El reloj checador es un sistema electrónico que permite fichar en el trabajo. Ya no se necesitan registros manuales en planillas ni hojas porque la administración de las asistencias y el tiempo de trabajo se controla de forma digital.
Aunque en esencia se recopile la misma información (fecha, nombre y apellido, firma y hora de entrada y salida), su digitalización facilita el fichaje, la accesibilidad (con métodos disponibles 24/7), el almacenamiento y su evaluación.
Tabla de contenidos
¿Qué es un reloj checador?
El reloj checador es un dispositivo usado para controlar la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados.
Algunas de las funciones de un reloj checador moderno son:
- El registro del horario del trabajador mediante huella dactilar o clave numérica.
- Incorporación de calendarios horarios de acuerdo con la estación del año y los tipos de jornada laboral.
- Exportación de información en varios formatos (txt*, Excel…).
- Descargas directas de la información a un pendrive.
Pero, por sí solo, el reloj checador no genera otro tipo de información ni facilita la interpretación que requieren los departamentos de recursos humanos. Lo ideal es que esas funciones se integren en un software de control de horario para administrar y evaluar de forma óptima los datos.
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¿Para qué sirve un reloj checador de empleados?
La utilidad de un reloj checador se puede resumir en mayor control sobre las horas trabajadas por los empleados. Sin embargo, su utilidad es más amplia:
Exactitud en el conteo de horas trabajadas
En algún momento, un empleado puede olvidar el registro de asistencia de forma manual o puede fichar de forma incorrecta las horas.
Un software que se integre con un reloj checador de horario evita ese tipo de procesos, automatizando la solicitud y gestión de esos datos para evitar errores, confusiones y descuidos.
Lo hace a través de un sistema seguro que se complementa con la solución de control horario para analizar si el empleado está llegando a tiempo al trabajo y cubre la jornada laboral acordada.
Ya sea un checador digital o un reloj checador de huella digital se puede integrar con nuestro software, así como otras 1000 aplicaciones con las que también puede combinarse, para armar una herramienta aún más completa y efectiva al momento de estudiar la asistencia al trabajo.
Ausencias y horas extras bajo control
Si las horas trabajadas son más de las debidas y menos de las acordadas, el empleado falta o llega tarde, el reloj checador registra este tipo de anomalías.
El reloj checador para empleados se puede configurar según el tipo de jornada laboral para ser un método de control y evaluación. Además, lo ideal es que permita incorporar comentarios y justificantes sobre el motivo de las horas extra o ausencias.
Sin embargo, esa opción no siempre está disponible; sí ocurre con una herramienta de control de horario con la que el empleado, desde cualquier dispositivo, puede subir un comprobante o justificante médico y añadir detalles para la revisión del responsable.
Esto propicia:
- Una gestión más efectiva de la nómina, basada en las horas de trabajo y el pago correspondiente.
- Autogestión de la dinámica laboral, ya que el sistema de control de horarios puede revisarse a través de una app de registro horario. Esto facilita el monitoreo de los managers y los avisos de los empleados.
- Mejor gestión documental de los comprobantes al evitar documentos escritos.
Fomenta la flexibilidad horaria
El reloj checador se ajusta a las necesidades de las compañías con políticas de flexibilidad horaria, ofreciendo un cómputo de las horas trabajadas.
No todos los empleados, en especial ahora tras la aparición del Covid-19, pueden cumplir el horario de trabajo como si estuvieran en la oficina. Pero si trabajan las horas acordadas según lo establecido, sus necesidades y los objetivos de la compañía, el reloj checador lo registra.
Por tanto, hablamos de que esta función es útil para tener más control sobre el smartworking o teletrabajo. Para mejorarla aún más, el software de control de horario de empleados cuenta con una opción de geolocalización del fichaje y garantiza la recopilación de datos de forma segura para evitar fugas o riesgos cibernéticos.
Más información, más posibilidades de análisis
Con los datos recopilados a través del reloj checador de horarios y el software de control horario personalizado según las características de la organización, se potencian los siguientes aspectos:
- Lecturas de productividad.
- Evaluación de compromiso y responsabilidad del empleado (prestando atención a su puntualidad, las ausencias o faltas injustificadas).
- Reconocimiento de debilidades y planeamiento de estrategias para atenderlas (flexibilidad horaria, incentivos laborales por puntualidad…).
- Mayor conocimiento sobre el perfil del trabajador: no siempre el más puntual es quien ofrece mejor rendimiento, por ejemplo.
Tipos de reloj checador de empleados
Al momento de seleccionar un sistema checador es necesario tener en cuenta aspectos como la cantidad de empleados y el método de identificación que tiene la empresa. Lo más usados son:
Reloj checador (común)
Permite fichar al entrar y salir de la organización. Es el más antiguo, sin embargo muchas empresas lo utilizan con un lector de tarjetas para tener un mejor control de la asistencia.
Reloj checador electromecánico
Suelen ser utilizados en espacios industriales por sus características, robustos y de larga duración. Aunque se debe ajustar mes a mes el conteo de los días porque no cuentan con calendario automatizado. El fichaje se hace con tarjetas preimpresas (semanales, mensuales…).
Reloj checador digital
Es la opción más recomendable para empresas, hospitales, escuelas y espacios simulares. No requiere mayor ajuste y cuenta con calendarios que se actualizan de forma automática. Sus principales virtudes son:
- Control biométrico personal.
- Lector de huellas digitales.
Ambos recursos fomentan la seguridad, evitando que se suplante la identidad de alguien y facilitando la configuración de accesos según las funciones del empleado.
Es decir, se ajustan a las necesidades de la empresa. Aunque el control biométrico personal ofrece una serie de capas (ADN, registro de la retina y el iris, identificación facial y táctil) que garantizan mayor seguridad.
Cualquiera de los recursos puede integrarse al software de control de horario de trabajadores. Al momento de gestionar la información es posible establecer módulos y complementos (horas extra, ausencias…) para facilitar su almacenamiento y posterior lectura.
Nuestro software checador de entrada y salidas permite registrar los datos con cualquier tipo de reloj checador del mercado y, después, supervisar el rendimiento de cada trabajador.
¿Cómo elegir el mejor el mejor reloj checador de personal?
El reloj cheador de horario ideal para tu organización es aquel que se ajusta a los siguientes aspectos:
Número de empleados
A mayor cantidad, mayor número de datos. Por tanto, contar con un software checador de entrada y salidas, con capacidad de automatizar la gestión de horarios y calendarios y revisar las anomalías horarias, es esencial.
Se trata de contar con un recurso que garantice un monitoreo seguro y, así, de ser necesario, tomar medidas (reconocimiento por puntualidad, beneficios o llamados de atención) con información confiable.
Horarios que registrar con el reloj checador
¿La empresa cuenta con turnos rotativos? ¿Hay flexibilidad horaria? ¿Cuántos empleados trabajan medio tiempo? Tener claro los tipos de horarios con los que trabaja la organización simplificará el proceso de selección del reloj checador de personal.
Contexto y tipo de empresa
Si la dinámica laboral se hace a cielo abierto, seguramente el reloj checador ideal no sea uno electrónico y, quizá, tampoco uno común. Con este ejemplo queremos explicar que es necesario evaluar las condiciones ambientales y las características ergonómicas de la empresa para seleccionar el sistema checador correcto.
Tener claro el motivo del software checador de entradas y salidas
¿El checador de personal se necesita solo para facilitar el fichaje o también se piensa como medida de seguridad? ¿Contar con un Software checador de entrada y salidas puede ser parte de una estrategia de evaluación profunda de la organización?
Hay empresas que solo lo usan para llevar la asistencia, hay otras que se apoyan en el sistema checador para controlar quién puede ingresar o no a sus espacios, y están las que lo integran al plan de monitoreo de la organización.
Un software checador de entrada y salidas gestiona completamente la asistencia y, al permitir cruzar datos, facilitará otro tipo de lecturas e interpretaciones sobre la productividad (puntualidad en el trabajo), el clima laboral (motivación) y la metodología de trabajo elegida (teletrabajo y flexibilidad horaria).
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