta busca facilitar a gestão de pessoas e o trabalho remoto com uma série de soluções de ponta: controle de ponto, gestão de documentos, avaliação de desempenho, portal de funcionários e pesquisas de clima.

Essas ferramentas automatizam e agilizam processos que antes exigiam muitos funcionários e horas de trabalho.

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Desenvolvimento de ferramentas para comunicação interna

Alguns especialistas no assunto como Keith Ferrazzi, fundador e CEO da Ferrazzi Greenlight; apontam este passo como vital para o bom desenvolvimento do trabalho por home office: 

“Se o gerente não criar canais de comunicação abertos, o trabalhador remoto se sentirá literalmente ‘remoto’ e esquecido.” 

Um bom sistema de comunicação será útil para os funcionários remotos, já que eles se sentirão valorizados. 

Além disso, o feedback que a empresa recebe desses colaboradores será fundamental para otimizar as ferramentas do home office. Ambos os benefícios levam ao aumento progressivo da produtividade.

Um processo tão complicado quanto criar e aperfeiçoar um sistema de comunicação está além do escopo de muitas organizações. Para ajudar a resolver tais dificuldades, surgiram plataformas online como o Portal de Recursos Humanos.

Trata-se de um software que centraliza todas as necessidades de comunicação em tempo real e agiliza o trabalho das equipes de Recursos Humanos.

Para atender às necessidades de comunicação, também é essencial ter um software para pesquisa de clima organizacional. Pois o mesmo promove um ambiente de trabalho opinativo, no qual os funcionários se sentem envolvidos na melhoria do trabalho remoto.

Assim, a empresa sempre será a primeira a saber se algo não está funcionando como deveria, ou se existe risco de fuga de talentos da empresa. As pesquisas também são importantes na avaliação do desempenho da equipe.

Garantia de segurança e proteção de dados

A implementação do trabalho em home office exige que você tome certas medidas de proteção especiais. 

Lembre-se de que os funcionários usam seus próprios computadores e redes, portanto, há mais riscos de segurança. Se um vírus entrar em um dispositivo de trabalho remoto, ele pode infectar os servidores da empresa. 

Dessa forma, a empresa ficaria vulnerável ao roubo de dados, suas páginas da Web poderiam ser danificadas ou sua identidade poderia ser falsificada.

O uso de redes privadas virtuais ou VPN permite que você crie uma rede local, mas acessível a computadores de qualquer lugar do mundo. Isso torna possível proteger as conexões online e usar redes Wi-Fi com segurança. 

Outra medida recomendada é ter um protocolo de segurança sem fio do tipo WPA-Enterprise. Quando os usuários quiserem se conectar à rede, eles vão precisar apresentar suas credenciais de acesso ao sistema. Ter um equipamento atualizado e um software antivírus profissional também é uma recomendação essencial.

Quando se trata de gerenciar com segurança todos os arquivos da empresa, é uma boa ideia que a equipe de RH tenha um software de gestão de documentos disponível.

Um gerenciador de documentos ajuda a salvar e compartilhar contratos, folhas de pagamento, notas fiscais, exames, manuais de treinamento, aplicativos ou documentos legais entre outros.

Com esta ferramenta, a organização cumpre as exigentes normas de proteção de dados (LGPD) e protege as informações próprias ou de terceiros armazenadas pela empresa.

Período de testes 

Em primeiro lugar, recomenda-se que, antes da adoção definitiva do modelo de trabalho remoto, sejam realizados um ou mais testes-piloto durante 4 ou 6 meses. Isso permitirá medir a eficiência do sistema e realizar as ações de melhoria necessárias.

Nesse período, é importante que uma equipe conduza e coordene o projeto para a adequada formalização e socialização de todos os membros da organização envolvidos. 

Os canais de comunicação interna da empresa serão de grande valia nesta fase de correção de possíveis erros.

Adoção de trabalho remoto e controle de trabalhadores

Quando a equipe que orientou o projeto de implementação do trabalho home office resolver os incidentes típicos do período de teste, será hora de dar o salto e adotar o modelo final. 

Isso não quer dizer que não possa haver modificações contínuas para melhorar a eficiência do trabalho em casa. Nesta fase do processo, uma das maiores preocupações dos empregadores passa a ser a gestão do tempo dos seus funcionários em trabalho remoto. 

No entanto, existem programas de computador que permitem à empresa e seus gestores otimizar o horário de trabalho. 

Um software de controle de ponto fornece segurança e controle para a empresa e, ao mesmo tempo, dá flexibilidade ao trabalhador. Tudo isso em perfeita harmonia comunicativa e durante as 24 horas.

Uma de suas maiores vantagens é a capacidade de se adaptar a empresas multinacionais com funcionários em todo o mundo (cada um com seus horários, feriados nacionais, períodos de férias, eventos, emergências, etc).

Modelo de Controle de ponto em Excel (grátis)Descarregue-o gratuitamente

Monitoramento regular de desempenho

Para as empresas, é fundamental avaliar se a adoção do trabalho remoto tem sido eficaz e, como esperado, melhora a produtividade. A avaliação do desempenho dos colaboradores que trabalham em casa é possível graças às avaliações de um software adequado.

Com este sistema de avaliação do desempenho é possível identificar o talento-chave da organização, se é necessário treinar todos ou apenas alguns funcionários e quais os pontos a serem melhorados.

A empresa promove a competitividade e os valores de negócios e, por sua vez, pode recompensar os trabalhadores mais eficientes com base em dados objetivos. 

Em suma, permite definir expectativas específicas para cada um dos colaboradores, melhorando o seu desempenho e orientando-os para resultados concretos. 

Softwares com todas essas possibilidades fornecem solidez às bases de um negócio digitalizado de longo prazo.

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Home Office: “6” chaves para medir o desempenho dos funcionários

O trabalho home office apresenta uma série de peculiaridades que geram a necessidade de modificar a abordagem tradicional da gestão do trabalho: como as empresas devem proceder para garantir sua competitividade quando grande parte da força de trabalho costuma trabalhar em casa?

Estabelecer metas claras e realistas 

O primeiro passo para a implementação de um software de RH de trabalho remoto, independente das razões que motivam essa ação, é o de estabelecer os objetivos que cada funcionário deve alcançar.

Alguns objetivos precisam ser ajustados à nova realidade de trabalho do funcionário da empresa. E o colaborador precisa conhecer bem quais serão esses ajustes antes de poder iniciar o trabalho remoto.

O estabelecimento de metas para o home office é uma etapa frequentemente esquecida, em muitos casos são mantidos os critérios aplicados presencialmente. Outras vezes, o problema está em se estabelecer metas e objetivos irrealistas, principalmente em relação a prazos.

Trabalhar de forma remota exige certo tempo de adaptação, que varia conforme as características do trabalho, e que precisa ser respeitado para não causar estresse ou ansiedade no funcionário.

Enfatize as prioridades

A adoção do trabalho Home Office por conta da pandemia comprovou que, quando esse método de trabalho é aplicado apressadamente, não é possível manter o mesmo nível de desempenho no trabalho.

Ao menos, não enquanto o período de adaptação ao trabalho remoto não for concluído.

Assim, num primeiro momento, os gestores de equipe devem direcionar seus colaboradores para o cumprimento dos objetivos prioritários da empresa. Depois da adaptação, objetivos secundários podem ter seu cumprimento enfatizados.

Análise preferencial das tarefas mais relevantes 

Ligado ao item acima, os gestores e a direção da empresa não devem dar a mesma ênfase na avaliação das tarefas principais e complementares. A produtividade da equipe pode ser medida com base nas principais tarefas que realizam em um período predefinido, como uma semana ou um mês. 

É preciso pensar que essas tarefas relevantes são a base da atividade da empresa, portanto, o feedback é essencial para resolver problemas rapidamente.

Ofereça apoio e suporte ao trabalhadores remotos

Quando o trabalho em home office é amplamente implementado por motivos de força maior, muitos trabalhadores se sentem desorientados e incomodados com esta nova situação.

Nestas situações, a  empresa deve assegurar aos colaboradores o suporte necessário para se adaptarem à nova realidade de trabalho. E claro, fornecer a eles todas as informações necessárias sobre os objetivos e critérios de avaliação, ou estar disposto a responder a perguntas ajuda a eliminar a incerteza.

Mantenha uma boa comunicação

Nem todos os funcionários reagem da mesma maneira quando se veem na posição de gerenciar todo o seu trabalho em casa. 

Muitos profissionais se adaptam rapidamente, mas outros ficam mais hesitantes e se sentem inseguros por falta de experiência. Para amenizar essa situação, a empresa deve manter abertos canais de comunicação fluidos e confidenciais. 

Confie nos seus colaboradores

Por fim, as empresas devem presumir que os funcionários vão responder positivamente à sua nova realidade de trabalho e que serão regidos pelos mesmos critérios de profissionalismo que têm seguido até o momento. 

Obviamente, a empresa fará o acompanhamento pertinente da jornada de trabalho e dará atenção especial à avaliação dos resultados. No entanto, confiar nos funcionários é essencial para que o trabalho remoto seja implementado com sucesso.

Ferramentas de home office para gestão de talentos

Quando uma empresa implementa o trabalho home office, a distância com os seus colaboradores fica maior. Portanto, ela necessita de ferramentas online para analisar e gerir a rotina de seus colaboradores, avaliar o seu desempenho e avaliar como se encontram na empresa.

Podemos encontrar três tipos de ferramentas de home office para gestão de talentos:

Avaliação de desempenho do trabalho home office

No trabalho home office, o contato cotidiano entre gestores e colegas é perdido, sendo imprescindível medir o desempenho dos trabalhadores e verificar se as tarefas são realizadas de forma correta.

Se os prazos são cumpridos ou detectar possíveis dificuldades ou necessidades dos colaboradores. 

Os responsáveis ​​pelos projetos devem realizar um acompanhamento escrupuloso e para isso um software de avaliação de desempenho é uma ferramenta fundamental na qual os responsáveis ​​da área poderão:

• Distribuir melhor a carga de trabalho.
• Tomar as decisões certas porque eles possuem todas as informações sobre os processos de trabalho.
• Incentivar a participação e a criatividade, que são tão importantes no trabalho home office.
• Resolver conflitos ou problemas que foram gerados no desempenho de qualquer tarefa.
• Garantir a segurança dos dados, sua confidencialidade e cumprir a Lei de Proteção de Dados.

Acompanhamento do dia de trabalho home office

O home office permite ao trabalhador mais flexibilidade de horários e uma melhor combinação do trabalho com o cuidado dos filhos. É muito positivo para gerar um bom ambiente de trabalho na empresa. 

Além disso, o empregador não precisa se preocupar com o acompanhamento do cronograma caso possua um software de escalas de trabalho. Por meio dele, você será capaz de planejar cada turno e evitar a sobreposição de horários para garantir a maior produtividade. . 

Além disso, permite conhecer o calendário em que a sua carga de trabalho é distribuída, como realiza a atividade atribuída e, sobretudo, garante o cumprimento do horário de trabalho em conformidade com o que está estabelecido nas leis nacionais.

Além disso, existem lembretes no arquivo dos seus colaboradores para que não se esqueçam de se inscrever e podem ser feitos diversos relatórios sobre a atividade dos colaboradores.

Em suma, é possível agilizar e otimizar o tempo que um departamento de RH gasta na gestão de pessoas e sem erros humanos. 

Avaliação do ambiente de trabalho em home office

Um bom clima organizacional é essencial para que os funcionários sejam produtivos. Quando o trabalho é feito em casa, também é importante medi-lo, pois a equipe deve estar mais coesa do que nunca. 

A avaliação do ambiente de trabalho não é apenas a relação que existe entre os colaboradores. Mas também as condições de trabalho, as oportunidades de plano de carreira, as compensações que existem para reconhecer um trabalho bem executado e o sentimento de pertença à empresa. 

A pesquisa de ambiente de trabalho permite saber como os colaboradores se sentem e administrar adequadamente o ambiente de trabalho para atingir os objetivos do negócio. 

Na verdade, para 48% da geração do milênio (entre 25 e 34 anos) o ambiente de trabalho é fundamental para permanecer na empresa ou buscar outro emprego.

A pesquisa de clima fornecerá, de forma anônima, os dados fundamentais para saber o grau de satisfação no trabalho e mudar a estratégia se necessário.

Ao analisar os resultados e agir, os seguintes benefícios para a empresa podem ser alcançados: 

• Redução da fuga de talentos.
• Redução do absenteísmo.
• Detecção de problemas e soluções possíveis.
• Aumento da produtividade.
• Melhorar a comunicação entre os trabalhadores e o empregador.