Seguridad en Recursos Humanos | Protege la Información del capital humano

La seguridad en Recursos Humanos se ha convertido en los últimos años en un aspecto crítico para las organizaciones. Proteger los datos digitales, tanto los relacionados con los procesos de la empresa como con los trabajadores, es vital a la hora de evitar problemas legales y mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Los riesgos y amenazas de la red son cada vez mayores, y a pesar de la aparente tranquilidad, los ciberdelincuentes están siempre al acecho de cualquier brecha informática. RR. HH., en colaboración con el departamento de seguridad informática, debe implementar medidas de protección para garantizar la seguridad de los datos y mantener la estabilidad en la organización.

¿Qué es la seguridad digital en RR. HH.?

La seguridad digital en Recursos Humanos hace referencia a las medidas y prácticas adoptadas para proteger la información y los datos relacionados con los empleados y los procesos de la empresa.

A través de herramientas, formación y políticas de seguridad de la información, RR. HH. debe velar por la privacidad de los empleados, asegurando que su información personal esté protegida y que se respeten las normativas de protección de datos. Además, debe garantizar la seguridad de los datos de la empresa, evitando cualquier violación que pueda comprometer la integridad de la información.

Los datos de una empresa son un activo muy valioso que queda expuesto en diferentes situaciones. Desde el teletrabajo, un simple correo electrónico o la utilización de dispositivos personales, hasta la aparición de malware o ataques de phishing. Por lo tanto, es fundamental implementar políticas de seguridad fuertes y realizar formación constante para prevenir vulnerabilidades y mantener la seguridad de los datos.

En caso contrario, la organización puede verse expuesta a grandes riesgos, como el robo de información, la interrupción de los servicios, daños a la reputación de la empresa y posibles sanciones legales. Todo esto puede tener un efecto negativo tanto en la imagen de la empresa, como su productividad, confianza interna, adquisición de talento o la relación con los clientes.

Normativas de seguridad de datos aplicadas a RR. HH.

Una de las mayores preocupaciones de las organizaciones en torno a la seguridad digital es el aspecto legal. Los datos de los empleados se considera información sensible que debe tratarse y almacenarse de acuerdo a las legislaciones vigentes. De lo contrario, las empresas pueden enfrentarse a sanciones severas y conflictos con sus empleados.

Con el objetivo de evitarlo, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de gestión de la información cumplen con las normativas vigentes en torno a la protección de datos y las prácticas recomendadas por los órganos competentes.

ISO 27001

La normativa ISO 27001 es un estándar internacional que proporciona el marco para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) en cualquier tipo de organización. Esta norma es especialmente relevante para RR. HH., ya que establece las pautas necesarias para garantizar la protección de la información personal de los empleados y los datos de la empresa.

Se trata de una norma a nivel mundial que se compone de diferentes procesos que permiten implementar, mantener y mejorar de forma continua la seguridad digital de los recursos de la empresa. La ISO 27001 también establece que el sistema:

• Debe ajustarse a las necesidades cada empresa
• Establecer controles de seguridad
• Evaluar regularmente su efectividad. Ofrecer formación continua a todos los empleados
• Concienciar al personal en materia de seguridad de la información.

Las empresas pueden certificarse en ISO27001 con el objetivo de demostrar su compromiso con la seguridad de la información y disponer de las herramientas necesarias para gestionar eficazmente los riesgos de seguridad. Este certificado proporciona un sello de confianza que puede ser crucial para establecer relaciones con clientes, empleados y futuros trabajadores.

ISO 27002

La ISO27002 es una extensión de la norma ISO27001 y ofrece una guía más detallada sobre cada uno de los controles de seguridad mencionados en la norma. Este estándar es útil para las empresas que deseen profundizar en los aspectos técnicos de la seguridad de la información y los procedimientos de control.

Actualizada en 2022, la ISO27002 ha sido adaptada para responder a los nuevos desafíos de seguridad digital, proporcionando directrices para proteger la información en entornos cada vez más digitalizados y globalizados. Detalla procesos que abordan la seguridad desde un enfoque integral, considerando factores humanos, físicos, tecnológicos y organizativos.

También hace hincapié en la adopción de prácticas internacionales, la prevención proactiva, la resiliencia frente a incidentes de seguridad, la mejora de la cultura organizativa y el compromiso con la seguridad de la información.

RGPD y LOPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea que establece las reglas para el tratamiento y protección de los datos personales de los ciudadanos de la UE. Esta regulación tiene un impacto significativo en RR. HH., ya que manejan una cantidad considerable de datos personales de los empleados y candidatos.

El RGPD exige que las empresas implementen medidas de seguridad adecuadas para proteger estos datos y notificar a las autoridades pertinentes en caso de que se produzca una brecha de seguridad. Además, los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales, a solicitar su rectificación o supresión, y a oponerse a su tratamiento. Incumplir estas obligaciones puede acarrear sanciones económicas severas.

Por otro lado, la LOPD es otra normativa de protección de datos vigente en España que complementa el RGPD y establece medidas adicionales para la protección de datos personales. Ambas normativas subrayan la importancia de contar con políticas de privacidad claras y transparentes y de obtener el consentimiento informado de los empleados para el tratamiento de sus datos.

Así afecta la Ley de Protección de Datos a Recursos Humanos.

¿Qué desafíos presenta la seguridad digital de Recursos Humanos?

Según el Índice Global de Protección de Datos 2023, elaborado por Dell Technologies, el 52 % de las organizaciones sufrieron un ciberataque o tuvieron un incidente relacionado con sus datos. Además, el 90 % sufrieron una parada total o parcial de sus sistemas informáticos,  de los cuales, el 40 % tuvo su origen en una brecha de seguridad.

Estos datos son tan solo una muestra de la creciente amenaza que supone la ciberdelincuencia para las empresas. Los hackers están buscando constantemente nuevas formas  de infiltrarse en los sistemas de las organizaciones y acceder a información valiosa. Además, la adopción teletrabajo ha supuesto un nuevo reto en términos de seguridad.

La seguridad digital se presenta como la gran barrera que las organizaciones deben superar durante su digitalización y modernización. Para ello, es necesario tener en cuenta los principales desafíos que supone su implementación:

• Humanos: las personas son el eslabón más débil cuando hablamos de seguridad digital. Todos los empleados no solo deben tener habilidades e información suficiente a la hora de proteger los datos de la empresa, sino que también deben estar concienciados y comprometidos con la causa.
• De ubicación: el incremento del trabajo remoto ha ampliado el perímetro de seguridad, lo que requiere nuevas medidas para proteger los datos. Acceder a la información de la empresa desde ubicaciones y dispositivos no seguros puede poner en riesgo la seguridad de los datos.
• Tecnológicos: el desarrollo constante de nuevas tecnologías y plataformas digitales también presenta un desafío para la seguridad. Las organizaciones necesitan mantenerse al día con las últimas tendencias de software de RR.HH e implementarlos para aumentar la seguridad.
• Legales: las leyes y regulaciones sobre protección de datos están en constante cambio. Las organizaciones deben asegurarse de cumplir con todas las normativas vigentes para evitar sanciones y problemas legales.
• Dispositivos móviles y personales: el uso de dispositivos personales para el trabajo, conocido como BYOD (Bring Your Own Device), puede exponer a la empresa a riesgos de seguridad si no se gestionan correctamente. Es fundamental establecer políticas claras y garantizar que todos los dispositivos utilizados para acceder a los datos de la empresa estén debidamente protegidos.
• Culturales: la seguridad de los datos va más allá de todo lo anterior. Se trata de una cuestión cultural que la empresa debe arraigar a sus valores a largo plazo, ya que por defecto, a los usuarios les resulta complejo y poco práctico seguir las normativas de seguridad.

Amenazas cibernéticas: ¿cuáles son las más habituales ?

Cuando hablamos de desafíos de seguridad digital que deben afrontar las empresas, las amenazas cibernéticas merecen un capítulo aparte. Cada día aparecen nuevas amenazas que buscan explotar cualquier debilidad en los sistemas de información. Algunas de las más habituales son:

• Phishing: los ciberdelincuentes se hacen pasar por una entidad confiable para engañar a los usuarios para robar datos y acceder al sistema. A menudo, esto se realiza a través de correos electrónicos o mensajes fraudulentos que contienen enlaces a sitios web falsos.
• Malware: es un software malicioso que se instala en los sistemas sin el consentimiento del usuario. Puede robar, cifrar o eliminar datos, alterar o secuestrar funciones del sistema y espiar las actividades del usuario sin su consentimiento.
• Ransomware: es un tipo de malware que cifra los datos del usuario y exige un rescate para desbloquearlos. Los ataques de ransomware pueden ser devastadores para las empresas, ya que pueden resultar en la pérdida o inaccesibilidad de datos críticos.
• Ataques DDoS: estos son ataques de Denegación de Servicio Distribuido, donde múltiples ordenadores atacan un sistema para sobrecargarlo y provocar una interrupción del servicio, afectando así a la disponibilidad de la información.
• Smishing: se realiza a través de mensajes de texto, SMS o aplicación de mensajería instantánea. Los delincuentes envían mensajes falsos con el objetivo de engañar a los usuarios para que proporcionen información personal o financiera.
• IA: la Inteligencia Artificial (IA) es la próxima gran amenaza. Puede ser utilizada para perpetrar ataques cibernéticos de manera más sofisticada y efectiva, como la creación de correos electrónicos de phishing altamente convincentes o la realización de ataques automatizados a gran escala.

Casos de estudio: brechas de seguridad digital en RR. HH.

Cientos de miles de empresas alrededor de todo el mundo han descubierto, de una forma nada deseable, como la seguridad digital es esencial para mantener la integridad de su información y mantener a salvo la información de empresa y empleados. Aquí algunos ejemplos de las consecuencias de ignorarlo:

• Uber: Uber sufrió un ataque cibernético que dejo expuestos los nombres y números de licencia de cerca de 600.000 conductores en EE. UU, así como información personal de 57 millones de usuarios de todo el mundo. Para recuperar y borrar todos los datos tuvieron que pagar 100.000 $ a los hackers. Más tarde, el regulador británico le impuso una multa de 385.000 libras.
• Equifax: la empresa de informes de crédito Equifax sufrió una de las brechas de seguridad más grandes de la historia, con la exposición de información personal de aproximadamente 143 millones de personas. La información filtrada incluía nombres, números de la seguridad social, fechas de nacimiento, direcciones e información de las tarjetas de crédito. Tuvo que pagar más de 18,5 millones por demandas de los usuarios y la cifra de pérdidas totales supera los 1000 millones.
• Sony Pictures: En 2014, Sony Pictures sufrió un ciberataque que resultó en la filtración de información confidencial, incluyendo detalles personales de empleados y correspondencia interna. Más de 100 TB de información confidencial quedaron expuestos. Además de una multa de 300.000 libras, el ataque también dañó la reputación de la empresa.

Los casos de Uber, Equifax y Sony Pictures demuestran que la seguridad digital va mucho más allá de la protección de datos y sistemas informáticos. También implica la protección de la reputación de la empresa y la confianza de los clientes y empleados. Tomar medidas proactivas para prevenir y responder a las amenazas de ciberseguridad es vital.

Mejores estrategias para la seguridad digital en Recursos Humanos

Aunque no existe ninguna fórmula secreta que ofrezca garantías absolutas de protección, sí que existen distintas estrategias y medidas que pueden implementarse para mejorar la seguridad digital en el área de Recursos Humanos.

Usar un software de RR. HH. para garantizar la seguridad del departamento

Emplear tecnología avanzada es una de las formas más efectivas de proteger la información y los datos en Recursos Humanos. Implementar un software de gestión de Recursos Humanos pueden ofrecer todo lo necesario de cara a disponer de una buena base y asegurar que nuestros datos de empleados y candidatos están seguros, íntegros y disponibles.

Por un lado, el software de RR. HH. debe ofrecer funcionalidades de seguridad robustas, como el cifrado de datos, autenticación de dos factores y permisos de acceso basados en roles. Además, debe cumplir con todas las regulaciones y normativas de protección de datos pertinentes. Todo ello ya proporciona un alto grado de protección y garantiza que los datos están resguardados de manera eficiente.

Además, si elegimos un software de Recursos Humanos en la nube, las ventajas son aún mayores. Los proveedores de software en la nube suelen contar con equipos de seguridad dedicados y tecnología avanzada para proteger los datos. Además, ofrecen actualizaciones de seguridad constantes y realizan copias de seguridad regulares para garantizar la integridad y disponibilidad de los datos.

Más allá de las cuestiones de seguridad, las funcionalidades que ofrece también nos ayudan a afrontar varios desafíos. Además, el acceso a la información es inmediato y desde cualquier lugar, lo que facilita el teletrabajo y la movilidad de los empleados.

La suite de Bizneo HR garantiza todas estas características esenciales relacionadas con la seguridad en Recursos Humanos.

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Formación en seguridad

Una estrategia efectiva para mejorar la seguridad digital en recursos humanos es la formación y educación de los empleados. Los empleados deben entender la importancia de proteger los datos y cómo sus acciones pueden impactar en la seguridad de la información de la empresa. Los programas de formación deben cubrir temas como la detección de intentos de phishing, el uso seguro de las redes y la importancia de mantener los sistemas y software actualizados.

Además, es importante enseñar a los empleados sobre las políticas de seguridad de la empresa y asegurarse de que las comprendan y las sigan. Esto incluye políticas sobre el uso de contraseñas fuertes, la protección de dispositivos personales y la privacidad en línea. La formación debe ser continua y adaptarse a los cambios en las amenazas y las tecnologías de seguridad. Un software de RR. HH. puede facilitar el acceso a este tipo de formaciones.

Políticas de seguridad

Se deben implementar las políticas de seguridad deben ser claras, completas y fácilmente accesibles para todos los empleados. Deben cubrir aspectos como la confidencialidad de los datos, el uso de dispositivos personales para el trabajo, la gestión de contraseñas, el acceso a la red de la empresa y las responsabilidades de los empleados en caso de una brecha de seguridad.

Además, las políticas de seguridad deben ser revisadas y actualizadas regularmente para asegurarse de que siguen siendo relevantes y eficaces. Es importante tener en cuenta que las políticas de seguridad son tan fuertes como su cumplimiento, por lo que es esencial asegurarse de que los empleados las entienden y las siguen.

Si es necesario, se deben establecer multas y sanciones para aquellos que nos lo hagan, u optar por un sistema de recompensas para incentivar su practica

Acuerdos contractuales de confidencialidad

La empresa debe establecer y hacer cumplir contratos de confidencialidad con todos los empleados y colaboradores externos para garantizar la protección de la información. Estos acuerdos deben cubrir todas las formas de datos y la información a la que los empleados tienen acceso, y deben especificar las consecuencias de su divulgación no autorizada. El módulo de gestión documental incluido en la suite de Bizneo HR ayuda a gestionar este tipo de acuerdos de forma segura.

También se deben cubrir la revocación del acceso a la información y la devolución de todos los datos y recursos de la empresa cuando finaliza la relación laboral. Este tipo de acuerdos son esenciales para proteger la información de la empresa y evitar filtraciones de datos. Además, se deben prepara acuerdos para candidatos a ofertas de trabajo o derechos legales en torno a la propiedad intelectual. Todo ello evitará la fuga de información y aumentará la seguridad digital.

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Plan de respuestas ante incidentes de seguridad

Disponer de un plan de respuesta ante un incidente de seguridad es una estrategia preventiva esencial. Este plan debe contener procedimientos y protocolos bien definidos a seguir en caso de una violación de la seguridad. Debe incluir pasos para aislar y controlar la violación, minimizar los daños y restaurar los sistemas y datos afectados. Son también esenciales las copias de seguridad regulares, algo que una solución de RR. HH. puede solventar de forma automatizada.

Además, el plan debe especificar los roles y responsabilidades de los miembros del equipo durante una emergencia, y cómo se llevarán a cabo las comunicaciones internas y externas. Debe ser probado regularmente para asegurarse de que todos los involucrados estén familiarizados con los procedimientos y puedan actuar de manera efectiva en el caso de una situación real.

Colaboración

Es importante recordar que la protección de datos y la seguridad de la información no son tareas exclusivas del departamento de recursos humanos o del departamento de TI. Se requiere la participación activa de todos los miembros de la organización para mantener la seguridad de la información y proteger los datos valiosos de la empresa.

Cultura de empresa

Las políticas de seguridad digital y las prácticas de protección de datos deben ser consideradas como parte integral de la cultura de la empresa. Los líderes de la organización deben promover una cultura de seguridad de la información y alentar a todos los empleados a asumir la responsabilidad de proteger los datos de la empresa.

Auditorías de seguridad

Las auditorías de seguridad son una herramienta valiosa para evaluar la efectividad de las medidas de seguridad en recursos humanos. Estas auditorías permiten identificar cualquier vulnerabilidad o brecha de seguridad y tomar medidas para solucionarlas.

Las auditorías de seguridad deben ser realizadas por profesionales de seguridad de la información y deben llevarse a cabo de manera regular. Los resultados de las auditorías deben ser utilizados para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de brechas de seguridad.

Tendencias y predicciones en materia de seguridad de RR. HH.

Por otro lado, la IA y el Machine Learning están emergiendo como herramientas potenciales para mejorar la seguridad digital en recursos humanos. Estas tecnologías pueden utilizarse para detectar comportamientos anómalos, identificar amenazas potenciales y automatizar respuestas a incidentes de seguridad. Sin embargo, su implementación también presenta desafíos, como la necesidad de proteger los algoritmos y datos utilizados por estas tecnologías.

La inteligencia artificial en las empresas está jugando un papel crucial en la automatización de la prevención, detección y respuesta a amenazas de seguridad. Algunas empresas ya están utilizando la IA para monitorear la actividad de la red en tiempo real y alertar de cualquier comportamiento sospechoso.

Por último, se espera que la adopción de la computación en la nube siga aumentando, lo que plantea nuevos desafíos en términos de seguridad de los datos. Las empresas tendrán que trabajar estrechamente con los proveedores de servicios en la nube para garantizar que los datos estén protegidos y que se están cumpliendo con las todas las regulaciones de protección de datos