Qué son los Recursos Humanos: funciones y secretos

Durante los últimos años hemos observado cómo los departamentos de Recursos Humanos de las empresas han ido ganando cada vez más importancia y ampliado sus funciones.

De hecho, su papel es clave ya no solo en el proceso de reclutamiento, sino en el desarrollo del trabajador en la compañía y su motivación; algo que se traduce en los resultados y la productividad de la organización. Pero, ¿cómo ha sido esa evolución?, ¿cuál es el origen de los Recursos Humanos?, ¿y sus funciones más importantes? Y sobre todo… ¿cómo optimizar cada proceso con un software de Recursos Humanos?

Recursos Humanos: qué es

¿Qué es Recursos Humanos? Si bien su significado ha variado a lo largo de la historia, actualmente el concepto Recursos Humanos se emplea para referirse al departamento de la empresa que se encarga de todas aquellas tareas relacionadas con la gestión de personas y la atracción de talento.

Un departamento que no solo considera al empleado como un recurso, sino que vela por sus intereses, sus relaciones laborales y su satisfacción en el trabajo. El término de la formación que requiere lo deja claro: Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos.

Una de las definiciones más completas que engloba estas ideas es la de Barney y Clark, que incluye “el conocimiento, experiencias, habilidades y compromiso de los trabajadores con la empresa, así como sus relaciones con el resto de compañeros, subordinados y responsables; y sus relaciones con personas ajenas a la empresa como clientes y proveedores”.

Cada rol de una empresa tiene sus preocupaciones, tareas y obligaciones. Hemos desarrollado una guía que explica el impacto de un sistema de RR. HH. en cada puesto de trabajo con ilustraciones muy llamativas. Es decir, cómo soluciona los principales problemas del día a día y cómo le ayuda a rendir más en su perfil profesional.

Recursos Humanos: origen y evolución del término

Como comentábamos, el término Recursos Humanos ha ido evolucionando a lo largo del tiempo. Encontramos su origen en la teoría económica de Frederick W. Taylor, que introdujo nuevos conceptos sobre la eficiencia y la productividad, y que acabó derivando en numerosos análisis psicológicos y de adecuación a lo largo del siglo XX. Fue entonces cuando nació la idea del capital humano como valor empresarial.

7 funciones de un departamento de Recursos Humanos

El cambio de concepto de Recursos Humanos se encuentra directamente relacionado con la modificación en la gestión de recursos humanos. Hasta hace poco sus funciones se limitaban a la contratación y selección de personal.

Sin embargo, hoy la misión principal de un departamento de Recursos Humanos es la de organizar y gestionar a las personas de la compañía para que se consigan los objetivos de la manera más satisfactoria posible para todos los implicados.

Además, debe cuidar que las tareas no se solapen y velar para que exista un buen clima laboral, entre muchas otras cuestiones.

Cada vez está más presente en las empresas que para aumentar la productividad hay que cuidar todas y cada una de las fases por las que atraviesa un profesional.

En nuestra guía explicamos cada una de las etapas y explicamos cómo las herramientas de Recursos Humanos puede dar ese factor extra para ayudar a los departamentos de RR. HH. a cuidar el flujo de cada profesional.

Pero concretemos las distintas funciones de Recursos Humanos:

Función de empleo en Recursos Humanos

La función de empleo es una de las funciones más importantes del departamento de Recursos Humanos. Se incluye todo lo relativo al reclutamiento y selección de personal, pero también aquello que tiene que ver con la atracción de talentos y su incorporación. Para conseguirlo deberá determinar las necesidades de la empresa.

En cuanto a la parte de reclutamiento, determina y pone en marcha los procedimientos enfocados a atraer candidatos para la empresa. Estas técnicas pueden ser internas o externas, en función de si las personas forman parte o no de la organización. Incluye la planificación, el diseño y descripción de los puestos, y la definición de funciones y responsabilidades.

Con selección nos referimos a la elección de las personas que van a trabajar en la empresa mediante una serie de pruebas. Estas dos labores son las más conocidas de los recursos humanos.

Igualmente importante es la inserción del nuevo personal en la empresa, es decir, la toma de medidas para que el nuevo trabajador se adapte rápidamente.

Para ayudar a mejorar la eficiencia en la ejecución de estas tareas, existen herramientas de selección de personal que permiten optimizar estos procesos y ahorrar costes operativos.

Con ellas, los reclutadores pueden automatizar la publicación de las ofertas de empleo múltiples fuentes de reclutamiento como portales de empleo premium, bolsas de empleo, universidades, etcétera.

Te recomendamos también leer: 7 señales de que necesitas un software de reclutamiento. ¿Por qué digitalizar la selección de personal en tu empresa?

En cuanto a la parte de selección, ya es posible hacer un mejor seguimiento del candidato y automatizar las comunicaciones con él en función de la fase del proceso por la que vaya pasando e, incluso, guardar su currículum en una base de datos a la que podremos recurrir en posteriores ocasiones.

Con nuestro software contarás con informes de rotación de personal detallados que te ayudarán a saber el motivo por el que las contrataciones no han funcionado o cumplido con las expectativas.

Además, con la variedad de gráficos de rotación de personal incluidos en nuestro software de informes de RR. HH. podrás saber con exactitud en qué departamento ha habido más cambios en la plantilla, si se han renovado, si se han quedado en la empresa, qué responsable o jefe de sección contrata o despide en mayor cantidad, y un multitud de variables que te permitirán tomar decisiones para contar con un equipo de trabajo que funcione a la perfección.

Administración del personal en Recursos Humanos

Con la gestión administrativa del personal nos referimos a un software de gestión de personal con distintas herramientas de gestión de Recursos Humanos que permiten optimizar las tareas jurídico-administrativas relacionadas con los contratos, nóminas, seguros sociales, permisos, bajas por enfermedad, vacaciones, ausencias, control horario y similares. Estamos hablando del “papeleo”.

Sin embargo, este puede evitarse mediante la implantación de un sistema de Recursos Humanos que haga más sencilla las funciones elementales de la gestión de personal: gestión de tareas completadas, mantener una base de datos de empleados, control de asistencia, fichaje de trabajadores, gestión de vacaciones y ausencias, etc.

Incluso permite tener un portal del empleado que haga más fácil a la plantilla realizar cualquier gestión con Recursos Humanos.

Función de Relaciones laborales

Recursos Humanos resuelve los problemas laborales y negocia con los representantes sindicales de los trabajadores. Esto aborda temas con la contratación, política salarial, conflictos laborales, negociaciones colectivas, etcétera. También se ocupa de garantizar la igualdad entre los empleados de la compañía y de adoptar medidas para conseguir un clima de trabajo adecuado.

Pero no solo debe conseguirlo, sino preocuparse de medirlo regularmente a través, por ejemplo de encuestas de clima laboral. Aquí también resulta de ayuda automatizarlas. Es una manera de evitar los sesgos que pueden darse cuando se realizan de forma manual, durante la jornada (con el responsable de equipo mirando al trabajador), etcétera.

En nuestro software contarás con un tablón de anuncios para fortalecer la relación entre los trabajadores – responsables y la transmisión de comunicaciones corporativas clave o fechas de eventos.

Otra de sus labores es la de velar por la salud de los trabajadores y las condiciones de su trabajo -lo que se conoce como prevención de riesgos-. Es decir, comprende la higiene en el trabajo y seguridad de los empleados, así como la acción social de la empresa.

Retribución, otra función clave de Recursos Humanos

El departamento de RR. HH también se encarga de diseñar el sistema de retribución del personal y de analizar los resultados. Se trata de una de las funciones de Recursos Humanos que más inciden en la satisfacción laboral.

La idea es establecer, a largo plazo, estudios de fórmulas salariales, políticas de incentivos, rangos y niveles salariales para las diferentes categorías profesionales de los trabajadores de la entidad. Aquí podríamos meter también las evaluaciones del desempeño de los trabajadores.

Función de clima laboral

Medir el clima y satisfacción laboral de los empleados sirve para detectar problemas a tiempo y mejorar la toma de decisiones al respecto. Además, fomentar un clima laboral positivo incrementa la productividad de los trabajadores y favorece la consecución de objetivos, mientras que uno malo, todo lo contrario: crea situaciones conflictivas y empeora los resultados.

Para conocer el clima laboral podemos pasar una encuesta de clima laboral, una herramienta específica que, entre otras ventajas, reduce el riesgo en la toma de decisiones, permite conocer las debilidades, problemas y necesidades del equipo, contribuir a su desarrollo, aumentar la rentabilidad de la compañía en general, crear informes a largo plazo y analizar el propio trabajo de la organización.

Función disciplinaria, una de las funciones del departamento de Recursos Humanos más obviadas

No podíamos dejar de incluir en esta lista el factor disciplinario. Es aquí donde tienen cabida las amonestaciones, faltas, despidos, sanciones y llamadas de atención; una parte necesaria dentro de una organización.

Desarrollo del personal, una de las olvidadas funciones de Recursos Humanos

Un departamento de Recursos Humanos también ha de implementar los planes de formación necesarios para favorecer el crecimiento del empleado dentro de la compañía. Pero primero hay que evaluar quién necesita esa capacitación y quíen no.

Contar con un software de evaluación del desempeño es una forma rápida y efectiva de analizar el rendimiento de cada empleado en base a criterios objetivos previamente establecidos.  

Sus informes permiten analizar las habilidades y cualidades que tiene cada trabajador y compararlo con el requisito requerido de la competencia clave para el puesto.

Ya no solo para motivarle, sino para fidelizarle y para aprovechar el potencial del talento interno. Aquí ha incentivarse la participación del empleado. Además, se trata de una formación continuada, un proceso de aprendizaje continuado que le permita desarrollar las competencias imprescindibles y que se ajusten a los requerimientos de la organización.

Para elaborar un buen plan debe llevarse a cabo una planificación que englobe:

• El estudio de las necesidades de la compañía: que pueden venir del entorno, de la propia estrategia de la organización, o ser fruto de otros incidentes como un accidente laboral, baja productividad, etcétera.
• Desarrollo de un plan de carrera
• Ejecución del plan de formación: a través de clases, simulaciones, representaciones, conferencias y demás.
• Análisis de resultados: si ha tenido éxito, si se han modificado las actitudes y aptitudes de los implicados, etcétera.

Precisamente para el análisis de resultados y la gestión de los cursos, formaciones y recursos, contar con una plataforma LMS será fundamental. Se trata de un lugar donde centralizar toda esa información, medir los resultados de la formación, los progresos de la plantilla y mucho más.

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Cómo asegurar las funciones de Recursos Humanos

Para ayudar a cumplir todas estas funciones de RR.HH. hemos elaborado una completa guía de cartas que facilitan muchos de los procesos administrativos de una empresa:

Así interactúan los Recursos Humanos con otros departamentos

Si bien la función general de RR. HH. es la de gestionar a las personas de la organización y fomentar las relaciones laborales, es necesario definir en mayor medida cómo interactúa Recursos Humanos con el resto de departamentos de la organización.

Así, debe fomentar la comunicación interna e interactuar con el resto de empleados y departamentos, atendiendo sus consultas y peticiones.

Recursos Humanos y ventas

Por otra parte, el departamento de Recursos Humanos y Dirección Comercial siempre deberían ir de la mano para mejorar los resultados de ventas. Y es que las políticas de Recursos Humanos son capaces de condicionar el comportamiento de los equipos comerciales.

Además hay que tener en cuenta que, actualmente, la importancia de la profesionalización de los equipos comerciales es cada vez mayor. Aquellas empresas que definen su estrategia conjuntamente obtienen mejores resultados que las que no lo hacen.

El futuro de los Recursos Humanos y de las funciones de Recursos Humanos

Analizado el contexto actual, no podemos dejar de preguntarnos una cuestión más: ¿qué futuro le depara a los RR. HH.? ¿Hacia dónde apuntan las tendencias actuales? ¿Qué papel tendrá la tecnología en su desarrollo?

Uno de los interrogantes típicos que casi cualquier trabajador se ha planteado en algún momento de su trayectoria tiene que ver con qué pasaría si los robots acabasen sustituyéndole.

Una hipótesis cada vez más cercana que también llega a los Recursos Humanos, donde la pregunta es más lógica todavía. En cualquier caso, los responsables de este departamento pueden estar tranquilo ya que, según los expertos, las posibilidades de que un robot acabe haciendo el trabajo de este profesional son del 0,55%.

Eso no quiere decir, eso sí, que las tecnologías o el Big Data no tengan cabida. Nada más lejos. De hecho, el uso de datos e inteligencia artificial en Recursos Humanos ayuda a los responsables a tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, un algoritmo puede servirnos para detectar a los empleados más motivados; mientras que un software de reclutamiento nos permitirá automatizar procesos y encontrar los mejores candidatos más rápidamente. Sin embargo, estas decisiones deberán ser humanas por una sencilla cuestión: se gestiona a personas, su bienestar y lo cómodos que se sienten.

Más allá de la tecnología otra tendencia es la del wellness empresarial, es decir, aquellas acciones que lleva a cabo la empresa para fomentar la salud de sus empleados. Esto pasa por flexibilizar horarios, fomentar el bienestar con cursos de meditación, la práctica deportiva en equipo, y en definitiva por contar con un plan de bienestar general que, al mismo tiempo, puede servir para atraer talento.