En algunos países de Latinoamérica, principalmente en México, los días libres que dispone un trabajador se calculan empleando lo que se denomina tabla de vacaciones. En ella se especifican el número de días de vacaciones que tiene derecho a disfrutar el trabajador por cada año de servicio, número que va cambiando año tras año según la experiencia acumulada.
Aunque puede parecer un método sencillo de aplicar, la realidad es muy distinta cuando existe un gran volumen y variedad de trabajadores. Emplear solamente una tabla de vacaciones por año suele ser bastante improductivo y puede conllevar a errores graves. Esto puede generar malestar en la plantilla y trabajo adicional para el departamento de recursos humanos.
Automatizar el cálculo del número de días correspondientes a cada empleado, así como su prima vacacional, es sin duda la mejor forma de afrontar esta tarea recurrente.
Tabla de contenidos
¿Qué es una tabla de vacaciones?
La tabla de vacaciones es una lista en la que se especifica el número de días de vacaciones que tiene derecho a disfrutar el trabajador por cada año de servicio. Se trata de una tabla informativa que se utiliza principalmente para calcular los días de vacaciones que pertocan a cada trabajador según los años laborados que ha ido acumulando a lo largo de su trayectoria profesional.
En el artículo 76 de la LFT, Ley Federal de Trabajo en México, se especifica el mínimo de días de vacaciones que deben disfrutar los trabajadores según los años de trabajo acumulados. Dice así:
Los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a doce, por cada año subsecuente de servicios. Después del cuarto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.
Nuestros consultores han preparado un excel de vacaciones para hacer un registro y seguimiento de las vacaciones de un pequeño grupo de trabajadores (máximo 10).
Es ideal para empezar a planificar las ausencias, pero… observaréis que en el momento que aumenta la plantilla o que queremos precisión, cálculos exactos o diferentes políticas, la tabla de vacaciones en excel no es flexible ni escalable, y por, tanto, se queda corto y sería mejor contar con tecnología que evite errores y cuente con multitud de funcionalidades para perfeccionar la gestión.
¿Cómo funciona la tabla de vacaciones por año?
La tabla de vacaciones por año es muy fácil de interpretar a primera vista. Esta se divide en columnas, la primera de ellas se refiere al número de años de servicio del trabajador, mientras que las siguientes columnas muestran el número de días de vacaciones a los que tiene derecho el trabajador por cada año de servicio.
En España, por ejemplo, los trabajadores con condiciones habituales tienen 22 días laborables o 30 naturales de vacaciones al año.
Te mostramos a continuación como era para México hasta ahora (y en el siguiente apartado cómo es a partir de 2023):
| Años acumulados | Días vacaciones |
| 1 | 6 |
| 2 | 8 |
| 3 | 10 |
| 4 | 12 |
| De 5 a 9 | 14 |
| De 10 a 14 | 16 |
| De 15 a 19 | 18 |
| De 20 a 24 | 20 |
| De 25 a 29 | 22 |
| De 30 a 34 | 24 |
| De 34 a 39 | 26 |
Como puedes ver en la tabla de días de vacaciones, durante los primeros 4 años se acumulaban 2 días por año trabajado. A partir de aquí, se iban acumulando dos días adicionales cada 5 años. Esta norma se mantenía hasta acumular 34 años de vida laboral, momento en el que los trabajadores podían optar a al máximo de días indicados por ley: 26 días de vacaciones pagadas.
Además, cabe recordar que la ley exigía que los empleados deben disfrutar de al menos 6 días de vacaciones seguidos al año. Esto, a la hora de la verdad, no solía llevarse a cabo, al menos durante los primeros años. Al solo disponer de 6 u 8 días de vacaciones, los trabajadores preferían distribuirlos de manera equitativa a lo largo del año.
Por otro lado, a los días de vacaciones pagados que se derivan de la tabla de vacaciones por año, el empleador tiene que sumarle, en su caso, los días de permisos retribuidos, así como aquellos otros días no laborables en los que el empleado, por ley, tenga derecho a descansar.
También se debe tener en cuenta lo que se denomina la prima vacacional, la cual, por defecto, debe representar el 25 % del salario del trabajador. En la práctica, algunas empresas aumentan este porcentaje como parte de su estrategia para captar y retener talento y aumentar la satisfacción del trabajador.
Analizamos cómo se calculan las vacaciones no disfrutadas en diversos escenarios
Reforma Laboral en México: cambios en la tabla de vacaciones
La reforma de Ley Federal de Trabajo en México para aumentar los días de vacaciones al año ha entrado en vigor el 1 de enero de 2023. México es hasta el momento el país con menos vacaciones de la OCDE, seguido de Honduras (10) y Paraguay (12). Esto podría cambiar muy pronto.
La reforma del artículo 76 y 78 de la LFT mejoraría las condiciones laborales de todos los empleados mexicanos, doblando sus días de vacaciones disponibles desde el primer año. Esto quiere decir que incluso las personas que recién empiezan a trabajar, dispondrías de 12 días al año de vacaciones pagadas.
La cantidad de días libres seguirá aumentándose a razón de dos días por año durante los primeros 5 años. Tras este primer periodo, la futura tabla de vacaciones funcionaría de la misma forma que la actual. Se aumentará 2 días cada 5 años, hasta llegar a los 30 días como máximo. La reforma fue aprobada por el Senado el 27 de septiembre de 2022 y entra en vigor a partir del 1 de enero de 2023.
| Años acumulados 2023 | Días vacaciones 2023 |
| 1 | 12 |
| 2 | 14 |
| 3 | 16 |
| 4 | 18 |
| 5 | 20 |
| De 6 a 10 | 22 |
| De 11 a 15 | 24 |
| De 16 a 20 | 26 |
| De 21 a 25 | 28 |
| De 26 a 30 | 30 |
Descubre las claves para gestionar una política vacacional flexible.
¿Es efectiva la tabla para calcular vacaciones?
Teóricamente, aplicar estas sencillas normas permite los empleados y al departamento de Recursos Humanos calcular fácilmente el número de días de vacaciones que corresponden a cada trabajador. Pero esto no es así cuando lo llevamos a la práctica, al menos, para empresas que ya disponen de un buen número de empleados.
La tabla de vacaciones es una herramienta útil, pero no muy eficaz para calcular con exactitud los días de vacaciones de cada trabajador, igual que pasa con una plantilla en Excel. Es difícil calcular los años trabajados de todos los empleados, así como cuantos días se han consumido o cómo organizar las vacaciones de toda una plantilla para que estas no afecten a la productividad de la empresa.
Por tanto, NO son opciones efectivas. Aquí la solución es contar con una solución tecnológica:
Contar con la tecnología, la mejor forma de automatizar el cálculo de tabla de vacaciones
Lo cierto es que la mejor manera de calcular las vacaciones de tus trabajadores es automatizar este proceso con un software de control de vacaciones y ausencias. En primer lugar, el software te permitirá calcular con exactitud los años trabajados por cada empleado y el número de días de vacaciones a los que tiene derecho, sin margen de error y sin necesidad de actualizar manualmente los datos.
En segundo lugar, es posible organizar con facilidad las vacaciones de todos tus empleados para evitar problemas de productividad en la empresa. El departamento de RR. HH tiene los datos de toda la plantilla en un mismo lugar, por lo que antes de aprobar cualquier solicitud de vacaciones, podrán comprobar la viabilidad de estas, así como organizarlas de forma más efectiva a lo largo del año.
Asimismo, la solicitud y aprobación de vacaciones por parte de los empleados – mánagers es también sencilla, ya que pueden realizarla desde el portal en cualquier dispositivo y en tiempo real, y con avisos y recordatorios gracias a los workflows… Esto facilita la comunicación entre las diferentes partes y aumenta la efectividad del proceso.
Por otro lado, aunque esta tabla de vacaciones es la norma actual, esta puede ser sometida a una revisión en cualquier momento, tal y como parece que va a suceder. Cuando esto suceda, el software se actualizará automáticamente, sin que esto suponga modificar todos los datos de todos nuestros empleados, algo que sí pasaría si trabajamos con una plantilla de Excel.
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Si trabajo 4 días de 12 horas. Las vacaciones se descuentan por día o por las horas?
Yo trabajo 4 días de 12 horas los descansos se toman en cuenta en las vacaciones o se respetan esa es mi duda porque el año pasado tomé las vacaciones y no no me respetaron los descansos
Cuántos días de vacaciones tengo que darle a un trabajador en 2024 de acuerdo a la nueva ley, si entró a laborar en 2021?
Me podrían decir si también por ley me corresponden dos días más de descanso aparte de los dieciséis que me tocan por cumplir 3 años ?? Mis vacaciones me fueron dadas el día 8 de septiembre cuántos días me corresponden
Tengo 8años y 9 meses, en mi trabajo cuantos días de vacaciones, me tocarán,
mi duda es que si agrego los días festivos y descansos a los diás que se pagan ya que se hace nómina semanal en la que se les paga las vacaciones, las cuales se dividen en 2 partes semana santa y diciembre pero hay personas a quienes les tocan mas de lo que es la semana ejemplo hay un trabajador que le corresponden 11 días y en la semana son 7 días contando el desanso aparte hay que considerar que el 25 y el 1 son descansos ¿le debo pagar 14 días?