Antes de hablar del Smart Working pongámonos en situación. En 2020, la mayoría de las empresas de todo el mundo (y más todavía en España y en México), seguían apostando por la presencia física del trabajador porque creían que era la forma en la que obtenían un mayor rendimiento.
Según un estudio de Eurostat se calcula que solo el 7% de los empleados en España había trabajado de forma remota alguna vez hasta principios de 2020. Dato que coincide con los 1,4 millones de trabajadores españoles que ya practicaban esta modalidad laboral en 2019, según Adecco.
En pocas palabras, la mayoría de empresas no empleaban este sistema de trabajo. Sin embargo, la irrupción del coronavirus ha provocado que la mayoría de los negocios hayan tenido que transformarse completamente para trabajar a distancia y no verse obligado a acogerse a un ERTE o a cerrar la empresa.
Ante este desolador panorama, a las empresas solo les quedaba una alternativa viable para seguir funcionando y cumplir así con las normas dictadas por el Gobierno: implantar el teletrabajo o, en su nueva versión, el smart working.
Tabla de contenidos
¿Qué es el smart working?
El smart working es un nuevo sistema de trabajo donde el empleado no está sometido a cumplir unos horarios ni a hacerlo en un lugar determinado.
Esta nueva metodología tiene su origen en el teletrabajo, pero va un paso más allá aprovechando el aumento de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación).
Para qué sirve el Smart Working
El smart working permite al trabajador que sea dueño de su tiempo, lo que le facilita, por ejemplo, la conciliación familiar y que elija el lugar del mundo desde donde quiera trabajar.
Este grado de autonomía y flexibilidad horaria que aporta el smart working se traduce en empleados felices, eficientes y productivos, menos estresados y más comprometidos con su empresa.
Para la empresa supone una importante reducción de costes, menos absentismo laboral, motivación y fidelización de sus empleados y acceso a un número mayor de candidatos en todo el mundo.
La empresa, por su parte, debe poner a disposición de sus teletrabajadores toda la tecnología necesaria para trabajar de la manera más eficiente y productiva. Este nuevo modelo de trabajo inteligente, mide el rendimiento del empleado por el cumplimiento de objetivos y no por el número de horas que invierta.
Cómo valorar el rendimiento de tu plantilla respecto a unas metas previamente establecidas.
Para lograrlo, la entidad puede usar un software de evaluación del desempeño que analice la productividad a distancia del trabajador, y que le fije las tareas semanales y proyectos para que tenga claro los objetivos primordiales de su puesto.
Este sistema facilita la valoración de los puestos de trabajo y perfecciona la manera en la que se analiza cómo rinde cada profesional. Identifica el talento clave la organización.
Además, al basarse en datos objetivos, no existen sesgos y se fomenta una relación de confianza ya que las mediciones de desempeño son exclusivamente para mejorar el rendimiento del trabajador y no para presionarle o vigilar cómo trabaja.
Principales ventajas del smart working
Podríamos mencionar muchas más ventajas, pero las principales son las siguientes:
Movilidad y ahorro de costes gracias al smart working
El modelo smart working no tiene en cuenta el lugar físico donde se desarrolla el trabajo. El empleado tiene libertad de estar donde quiera, pudiendo incluso, si la tecnología se lo permite, hacerlo cada día desde una ubicación o lugar distinto. Esto beneficia tanto al trabajador como a la empresa:
- Por una parte, el teletrabajador se siente más libre para poder ir donde quiera y disfrutar así de su vida personal. Puede ubicarse en una ciudad que se adapte a sus condiciones económicas y de vida.
- Por la otra, la empresa ahorra costes en alquiler, suministros, dietas, gasolina, etc.
Libertad de horarios
Al no tener que cumplir con un horario sino con unos objetivos, el smart working deja libertad absoluta para que cada trabajador organice su tiempo como más le convenga.
Esta libertad es una de las características más valoradas, ya que permite la conciliación de la vida personal con la profesional.
Aunque la empresa dote de completa libertad horaria a la plantilla, la ley de control horario exige el registro de la jornada laboral de los trabajadores. El Smart Working basa sus principios en la tecnología, por lo tanto, la opción más sensata sería que la plantilla fiche desde su «espacio de trabajo» con un software de control de horario, sistema sencillo, flexible e intuitivo que funciona en la nube.
Mayor motivación, mejores resultados | Clave del Smart Working
La flexibilidad, autonomía, libertad de ubicación o la conciliación que ofrece el smart working, incrementa la satisfacción de los empleados.
Si a eso le sumamos que el rendimiento se mide por la consecución de objetivos, implica una motivación extra para demostrar valía. El resultado no es otro que trabajadores más productivos.
Principales desventajas del smart working
Aunque las ventajas son muy interesantes, no hay que dejar de lado sus desventajas como estas:
Distracciones
Ya sea desde casa o en cualquier otro lugar, los numerosos estímulos del entorno pueden generar las temidas distracciones con la pérdida de tiempo que supone.
En este caso, no perder la concentración es prioritario.
Aislamiento de los equipos
Al no compartir un espacio físico con los demás compañeros, puede haber la sensación de aislamiento.
Algunos directivos creen que el smart working no genera cohesión entre los trabajadores y la empresa, haciendo que se sientan poco identificados con la organización.
Por tanto, para evitarlo, es fundamental potenciar la comunicación corporativa y, al mismo tiempo, medir el clima laboral de la organización constantemente para prevenir que los equipos no estén unidos.
Las encuestas consiguen la información necesaria para tomar decisiones objetivas, basadas en la experiencia y las necesidades de la plantilla.
Falta de legislación del smart working
En España, el artículo 13 del estatuto de los trabajadores regula el teletrabajo, pero para el smart working no existe una legislación clara que lo haga.
En este caso, y al existir vacíos legales, el establecimiento del smart working se rige a través de convenios colectivos y acuerdos internos entre empresa y trabajador.
Todas las claves de la regulación.
Situación del smart working en España
En España son muy pocas las empresas que actualmente tienen implantada esta metodología de trabajo. El Smart Working y el teletrabajo están transformando completamente a las organizaciones y la forma en la que se trabaja:
- Aunque la pandemia está cambiando mentalidades, el empresariado aún es reacio a entender que un trabajador puede ser más productivo desde su casa que en la oficina.
- Lo mismo ocurre con la flexibilidad horaria. Las empresas tienen que empezar a entender que no están perdiendo dinero si un empleado en vez de 8 horas trabaja 5h, ya que es posible que esas horas las trabaje al máximo y cumpla con los objetivos.
Un factor importante para que el smart working no termine de triunfar en España es el hecho que la mayoría de nuestro tejido empresarial lo conforman pequeños negocios de cara al público, con una localización concreta y unos horarios específicos.
El smart working, por tanto, no es aplicable a cualquier empresa. Además, a esto hay que sumar la necesaria inversión en tecnología y en la formación de los trabajadores.
Sólo grandes empresas como Vodafone, Endesa o Microsoft han apostado por el smart working como metodología de trabajo.
Smart working y Recursos Humanos
La crisis del covid-19 ha trastocado a las empresas y, uno de los departamentos que más cambios ha sufrido, es el de Recursos Humanos.
El smart working logra que se automaticen todos los procesos de RR.HH., señalamos aspectos habituales de una empresa que se han transformado completamente:
- Las entrevistas de trabajo ahora son… videoentrevistas de trabajo en el smart working.
- Las reuniones y charlas presenciales del equipo son… reuniones virtuales a distancia durante el smart working.
- En la captación de talento es fundamental apoyarse en sistemas de reclutamiento a distancia. ¿Cómo es la contratación después del coronavirus (covid-19)?
- Las herramientas y dispositivos utilizados en las oficinas se cambian por las aplicaciones del home office, el punto de partida del smart working.
Descubre las claves para trabajar en equipo en entornos virtuales.
La gestión de equipos en remoto, teniendo en cuenta la idiosincrasia de cada país y la comunicación con los trabajadores, también cambian con el uso de las nuevas tecnologías y el smart working.
En definitiva, el smart working precisa de perfiles más profesionales al frente del departamento de RRHH que dominen el entorno digital, sepan gestionar la estrategia de la empresa y consigan el máximo rendimiento de sus empleados.
No obstante, la era del smart working ha venido para quedarse y, adaptarse a los tiempos modernos, es una de las claves de éxito empresarial en líneas generales.
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