Registro del Horario de los trabajadores | Guía Completa

Aplicar adecuadamente el registro del horario de los trabajadores puede marcar un antes y después en la trayectoria del empleado y, a su vez, de la organización. Veamos los datos:

El 20% de la jornada laboral en España supone un desperdicio de tiempo, dinero y recursos (según la OBS Business School). El 35% del horario se emplea en tareas que son necesarias pero no reportan productividad a la entidad.

El control horario busca proteger a los trabajadores, combatir la precariedad laboral y ayudarlos a rendir más; conlleva una serie de obligaciones que hacen imprescindible apostar por un buen método e implementarlo correctamente. Descubre cómo lograrlo en nuestra guía sobre el registro de la jornada.

Guía sobre el registro horario de trabajadores | Cómo implementarlo en 6 pasos

Conoce la normativa del registro de jornada laboral

En primer lugar, para poder adoptar correctamente un sistema de registro de jornada laboral de trabajadores es importante conocer bien la normativa a la que debe estar adaptada.

Así, el Real Decreto-ley 8/2019 del 8 de marzo de 2019 se compone de cuatro reglas básicas que las empresas y los trabajadores deben acatar para cumplir con el registro de la jornada laboral 2019:

• Todos los empleados están obligados a fichar en el trabajo a la entrada y la salida de su puesto de trabajo.
• La empresa debe entregar al trabajador un documento donde consten todas las horas que ha trabajado y el salario que recibirá por dichas horas.
• La empresa debe hacer llegar a los representantes sindicales un resumen informativo sobre las horas extraordinarias que cada empleado ha trabajado. Esto debe hacerse cada mes, sin ninguna excepción.
• Toda la documentación relacionada con el registro de jornada de los trabajadores debe conservarse durante cuatro años y estar a disposición de las autoridades pertinentes.

Todo el mundo habla de la jornada laboral de cuatro días. Las empresas dudan si hacer pruebas para comprobar si la productividad empeora, se mantiene o mejora.

Hay que tener en cuenta los cambios contractuales según el modelo implantado:

• Jornada 4×10 -> más horas pero menos días
• Jornada 4×8 – 4×9, menos días y menos horas

…y en las horas que trabaja cada empleado y cómo afecta a su sueldo (¿se mantiene o se reduce…? Si te interesa… no dudes en descargar nuestra guía gratuita:

Analiza los puestos de trabajo

Según las tareas y funciones de un empleado puede necesitar estar en la oficina o puede desempeñar su cargo a distancia.

Por ejemplo, una empresa puede contar con un equipo de técnicos informáticos que tengan que encontrarse durante toda la jornada en el centro de trabajo para resolver las incidencias que puedan ocurrir. Sin embargo, si esta empresa fuera, por ejemplo, la redacción de un periódico, muchos de sus trabajadores podrían trabajar a distancia.

Un software de registro de jornada se adapta a estas necesidades y permite configurar los horarios prefijados en función del cargo de cada trabajador.

Cómo registrar la jornada laboral de los trabajadores: informa a tu equipo

Introducir un registro horario de los trabajadores en el día a día de la empresa puede suponer un factor de estrés laboral al tratarse de una nueva herramienta de control horario, muchos tendrán dudas con respecto a su funcionamiento y utilidad.

E incluso algunos empleados podrían sentirse controlados por una herramienta que, de ser así, despertará suspicacias. Para evitarlo la empresa debe adoptar una actitud educativa donde la comunicación se convierta en un pilar de la compañía.

Así, el primer paso es facilitar una pequeña formación a la plantilla con las nociones básicas para realizar el registro de jornada laboral en su rutina y después informar de por qué se hace, cómo registrar la jornada laboral de los trabajadores y para qué.

Revisa el funcionamiento de la plataforma de registro del horario en empresas

Tras un periodo de prueba, la empresa debe revisar que la herramienta para el registro diario de jornada funciona adecuadamente. Lo importante aquí es detectar los posibles fallos que haya tenido para así poder corregir estos errores para evitar que se repitan. 

Un programa de control horario cuenta con una función de recordatorios y alertas automáticas que avisará cuando no se haya completado el registro mensual de la jornada de los trabajadores.

Aprovecha los datos obtenidos en el registro de la jornada laboral de los trabajadores

Llevar un control más exhaustivo del registro de la jornada de trabajadores a tiempo completo permite a la empresa contar con una nueva fuente de información con la que obtienen el tiempo que trabaja y cuál es el desempeño de cada empleado. Así, se pueden detectar necesidades que antes eran invisibles para los managers. 

Busca la herramienta de registro de la jornada laboral más adecuada para tu empresa

Para seleccionar el método que mejor se adapte a la compañía para registrar la jornada debemos evaluar correctamente cada una de las opciones y analizar cómo funciona nuestra empresa, de qué forma se reparten las jornadas y qué estructura organizativa tenemos. 

Una opción flexible que puede adaptarse a cualquier tipo de compañía es la de incorporar un software de control horario para el registro de la jornada laboral de los trabajadores. Un sistema sencillo, flexible e intuitivo usado por pymes y grandes empresas ya sea para trabajo presencial o teletrabajo, ya que se integra con todo tipo de sistemas y métodos.

Beneficios del registro de la jornada laboral para el trabajador

El registro horario de los trabajadores impulsa el autoconocimiento y la autonomía

Cada sujeto de la empresa tiene acceso a datos contrastados sobre cómo invierte su tiempo y en qué tareas es más y menos productivo; así con el registro horario el trabajador podrá conocerse a sí mismo e identificar mejor sus fortalezas y debilidades.

Así se mejora la autogestión y se provoca un repunte en la satisfacción laboral. Al ser los trabajadores quienes se ocupan de gestionar sus tareas y adaptar su agenda, será la plantilla quien tenga autoridad para escalar prioridades y gestionar el tiempo de la forma que mejor se adapte a ellos.

Forma equipos de trabajo más equilibrados 

Toda la información almacenada con el registro horario de trabajadores permitirá a los mánager analizar y detectar las carencias de los equipos, lo que permitirá reconfigurarlo todo para la formación de equipos de trabajo más equilibrados y que se complementen mejor. 

El registro horario laboral mejora el reparto de tareas

Contar con una fuente de información fiable sobre los tiempos dedicados a cada una de las tareas ayudará al responsable a distribuir de forma más equitativa los proyectos y objetivos. 

Además, el registro de la jornada laboral de trabajadores permite al mánager tener total conocimiento sobre las tareas  y funciones en las que su equipo es más productivo, por lo que podrá asignar las tareas a aquellos que sean más eficaces realizándolas.

El registro de jornada de trabajadores ayuda a definir los objetivos 

Gracias al registro horario de la jornada laboral la organización es más consciente de cómo se trabaja y así puede empezar a trabajar en sus debilidades y fortalecer sus puntos fuertes para planificar los objetivos futuros y trazar una estrategia que permita alcanzarlos a medio y largo plazo.

La gestión por objetivos en una empresa (APO) fomenta la integración entre los componentes de la empresa para asegurar los resultados.

Evita las desigualdades en el trabajo

Porque hace evidentes los desequilibrios en carga de trabajo; el registro de horas hace más notorios de forma inmediata aspectos como qué equipos o sujetos tienen más tareas asignadas que el resto de sus compañeros. 

Además, permite una evolución más justa de cada empleado: los datos son siempre objetivos; hecho que evita que el feedback de los superiores a la plantilla esté sesgado.

Mejor conciliación gracias al registro de jornada de trabajadores

Implantar el registro horario de los trabajadores permite llevar un control diario sobre las horas que pasan en su puesto y así conocer mejor sus picos de productividad y aprovecharlos en su favor. 

De esta forma, todos los trabajadores podrán planificar mejor sus jornadas y la empresas facilitará la conciliación familiar. 

Mayor control sobre las horas extra

Al ser el propio trabajador quien realiza el registro de las horas podrá verlas reflejadas de forma clara y documentada para sus superiores. Lo que se consigue con esta medida es que estas horas se remuneren tal y como se dice en el contrato.

Mejor ambiente laboral con el registro horario de los trabajadores

Hay empresas que permiten elegir el horario a sus trabajadores y así evitan el mal ambiente que se produce cuando las empresas comunican los horarios con muy poca antelación o sin tener en cuenta la opinión de su plantilla. Hecho que mejora el clima laboral.

Ventajas del registro del horario laboral para las empresas

Permite fomentar la productividad y el control de objetivos

Al tener acceso al registro de entrada y salida de los trabajadores, la empresa puede conocer con mayor certeza el tiempo real que se dedica a cada tarea, el rendimiento y asignar el mejor empleado a cada labor.

El sistema permite gestionar tanto el registro de la jornada de trabajo como a las pausas y descansos en la jornada laboral, los managers pueden valorar rápidamente si los empleados están cumpliendo o no los objetivos propuestos.

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Destierra el absentismo gracias al registro de la jornada laboral

Este problema que tradicionalmente han arrastrado todas las empresas puede prácticamente desaparecer gracias al registro horario en las empresas

Las herramientas específicas para el registro de la jornada laboral facilitan la labor de detección de estos patrones de comportamiento, gracias a su rápido acceso al registro de horas. Así, de un vistazo la empresa identificará los posibles casos de absentismo.

El registro de la jornada laboral de los trabajadores mejora la gestión de RR. HH.

Las soluciones para el registro horario laboral permiten a los responsables conocer el número de personas que están trabajando en cada departamento de forma fidedigna. También permite dividir la plantilla por proyectos.

Esto resultará útil al departamento de RR. HH. a la hora de incorporar a nuevos trabajadores pues, ya conocen las necesidades productivas de cada sección.

5 errores en el registro horario de tus trabajadores

No llevar un registro horario de todos los trabajadores de la empresa 

La legislación es muy clara con este aspecto, y especifica que el registro de jornada laboral de los trabajadores debe llevar a cabo de forma exhaustiva para todos los empleados de una compañía.

No importa el lugar jerárquico que ocupe un empleado, el registro horario se aplica desde lo más alto de la pirámide hasta los empleados que se encuentran en la base de la misma. 

Te recomendamos leer este artículo sobre la gestión de turnos: Turnos Rotativos en la empresa, ¿son una buena idea?

Delegar o subcontratar el registro horario de los trabajadores

Algunas empresas pueden pensar que, para facilitar la implantación del registro de jornada laboral de los trabajadores, la mejor opción es la subcontratación de otra compañía que se encargue de este aspecto. 

En realidad, delegar este aspecto carece de sentido puesto que lo ideal es que la medida sirva para que la empresa tome mayor conciencia de su propio desempeño; por lo tanto, no es recomendable que sea un tercero quien maneje y analice la información recogida. Una buena opción para evitar la subcontratación puede ser adquirir un software de registro de turnos.

Así, se puede visualizar desde un panel todos los turnos de trabajo diarios y horarios. Se evitan solapamientos (que no haya un turno-puesto vacío por culpa de una baja o jornada de vacaciones) y se puede analizar qué trabajadores estaban en el turno con mayor productividad de la semana o el mes.

No poner los informes a disposición de los empleados o no guardarlos

Otra mala praxis muy común a la hora de incorporar el registro de jornada laboral al día a día de los trabajadores es negar a la plantilla el acceso a su información de horarios.

• En primer lugar, la ley exige que los empleados puedan consultar su registro en cualquier momento, por lo que negar este derecho es un delito. 
• En según lugar, uno de los objetivos que persigue esta nueva medida es fomentar el autoconocimiento de los trabajadores para mejorar su productividad. Si el empleado no puede examinar sus entradas en el registro, no podrá detectar sus patrones de comportamiento; por lo tanto, el registro de jornada laboral no mejorará su experiencia como trabajador. 
• En tercer lugar, la ley exige que todos estos datos se guarden durante 4 años, por lo que hay que almacenarlos concienzudamente.

Un sistema de control horario funciona con la doble validación del fichaje por parte del empleado y de su responsable directo. A su vez, permite enviar a cada empleado su respectivo registro de horas al final de mes.

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El caso de los teletrabajadores o trabajadores con movilidad

La ley obliga a las empresas a llevar también un registro de jornada de los trabajadores con regímenes especiales, como el teletrabajo o trabajadores con movilidad geográfica. Para ajustarse a la legalidad es necesario adoptar una solución flexible que permita el registro del horario en remoto.

Ya sea de forma automática (controlando las horas de encendido y apagado de los ordenadores) o con una herramienta de registro del horario laboral que introduzca manualmente las horas a distancia. 

¿Quieres saber cómo mejorar la productividad con el teletrabajo? ¿Cómo medir el rendimiento de tus empleados cuando trabajan desde casa? Hemos elaborado una completa guía sobre esta nueva transformación laboral:

Adoptar un sistema de registro laboral confuso 

Las empresas que no están acostumbradas a llevar un registro de jornada laboral de los trabajadores suelen pensar que cualquier sistema de recopilación de la información es válido. De ahí, que en muchas compañías adopten de forma errónea una plantilla de control horario en Excel como soporte para el registro diario de la jornada. 

Elegir este sistema tiene grandes desventajas que parten de que no es un programa diseñado para recolectar estos datos,; por tanto, el riesgo de pérdida de información aumenta y resulta muy complicado tener los datos ordenados y actualizados para poder consultarlos en cualquier momento.

En lugar de optar por esta solución, resulta mucho más práctico elegir un software de control horario especializado. Una plataforma automatizada en la que depositar con total confianza el registro de la jornada laboral de los trabajadores.

Dudas frecuentes sobre el registro de la jornada laboral

¿Está la empresa obligada a negociar el sistema de registro horario con los trabajadores?

Sí, en cualquier caso, la empresa está obligada a negociar con los trabajadores o con su representación legal o sindical los siguientes aspectos:

• La responsabilidad sobre el acto de fichar en el trabajo (si lo debe realizar la empresa o el empleado)
• El plazo dentro del cual se deberá registrar el inicio y el final de la jornada
• Los procedimientos y las consecuencias de no registrar la jornada correctamente.

Mientras duren las negociaciones, la empresa debe, de forma unilateral, hacerse cargo del registro de la jornada laboral de los trabajadores.

¿Es compatible el registro horario con las jornadas flexibles?

El registro del horario de los trabajadores es obligatorio para todos sin importar el tipo de jornada que cumplan, la propia ley especifica que, en ningún caso esta medida debe perjudicar la flexibilidad horaria que ya esté adquirida por contrato. El trabajador simplemente añadirá con normalidad sus horas.

¿Deben registrarse también los descansos y pausas?

Sí, las pausas y descansos deben especificarse desde que implantó el registro jornada laboral en 2019. Esto es así por que el registro del horario hace referencia al tiempo de trabajo como tal. 

Por lo tanto, aquellos momentos durante los cuales el trabajador no esté activo en su puesto no deben contar como horas “activas”.

¿Es necesario incluir en el registro horario a las empresas contratistas que presten sus servicios a la empresa principal de forma física en su sede?

No, esto se debe a que los trabajadores de la empresa contratista son ajenos a la empresa principal, por lo que está no tiene ningún vínculo organizacional ni directivo con ellos. 

¿Están los trabajadores autónomos obligados también a cumplir esta ley sobre el registro horario laboral?

Los autónomos sí que tienen que registrar su horario. Pero hay algunas excepciones: 

• El personal de alta dirección y los autónomos sin empleados a su cargo. 
• Trabajadores móviles (transportes).
•  Trabajadores a tiempo parcial que ya tienen regulado su registro horario.