Sistemas para fichar en el trabajo | Comparativa de soluciones

Existe una amplia variedad de sistemas para fichar en el trabajo. Pese a que pueda parecer una desventaja, no lo es en absoluto. Cada empresa es un mundo y está sujeta a unas necesidades propias. El software de fichaje que funciona en un microempresa podría quedarse corta en una multinacional y viceversa.

Ante esta realidad, conviene conocer y comprender las opciones que se encuentran sobre la mesa. Así, cada compañía podrá solucionar una necesidad que sí es común: el control horario. Cabe recordar que el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a llevar un registro detallado de las horas y guardarlo por una posible inspección laboral.

¿Cuáles son las opciones en materia de sistemas de fichaje de empleados? ¿Qué características los definen? ¿Son sus ventajas relevantes? Veámoslo a continuación en detalle.

Todo sobre los sistemas para fichar en el trabajo

A lo largo de los años, se han ido incorporando y probando todo tipo de sistemas de fichar en el trabajo. La necesidad de controlar las horas trabajadas no es una novedad, ya que viene desde antiguo. Este factor se relaciona con la productividad, la cual hay que determinar y cuidar para optimizar la empresa.

Pese a la sencillez de los primeros sistemas de fichaje, como una hoja y un lápiz, los modernos cuentan con todo tipo de añadidos. Un buen ejemplo es el software de control de horarios de trabajadores, que sería la opción definitiva – más completa, como veremos más adelante. Las posibilidades que ofrecen los distintos sistemas para fichar en el trabajo han ido aumentando poco a poco, al mismo tiempo que lo ha hecho su fiabilidad. Pero ¿qué es lo que caracteriza a cada una?

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Hoja de fichaje o Excel

Representa una de las formas más sencillas de poner en práctica. Consiste en una hoja de papel en la que se incluyen los nombres de la plantilla. También puede figurar un campo para el registro de entrada y salida y otro para la firma. Según van llegando los trabajadores, rellenan el hueco que les corresponde.

La principal ventaja de este sistema de fichaje reside en su fácil implementación. De hecho, aún sigue vigente en empresas de pequeño tamaño. Su uso no requiere de explicación previa. Por regla general, solo recoge la entrada y salida del personal, lo que ayuda a mantener la simplicidad y efectividad en todo momento.

Pese a esto, una hoja de fichaje presenta varios inconvenientes. El principal es que la evaluación de la información tiene que hacerse a mano. El técnico de recursos humanos tiene que revisarla en función de los datos de cada empleado. Esto consume mucho tiempo y esfuerzo.

Además, si la empresa es demasiado grande, es poco práctico. El Real Decreto-Ley 8/2019 exige guardar los registros de fichaje durante cuatro años. Por tanto, sería necesario mucho espacio para almacenar las hojas y mantenerlas en buen estado.

También presenta el problema de que es fácil de engañar y es propenso a errores. No existen métodos adicionales de control de la jornada y los trabajadores podrían olvidarse de firmar o hacerlo solo en el momento de entrada o salida.

Sistemas mecánicos

Los sistemas de fichaje de empleados mecánicos representaron un gran avance. Mantenían la sencillez de uso, pero ganaban en fiabilidad. Una variante común empleaba tarjetas que se perforaban día a día. El trabajador solo tenía que introducirla en la máquina y esta la agujereaba en el lugar apropiado. 

La manipulación de los datos se complicaba gracias a la perforación de la tarjeta, pero aún eran posibles. Con el avance de la tecnología y para mejorar los dispositivos, se introdujeron tarjetas con microchips. Estas se ligaban mediante radiofrecuencia a un centro de control, el cual registraba las entradas y salidas. Cada una contaba con una huella propia, lo que facilitaba el fichaje de cada empleado.

Junto a esto, permitía el conteo automatizado de las horas con precisión y la protección contra la manipulación era alta. De esta forma, llevar un registro completo se simplificaba al tiempo que se ganaba en agilidad.

Sin embargo, la implementación de estos sistemas es cara. Es preciso instalar los dispositivos de control de acceso del personal en varios puntos, preferentemente en la entrada de las oficinas, y repartir las tarjetas, ya sean perforadas o con microchips. Además, son independientes de un software de control horario, salvo que se cuente con una integración – API, lo que puede complicar el registro y análisis de los datos.

Es una mejora sustancial respecto a las hojas de papel y ofrece buenos resultados, pero se han creado sistemas más versátiles y que no requieren de presencialidad, uno de sus mayores lastres.

Sistema de fichaje de empleados offline

La aparición de los primeros programas informáticos marcó un antes y un después, los cuales se instalan en los ordenadores de todos los empleados. Su uso es intuitivo y muy versátil. Hace partícipe al empleado, quien es el encargado de controlar su entrada y salida en una hoja personal. Además, se dispone de un conteo de hora automático, es posible registrar cualquier pausa y consigue una mejor gestión de las vacaciones.

La versatilidad es su punto más fuerte, ya que se adaptan a cada empresa. Facilitan el trabajo a los técnicos de Recursos Humanos. Estos gozan de un control mayor, pueden revisar los registros cuando sea necesario y administrarlos como deseen. También les ofrece datos que analizar con los que detectar problemas, como el estado de la tasa de absentismo.

Pese a sus ventajas, presentan algunos inconvenientes. Es necesario pagar una licencia para su uso e instalarlo en todos los terminales, lo que podría generar problemas de compatibilidad. El cómputo de las horas puede ser erróneo, en especial si el trabajador no inicia el cronómetro.

Software de fichaje total, en la nube y con integraciones de acceso y presencia

De entre todos los sistemas para fichar en el trabajo, el software de fichaje en la nube es el que presenta mejores prestaciones. Para empezar, permite el control de horas trabajadas en cualquier lugar. No importa que los empleados se encuentren en la oficina o en su hogar. El sistema de fichar en el trabajo en versión software se mantiene accesible a través del navegador o instalado en un dispositivo.

Asimismo, cuenta con versiones para teléfonos móviles y tabletas, lo que aumenta la comodidad del empleado. Allí donde se encuentre, podrá registrar las horas de trabajo de manera sencilla y adaptarlo a su caso particular. La autogestión se convierte en un elemento clave, el cual fomenta la responsabilidad en la plantilla.

También se simplifica la gestión de los turnos de trabajo, de vacaciones, ausencias y el recuento de horas trabajadas es preciso. Esto último es especialmente importante por dos razones. Por un lado, se permite el control de las horas extra, las cuales se remunerarán de manera adecuada y sin equivocaciones. Por el otro, es más simple cumplir con la normativa vigente, ya que los registros se guardan automáticamente en la nube.

Desde el lado del personal de Recursos Humanos, tienen la posibilidad de elegir entre una amplia variedad de políticas de registro de la jornada. Pueden personalizarlas en función de las necesidades de la empresa.

Es posible confeccionar un sistema de fichar en el trabajo restrictivo y riguroso que incluya geolocalización, cronómetro o restricciones de IP, pero también un sistema de fichaje que sea más laxo y flexible, con fichajes masivos o entradas y salidas flexibles. Además cuenta con la capacidad de integrarse con cualquiera de los sistemas de control de presencia y acceso.

Si bien los avances conseguidos con este sistema de fichaje online o software de fichaje son significativos, sí hay que reforzar la ciberseguridad para evitar robos o ataques informáticos. En cuanto a los trabajadores, es preciso informarles de su funcionamiento, características y deben estar conformes con su uso.

Lo positivo es que garantiza el cumplimiento de la ley y exporta fácilmente informes de control horario para cumplir con todo tipo de inspecciones y medir el tiempo trabajado por cada empleado.

En definitiva, pese a la variedad de sistemas para fichar en el trabajo, algunos han caído en la obsolescencia. Esta acción tan común se ha ido puliendo y refinando hasta llegar a los modernos softwares de fichaje en la nube. Sin sus capacidades, la gestión de plantillas de todos los tamaños sería más lenta y complicada.