Las soluciones control horario cumplen con funciones importantes relacionadas con el control del tiempo en una empresa. Ayudan a registrar las horas de trabajo, las horas extra, la entrada y salida de los empleados o el fichaje de los mismos. Disponer de la solución que más se adapte a la empresa ayudará a automatizar esta gestión y a simplificarla.
Las soluciones de control horario son esenciales para organizar el trabajo, optimizar los procesos y maximizar la productividad. Así, la empresa gana poco a poco en competitividad, al tiempo que los directivos conocen mejor su funcionamiento, todo gracias a la labor del departamento de Recursos Humanos.
Para poder aprovecharlas al máximo, es preciso conocer los diferentes tipos de soluciones disponibles. Así, se podrá escoger la mejor, y ante todo, aquella que se adapte sin problemas a las características de la empresa.
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¿Qué es lo que ofrecen las soluciones control horario?
Las soluciones de control horario tienen como objetivo facilitar la gestión del horario laboral y las gestiones que surgen del mismo. Recogen las horas trabajadas, la entrada y salida del personal, las vacaciones, turnos… En definitiva, son una herramienta ligada al uso del tiempo en la empresa, el cual debe mantenerse bajo una adecuada supervisión.
Las empresa y sus empleados participan, de diferentes formas, en los procesos asociados al control horario. Sin emplear estas herramientas sería prácticamente imposible planificar proyectos, coordinar los descansos y la vacaciones, organizar turnos rotativos o conocer el estado del absentismo y otros parámetros importantes.
Al conocer cómo se usa el tiempo, es posible programar mejor las tareas, identificar problemas en su desarrollo, facilitar la flexibilidad y el compromiso de los empleados y, en definitiva, potenciar la productividad laboral. Además, existen una amplia variedad de soluciones que se pueden poner en marcha, las cuales merece la pena descubrir.
Por qué implementar un software de control horario en tu empresa
Beneficios de las soluciones de control horario
Al apostar por la solución de control horario, se consiguen estos beneficios.
- Aumenta la productividad. Controlar los horarios permite localizar problemas y sus efectos en los procesos de la empresa. Si uno es demasiado lento o cuenta con pasos redundantes que consuman más tiempo del esperado, se podrá mejorar o eliminar.
En la siguiente imagen se puede ver desde un mismo panel los turnos de trabajo diarios, para evitar problemas al organizar las jornadas y poder analizar qué empleados estaban trabajando en el turno con mayor productividad de la semana o el mes.
- Mejora la comunicación. Los managers disponen de la información adecuada para distribuir las cargas de trabajo, asignación de turnos y demás. Pero lo más importante, es que soluciones como un software de control horario permiten enviar avisos con los cambios al instante. Por su lado, los trabajadores podrán enviar informar de bajas y otros problemas.
- Flexibilidad en el trabajo. Es posible crear horarios flexibles empleados bolsas de horas extra. Así, la empresa se adapta mejor a los picos de demanda, lo que permite a los trabajadores organizar su vida privada o conciliar con su familia.
- Simplifica el teletrabajo. Gracias al uso de app de control horario o soluciones de control horario en la nube, los empleados pueden cumplir con sus tareas donde sea. El seguimiento del personal y de los horarios será preciso.
- Generación de informes. Con toda la información recabada, es posible crear informes de control horario y gráficas con los principales indicadores. Esto lleva a unos análisis del estado de los horarios, por ejemplo, saber qué turnos sacan más trabajo o en qué momento del día un departamento es menos efectivo.
Automatiza los informes de horas trabajadas, horas extra, totales y saldos…
- Disminuye el absentismo laboral. El absentismo es un problema que se incrementa con la falta de supervisión. Al disponer de soluciones de control horario efectivas, se podrá determinar si algún empleado no está cumpliendo con su cometido. Así, el impacto en la empresa de este problema se hace más manejable.
- Facilita la gestión de turnos, ausencias y vacaciones. Administrar una plantilla amplia deja de ser un problema. Los responsables podrán asignar y distribuir los horarios y jornadas según se necesite, establecer descansos en la jornada laboral y evitar solapamientos. Junto a esto, los propios empleados pueden establecer sus preferencias para las vacaciones e informar de sus faltas o ausencias de trabajo.
Tipos de soluciones de control horario
Soluciones de control horario tradicionales
Fueron las más utilizadas antes de la generalización de las informáticas. Bastaba con emplear una hoja de papel, la cual se ponía a disposición de los empleados para que firmaran. Permitía controlar las entradas y salidas, pero no arrojaba información de mayor valor. Además, los fraudes podían llegar a ser muy comunes.
En la actualidad, no son las soluciones más eficaces ni eficientes. Por ejemplo, si se emplearan en una empresa grande, la cantidad de documentación generada sería muy difícil de almacenar. Cabe recordar que la ley de control horario obliga a guardar las registros horarios durante cuatro años.
Soluciones de control horario mecánicas
Las mecánicas llevan un paso adelante a las tradicionales y les incorporan elementos de seguridad más efectivos. Las tarjetas perforadas o los tornos de acceso son ejemplos de sistemas para fichar en el trabajo. Permitían un control de las entradas y salidas, así como del tiempo de trabajo, sencillo y difícil de falsificar. Junto a esto, su uso era simple y podía actualizarse con facilidad.
Sin embargo, soluciones aún más efectivas y menos costosas en el mantenimiento las han ido sustituyendo. De hecho, en entornos de trabajo exigentes se pueden implementar otras más acertadas. Además, su uso para supervisar el teletrabajo es nulo, ya que se colocan en las oficinas o en centros de producción.
Papel, mecánicos, offline o software en la nube: ¿cuál usar?
Soluciones de control horario con Biometría
Es una de las soluciones de control horario más modernas y de mayor efectividad. El control de acceso biométrico garantiza un registro estricto, casi imposible de falsificar y que se integra con otras herramientas de control horario. Aprovecha los rasgos únicos de las personas, como una huella dactilar o el iris del ojo, para identificar a cada trabajador.
Cuando se busca una supervisión exigente, son las soluciones de control horario que mejores resultados ofrecen. No dan lugar al error, pueden instalarse en numerosos puntos y controlarse desde un programa de control horario.
Soluciones de control horario informáticas
Destacan por su versatilidad y flexibilidad. Se trata de un tipo de control horario por ordenador, el cual tiene instalado un software de registro de jornada laboral. Ofrece una amplia variedad de funcionalidades y simplifica tanto el fichaje como el registro y análisis de la jornada.
Lo interesante de estas soluciones de Recursos Humanos es que se pueden combinar con módulos específicos para gestionar al personal. Ofrecen una solución de control horario por ordenador completa y en la que integrar sistemas de biometría, lo que aumenta aún más sus capacidades.
Sus continuas actualizaciones llevan a los programas informáticos a mantenerse al día. Así, se integran nuevas soluciones para el control horario o se mejoran los aspectos que necesiten un lavado de cara.
Gracias a su flexibilidad y capacidad de adaptación, se han expandido a empresas de todos los sectores. Aparte de la gestión de turnos que ya hemos mencionado anteriormente, desde el mismo software de gestión del tiempo se pueden gestionar y organizar las vacaciones, permisos y ausencias del equipo.
Todo con un sistema de control horario de autogestión y fácil aprobación que ahorra tiempo y dinero, que promueve que se utilice el tiempo de trabajo para cumplir con las tareas realmente importantes e impulsar al negocio.
Análisis y comparativa de las 7 mejores soluciones
Soluciones de control horario totales y en la nube
Esta última solución de control horario es una evolución directa de las informáticas. Se trata de un software de Recursos Humanos ubicado en la nube, el cual permite un manejo desde cualquier dispositivo. El control horario por móvil, tableta u ordenador es posible al mismo tiempo. Así, se extienden todas las funcionalidades de la solución de control horario anterior… más la opción de que el empleado pueda registrar sus horas de trabajo, por ejemplo, allí donde se encuentre y con comodidad.
La información generada se registra en una única base de datos, lo que ayuda a compartirla entre empleados, responsables de equipo o directivos. Mejora la supervisión en empresas donde el teletrabajo o los entornos híbridos son comunes. También pueden integrar soluciones biométricas y módulos dedicados al fichaje de una manera más restrictiva y específica. Es la solución de control horario total ya que integra fácilmente el resto de soluciones de forma definitiva.
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