Cómo elaborar un reglamento interno de trabajo

El Reglamento Interno de Trabajo recoge las circunstancias y condiciones que definirán el desarrollo de las labores que los trabajadores prestan en la compañía.

Tener el Reglamento Interno de Trabajo redactado de forma clara y concisa es fundamental para sentar las bases de la relación laboral entre trabajador y empresa.

La importancia de contar con un reglamento interno de trabajo

En primer lugar, debemos tener en cuenta que toda relación laboral se rige por tres tipos de obligaciones: legales, contractuales y reglamentarios.

Así, aunque dentro de los contratos de trabajo podemos encontrar una relación de los derechos y obligaciones del trabajador y de la empresa, lo cierto es que es importante que la compañía los refleje más en detalle. 

Es decir, el Reglamento Interno de Trabajo tiene que funcionar como una ampliación del contrato de trabajo. Por lo tanto, este documento es muy importante a la hora de tomar medidas disciplinarias con los trabajadores.

Qué empresas están obligadas a tener un reglamento interno de trabajo

Aunque siempre es recomendable tener un reglamento interno de trabajo, solo en determinados casos será obligatorio contar con él. Estos supuestos son: 

• Aquellas empresas o empleadores del sector comercial que tengan contratados a más de 5 empleados 
• Cuando se trata de una empresa industrial con al menos 10 trabajadores, es obligatorio contar con un reglamento interno de trabajo.
• Por último, aquellas empresas del sector agrícola con más de 20 trabajadores también deben tener obligatoriamente un reglamento interno de trabajo.

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Contenido del Reglamento Interno

Para que un reglamento interno de trabajo cumpla la legalidad, debe contener al menos, las siguientes estipulaciones:

Normativas generales

• Desglose de las condiciones de admisión, aprendizaje y delimitación del periodo de prueba.
• Indicaciones y obligaciones en materia de orden y seguridad.
• Fecha de publicación y vigencia del Reglamento Interno de Trabajo.
• Definición del empleador y del establecimiento o de lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
• La normativa que se aplica a trabajadores accidentales o transitorios.
• Definición del tiempo y forma en que los trabajadores pueden acceder a los servicios médicos que la empresa proporciona.
• Delimitación de aquellas labores que no pueden ser desempeñadas por mujeres o menores de edad.

Horario o sueldo

• Horario de entrada y de salida de los trabajadores, detallando a qué hora empieza y acaba el turno, así como el tiempo destinado a las comidas y descansos durante el horario de trabajo.
• Determinación de los días de descanso en la jornada laboral legalmente obligatorios junto con las horas y días de descanso adicionales. En este apartado se deben incluir también las vacaciones remuneradas, y todo tipo de permisos especiales, desde aquellos por grave calamidad doméstica hasta la asistencia al entierro de los compañeros.
• El reglamento concerniente a las horas extra y horario nocturno con su debido reconocimiento y pago. También es recomendable que incluya cómo se recogerán estas horas.
• Día y lugar de pago, así como el periodo que los regula.

Todo tipo de prestaciones adicionales

• Normativas especiales que se aplican a diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores con el objetivo de conseguir las mejores condiciones de higiene, regularidad y seguridad en el trabajo. Puede hacer referencia al plan de prevención de riesgos laborales.
• Establecimiento de la escala de faltas y el procedimiento para cada una de ellas. Aquí se debe recoger la escala de sanciones y la forma de aplicación de cada una de ellas.
• Prohibiciones y obligaciones especiales para el trabajador y el empleador.
• Los sujetos ante quienes se deben presentar las quejas dentro de la empresa.

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Cómo elaborar un reglamento interno paso a paso

Análisis y diagnóstico

En primer lugar, para elaborar un reglamento interno realizaremos un análisis que nos permita detectar las contingencias y problemas más frecuentes entre los trabajadores y el empleador. En este caso, contar con un software de encuestas de recursos humanos y de evaluaciones puede resultar de gran ayuda.

Marco legal

El reglamento interno de trabajo siempre debe estar inscrito en la legislación vigente, por lo que siempre debemos conocer las leyes que rigen la relación laboral.

Reunión entre gerentes

El objetivo es escuchar las opiniones de la gerencia con respecto a la propuesta para el Reglamento Interno de Trabajo. De esta forma podemos afinar detalles y corregir posibles errores.

Reunión con los responsables de equipo 

Como los responsables de equipo están en constante contacto con los trabajadores, es importante contar con ellos para intentar que el reglamento interno de trabajo cubra todas las necesidades del trabajador y del empresario.

Reunión general con la plantilla.

Dado que el objetivo del reglamento interno es proteger los derechos de ambas partes, es importante contar aquí con la aprobación y visto bueno de los trabajadores.

Aprobación y resultados

Con el borrador ya terminado, debemos presentarlo a la gerencia para que lo aprueben. Una vez en funcionamiento, es importante mantener un registro de los resultados para medir así la eficacia del nuevo reglamento interno de trabajo.

Una buena opción para medir los cambios es fijarnos en el desempeño de los trabajadores y su evolución a partir de la implantación de la normativa.

Para poder medir el desempeño del trabajador de forma minuciosa puede resultar útil contar con un software de Gestión de Recursos Humanos como es el HCM de Bizneo HR. Su módulo de Evaluaciones nos ayuda a fomentar una cultura participativa que impulse el crecimiento del negocio.

Esta herramienta nos ayudará a:

• Identificar el talento clave de nuestra empresa.
• Preparar a los trabajadores para el futuro, desarrollando planes de carrera y sucesión con datos fiables.
• Minimizar la incertidumbre y mejorar la motivación.
• Identificar necesidades de formación y posibles puntos de mejora.
• Reducir el riesgo de sesgos.
• Fomentar los valores corporativos.

Publicación del Reglamento Interno de Trabajo

La empresa debe publicar el reglamento interno de trabajo e informar a todos los trabajadores mediante una circular interna donde se incluya el contenido del nuevo reglamento y la fecha a partir de la cual entrará en vigor.

A partir de aquí, los trabajadores y la organización sindical disponen de 15 días hábiles para presentar los ajustes que estimen necesarios a la organización puesto que algunas cláusulas podrían afectar a sus derechos ya adquiridos.

Si no se llega a un acuerdo, el inspector de trabajo adelantará la investigación y formulará las objeciones pertinentes dentro de un plazo máximo de 15 días. Si tras a este plazo el empleador no realiza los ajustes, incurrirá en una pena de multa cuya suma es el equivalente a 5 veces el salario mínimo fijado en el momento.

Reglamento Interno de Trabajo. Ejemplos

• Reglamento Interno de trabajo General
• Reglamento Interno de trabajo en México