Todo sobre turnos de trabajo: tipos y cómo optimizar el sistema

Actualmente, son muchas las empresas que establecen sistemas de turnos de trabajo con el objetivo de mantener operativa la empresa de forma continua y sin interrupciones. Organizar los turnos de trabajo resulta una de las tareas más complejas de Recursos Humanos debido a los múltiples factores que intervienen en la elaboración de los horarios.

Aunque cada compañía puede elegir la metodología que quiere aplicar, respetar la legislación y el bienestar de los empleados es fundamental para conseguir buenos resultados. Asimismo, utilizar una herramienta que nos ayude a planificar y gestionar los diferentes tipos de turnos de trabajo es vital para ahorrar tiempo, aumentar la productividad y evitar malentendidos.

¿Qué son los turnos de trabajo?

Los turnos de trabajo son una forma de organizar el horario de trabajo en la que se establece una jornada laboral que cambia de forma regular y bajo un mismo patrón. El trabajo a turnos permite a las empresas que su producción sea constante, algo que es indispensable en ciertos sectores. Además, aportan flexibilidad, combaten la monotonía y potencian la igualdad.

Sin embargo, elaborar un sistema de turnos de trabajo no resulta sencillo por la gran cantidad de variantes que existen, como por ejemplos los diferentes turnos (mañana, tarde y noche), número de empleados o el tipo de contrato (media jornada, temporal, fin de semana…).

Por otro lado, una mala gestión del trabajo a turnos supone un grave riesgo para la empresa a nivel de productividad y, a su vez, para los empleados, que pueden acusar el cansancio e incluso sufrir trastornos de salud. Por lo tanto, si queremos organizar un sistema de turnos de trabajo eficiente y productivo, deberemos tener en cuenta todos y cada uno de los factores que intervienen.

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¿Los turnos de trabajo son legales?

Uno de los puntos clave a la hora de organizar turnos de trabajo es la normativa legal. Esta es la que determina las condiciones sobre las que las empresas pueden aplicar la organización de horarios de trabajo y la que todas las empresas deben cumplir a rajatabla para evitar problemas.

A nivel de Latinoamérica existen diferentes legislaciones y nuestro sistema se adapta a todas ellas. Vamos a profundizar en la legislación de España, la cual en el artículo 36.3 del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 19 del Real Decreto 1561/1995 de 21 de septiembre, encontramos todas las claves de las jornadas especiales de trabajo.

• Se considera trabajo a turnos como el desarrollado por distintos grupos de empleados sucesivos, que, cumpliendo cada uno de ello su propia jornada laboral, abarcan un total de entre 16 y 24 horas de trabajo al día.
• Entre una jornada y otra debe haber como mínimo 12 horas de descanso, aunque existen algunas excepciones en los que este periodo se reduce a 7 horas.
• Cuando una jornada laboral superes las 6 horas, el trabajador deberá tener al menos un descanso de 15 minutos. Durante estos, el empleado queda libre de la dirección de la empresa, pudiendo incluso abandonar el centro de trabajo.
• Un empleado no podrá estar más de dos semanas consecutivas en el turno de noche, a no ser que él mismo lo solicite. Se considera turno nocturno todo aquel que incluya un 30 % de la jornada laboral en la franja horaria de 22:00 hasta las 06:00.
• La comunicación del horario de turnos el en trabajo deberá hacerse llegar con un mínimo de 5 días antelación, así como cualquier cambio que se haga en el mismo.
• Por regla general, el descanso semanal debe ser como mínimo de un día y medio. Existen algunos casos en los que se puede acumular ese medio día durante un máximo de 4 semanas con el objetivo de disfrutar de uno o dos días libres de forma continuada.

Tipos de turnos de trabajo

En la actualidad, existen diferentes maneras de organizar el trabajo a turnos, con el objetivo de cumplir con las necesidades de la empresa. A pesar de que pueden existir un sin fin de variantes, estas se pueden clasificar principalmente en 3 tipos de turnos de trabajo:

• Discontinuo: se trata de un sistema en el que se forman horarios de trabajo de mañana y tarde que van rotando regularmente, respetando el descanso del fin de semana.
• Semidiscontinuo: por otro lado, tenemos el sistema de turnos de trabajo discontinuo. Se divide en tres turnos de noche, tarde y mañana donde se incluye el sábado pero se libra el domingo.
• Continuo: es el más exigente, pues la plantilla debe trabajar en los tres turnos durante todos los días de la semana, es decir, la producción está activa 24 horas 365 días al año.

Además, a los diferentes tipos de turno de trabajo deberemos tener cuenta el tipo de rotación. Lo más beneficioso para los empleados con respecto a su bienestar es realizar una rotación natural, es decir, mañana, tarde y noche en este orden. Por otro lado, también es posible realizar la rotación inversa, en la que los empleados cambian de turno en el orden contrario: noche, tarda y mañana.

Errores más comunes al organizar los turnos de trabajo

Como puedes ver, optimizar y organizar la jornada a turnos no resulta sencillo, sobre todo si no utilizamos un sistema de turnos de trabajo específico. Muchas empresas optan por usar herramientas anticuadas o plantillas de turnos en Excel, y esto, puede provocar varios errores de bulto que afectarán tanto a la productividad como el bienestar de los trabajadores.

Sin descanso no hay paraíso

Organizar y respetar los diferentes turnos de trabajo es tan importante como respetar los descansos pautados por la ley. Si no disponemos de una herramienta que tenga en cuenta esto, es fácil organizar indebidamente el cuadrante de turnos. Esto puede provocar no solo malestar en los empleados, sino que también serios problemas legales en caso de que la situación se repita a menudo.

Falta de reacción ante imprevistos

La planificación de horarios de trabajo está llena de imprevistos. Enfermedad repentina, problemas familiares, accidentes… Son cosas que suelen ocurrir a menudo, y si no disponemos de un buen sistema de turnos de trabajo, nos será muy complicado encontrar soluciones sin saltarnos las normas. Realizar una buena gestión permite tener siempre un plan B al que acudir.

Recursos limitados

Si nuestros recursos de personal son limitados y además no realizamos una buena planificación, los problemas llegarán tarde o temprano. Es lógico contar con los trabajadores justos, pero si no hacemos una buena planificación, nunca serán suficientes. Si no tenemos un equilibrio entre recursos disponibles y necesidades, nos será muy complicado organizar todo de forma adecuada.

Olvidarse o desconocer la legislación

La rutina diaria y el trabajo monótono pueden hacer que olvidemos algunos de los aspectos legales. O simplemente que la herramienta utilizada no tenga en cuenta el convenio colectivo ni la legalidad. Si a la hora de organizar el trabajo a turnos no tenemos en cuenta todo esto, muy pronto empezaremos a tener serios problemas con sindicatos y tribunales.

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Cómo optimizar el sistema de turnos de trabajo

La manera más sencilla de no cometer este tipo de errores y optimizar la elaboración de cuadrantes de turnos de trabajo, así como aprovechar al máximo los recursos humanos o resolver imprevistos, es empleando un software de gestión de turnos.

Este incluye todas las funciones y herramientas necesarias para automatizar gran parte del trabajo que supone organizar el trabajo a turnos. Además, también facilita la comunicación del horario de trabajo o los cambios de turnos, respetar las normas legales y mantener un sistema de turnos de trabajo eficiente y escalable a lo largo del tiempo.

Elaborar un sistema de turnos de trabajo en un clic

Un sistema de turnos de trabajo digital permite a los responsables de Recursos Humanos o a los encargados elaborar un cuadrante laboral en cuestión de minutos, asignando fácilmente turnos, descansos y permisos.

Tan solo es necesario introducir la información de los turnos laborables disponibles, trabajadores, reglas y el sistema de turnos de trabajo se encargará de elaborar todos los calendarios y horarios automáticamente. Además, como es un software de Recursos Humanos en la nube, podremos acceder a él desde cualquier lugar y dispositivo, y la información estará siempre almacenada de forma segura en la red.

Asimismo, los empleados tienen a su disposición todos los turnos de trabajo que deben cubrir accediendo al portal del empleado, ya sea través de una app u ordenador. De esta manera, elaborar e informar de los turnos de trabajo semanal o mensualmente se convierte en una tarea sencilla, rápida, y sobre todo, sin errores.

Realiza cambios en los turnos de trabajo fácilmente

No solo es más sencillo implantar un sistema de turnos de trabajo, sino que también facilita los cambios de horario que pueden producirse. El empleado de recursos humanos puede modificar manualmente el turno de trabajo de un determinado empleado o grupo de empleados, asignar turnos a los nuevos candidatos o programar cambios previstos.

Por ejemplo: si se produce un accidente y un trabajador no puede cubrir su turno, el responsable de turnos puede asignarle un turno de forma inmediata a otro empleado disponible. Además, el programa de gestión de turnos tiene en cuenta todas las variables legales, y en caso de que un empleado no pueda cubrir dicho turno, el software nos avisará.

Un sistema de turnos de trabajo personalizable

Un buen software de turnos de trabajo permite introducir nuestras propias reglas del juego y elaborar los cuadrantes de trabajo a partir de ellos. Es decir, si existe un turno distinto a los habituales, tenemos empleados en la modalidad de teletrabajo, horario de verano… Todos estos puntos se pueden personalizar a la hora de elaborar los calendarios de forma automatizada.

Por supuesto, también es posible añadir o quitar normas. Además, el software se actualiza cada vez que se introduce alguna nueva regla legal que debemos respetar. Todo esto no solo nos ahorrará muchísimo tiempo cada mes, sino que también aumentará la satisfacción de los empleados y la eficiencia de nuestro sistema de turnos de trabajo. Los empleados de recursos humanos podrán dedicar su tiempo a tareas más productivas.

Un sistema de turnos de trabajo mejora la comunicación interna

Cada vez que el departamento de Recursos Humanos realiza un cambio de turno de trabajo a un empleado, este recibirá automáticamente una notificación en su móvil o correo electrónico. Esto reduce el margen de error al mínimo, lo que sin duda acabará con la mayoría de los malentendidos o malestar a la hora de asignar horarios en el trabajo.

Asimismo, los empleados también pueden solicitar cambios de turno de trabajo o avisar a sus superiores de que cierto día no podrá acudir al trabajo. La comunicación se agiliza y esto permite reaccionar de forma rápida, sin contar que los empleados pueden enviar la documentación necesaria a través de la app para pedir los permisos pertinentes.

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Sistema de turnos 100% escalable

Muchas empresas siguen utilizando hojas de cálculo como sistema de turnos de trabajo. Hasta cierto punto se trata de una herramienta válida, pero cuando el equipo y la información empiezan a crecer, esta se vuelve incontrolable.

Esto no ocurrirá si utilizamos las herramientas adecuadas. Un sistema de gestión de turnos en versión software es totalmente escalable y flexible. No importa si pasamos de 5 a 50 empleados, si tenemos más tipos de contratos o diferentes turnos de trabajo. Tan solo debemos ir introduciendo los datos a medida que sea necesario y este irá creciendo al par que nuestra empresa sin que ello suponga una mayor complejidad de gestión.

Protección legal

Como hemos visto, los trabajadores de trabajo a turnos tienen ciertos derechos que las empresas deben respetar. La normativa laboral actual es muy clara, y si a la hora de elaborar nuestra jornada a turnos no respetamos las leyes, tarde o temprano podemos tener problemas legales.

Si informatizamos nuestro sistema de turnos de trabajo, esta posibilidad se reduce enormemente. El sistema de gestión de turnos se adapta a la ley vigente, y con nuestros registros siempre a salvo, tenemos una prueba fehaciente de que cumplimos con las normas. Todos los datos almacenados tienen validez legal y pueden ser consultados fácilmente en caso de auditoría o inspección.

Elaboración de informes, esencial para controlar los turnos de trabajo

Revisar nuestro sistema de turnos de trabajo nos va a permitir seguir mejorando continuamente la eficiencia de este. Este tipo de soluciones tecnológicas permiten elaborar informes detallados a partir de datos históricos reales. Esto permite transformar un puñado de números en información útil que nos permite tomar decisiones más fácilmente.

Además, los informes que se generan son muy detallados e incluyen gráficos para comprender más fácilmente la información. El software incluye los reportes estándar más utilizados, pero estos se pueden modificar y personalizar según nuestras necesidades.