Por qué implementar el teletrabajo en tu empresa

El teletrabajo o trabajo a distancia es una posibilidad cada vez más extendida entre las empresas. Tradicionalmente, esta opción era vista como una forma de externalizar unos determinados servicios o de descargar parte del volumen de trabajo en profesionales ajenos a la empresa. Actualmente, sus implicaciones van mucho más allá.

El trabajo a distancia ha dejado de ser un recurso en momentos de crisis o de sobrecarga de trabajo para convertirse en una medida ordinaria. Los trabajadores adquieren mayores responsabilidades al administrar su horario de trabajo en el domicilio y las empresas ganan en flexibilidad y dinamismo. Lógicamente, el teletrabajo también presenta algunos inconvenientes que no se pueden dejar de lado.

Qué es el teletrabajo

Por definición, el trabajo a distancia o teletrabajo consiste en el cumplimiento de la totalidad o parte del horario laboral fuera de las instalaciones físicas de la empresa.

El trabajador mantiene una comunicación fluida y regular con los responsables de la empresa o del departamento correspondiente, pudiendo organizar su tiempo como desee pero cumpliendo un calendario previamente acordado.

Lo más usual es que el teletrabajo ocupe solamente una parte de las tareas del empleado, que cumple con el resto de sus obligaciones de manera presencial. Excepcionalmente, en los casos en que sea inviable el desplazamiento del empleado a la oficina (periodos largos de convalecencia, situaciones familiares concretas…) puede ampliarse el trabajo a distancia a la totalidad de la jornada laboral.

En cualquier caso, la clave en el éxito de la fórmula del trabajo desde casa es la responsabilidad del empleado y su capacidad de organización.

No todos los profesionales consiguen autogestionar correctamente su tiempo de trabajo cuando están fuera de la oficina, por esa razón conviene contar con un software de control horario con el que hacer un seguimiento diario de las horas trabajadas.

A su vez, cuenta con un sistema de notificaciones capaz de enviar correos electrónicos cuando un trabajador no ha cumplido con su jornada laboral, alertar cuando se ha producido una ausencia injustificada, etcétera.

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Orígenes del trabajo a distancia

Aunque no existe un consenso al respecto entre los historiadores, una de las primeras manifestaciones del trabajo desde casa fue el sistema putting-out, que tuvo cierto éxito en Europa Occidental a mediados de la Edad Moderna. Los propietarios de los talleres permitían que los trabajadores realizaran el trabajo de producción desde casa. El sector textil fue uno de los más dinámicos en este sentido.

Con todo, la formulación actual del teletrabajo llegaría en la década de 1970. Suele atribuirse al físico norteamericano Jack Nilles la idea de favorecer el trabajo desde el domicilio de los empleados para ahorrar energía en el contexto de la crisis del petróleo. El experimento tuvo un éxito relativo pero abrió la puerta al desarrollo de un modelo laboral que había quedado totalmente orillado desde el s. XIX.

A finales de los noventa y comienzos del s. XX, las nuevas tecnologías hicieron posible el trabajo en remoto a través de Internet. Paralelamente, diferentes estudios comenzaron a poner en valor las ventajas competitivas que podían conseguir las empresas que apostaran por el trabajo desde casa.

7 ventajas del teletrabajo

Aunque las ventajas pueden diferir en función del sector económico o del modelo comercial de la empresa, estos serían algunos de los principales beneficios del teletrabajo tanto para la compañía como para los trabajadores.

Mejora de la productividad

Si el trabajo desde casa se implementa junto con una nueva política de objetivos para la plantilla, es posible que los trabajadores cumplan sus tareas de manera más eficiente. Además, los empleados pueden organizar mejor su tiempo para aprovechar los momentos de mayor concentración. El resultado es una de mejora de la productividad por hora trabajada.

Reducción del absentismo laboral y mayor compromiso

Las horas de trabajo perdidas se reducen considerablemente gracias a la mayor libertad horaria. Los empleados pueden atender otras obligaciones durante el horario que antes debían cumplir a rajatabla en la oficina.

Y, contrariamente a lo que cabría pensar, la mayoría de empleados a los que se les plantea la opción del teletrabajo suelen responder con un grado de autodisciplina muy destacado, aumentando su compromiso con el proyecto de la empresa.

Menor inversión en equipamientos

Si la empresa consigue que al menos una parte de la plantilla acepte la fórmula del teletrabajo, puede reducir su inversión en nuevos equipamientos. Para ello puede optarse por la rotación del teletrabajo, esto es, propiciar que siempre haya trabajadores cumpliendo sus tareas desde casa (precisando de menos espacio en las instalaciones de la empresa). También se reducen los costes operativos por el menor desembolso en mantenimiento.

Mejora de la conciliación familiar

Es una de las principales ventajas para los empleados y responde a una de las demandas más importantes de los profesionales de hoy. La dificultad para conciliar la vida laboral y la familiar debido a los horarios de la empresa desaparece en buena medida al ser el propio trabajador quien decide cuándo y desde dónde cumple sus obligaciones. Las tópicas secuencias cinematográficas en las que un padre de familia siempre llega tarde al partido de su hijo por culpa del trabajo pueden ser cosa del pasado.

Mayor motivación y satisfacción

Aspectos anteriormente descritos como la mayor facilidad para la conciliación familiar o la libertad horaria refuerzan la motivación del empleado. Este es libre de planificar su tiempo como considere siempre y cuando cumpla los objetivos previstos. Y si los alcanza con menos horas de trabajo que en la oficina, mejor. Por ello, también aumenta el grado de satisfacción con sus condiciones contractuales, al tiempo que mejora su valoración de la empresa.

Fomenta la responsabilidad corporativa

Como ya se ha indicado, el teletrabajo no es compatible con los empleados que no saben autogestionarse. Correctamente aplicado, este modelo laboral favorece la responsabilidad corporativa, ya que los trabajadores contraen un compromiso con la empresa que beneficia a ambas partes. Mientras se mantengan los buenos resultados, el empleado seguirá disfrutando del resto de ventajas del trabajo desde casa.

Modelo más atractivo para los mejores profesionales

Determinados perfiles de profesionales no están interesados en formar parte de la plantilla permanente de una empresa sino que prefieren ofrecer sus servicios exclusivamente por la vía del teletrabajo. Para la compañía, puede ser la única fórmula viable para disponer del mejor talento sin tener que asumir unos costes salariales excesivamente elevados.

Desventajas del teletrabajo

Por supuesto, el trabajo a distancia también puede plantear ciertos inconvenientes, especialmente si no se lleva a cabo de forma acertada.

Dificultad para implementar cambios organizativos

Si los responsables de los departamentos no confían en que los empleados completen correctamente sus tareas desde casa o estos no se comunican con regularidad con la empresa, el teletrabajo puede ser totalmente ineficaz. Es necesario adoptar ciertos cambios organizativos y no todas las empresas consiguen hacerlo.

Obstáculo para el trabajo en equipo

El trabajo en grupo puede ser relativamente sencillo cuando todos los miembros del equipo están físicamente presentes en una oficina pero se complica de manera considerable si estos se encuentran en puntos distintos. Una posible solución sería la de concertar reuniones de equipo periódicas en las instalaciones de la empresa aunque ello iría en contra del espíritu del trabajo en remoto.

Dilución de responsabilidades

Aunque el grado de disciplina personal es una de las claves en el éxito o el fracaso del teletrabajo, ello no significa que los managers dejen de supervisar por completo el trabajo de sus empleados. Las responsabilidades internas se mantienen intactas, solamente ha cambiado la manera de ejercerlas.

Por ello, si las tareas de supervisión no se adaptan con rapidez a este nuevo entorno laboral, es posible que el trabajo a distancia merme la competitividad de la empresa.

Seguridad en las comunicaciones

La ciberseguridad es una cuestión que preocupa cada vez más a las empresas, independientemente de si sus empleados trabajan en sus instalaciones o desde su domicilio.

En el segundo caso, las comunicaciones internas vía Internet son más numerosas e intensas, con documentos y datos sensibles. Consecuentemente, los sistemas informáticos y las redes utilizadas en casa deben contar con la protección apropiada.

Sectores que más se benefician del trabajo desde casa

El trabajo en remoto plantea desafíos pero también notables oportunidad a las empresas. Ahora bien, ¿cualquier sector productivo puede apostar por el teletrabajo? Por principio, sí. Pero siendo realistas, es evidente que algunos sectores resultan más compatibles con el trabajo a distancia que otros.

Las empresas de base tecnológica son, por su propia naturaleza, las más abiertas al trabajo desde casa. El hecho de que una parte importante de la actividad diaria se complete desde equipos informáticos convencionales facilita que estas tareas puedan trasladarse al hogar. Gigantes como IBM o Microsoft llevan años explorando esta vía.

Los empleos relacionados con el área comercial de las empresas también pueden salir de los límites físicos de la empresa. Al fin y al cabo, buena parte de las tareas de estos profesionales ya se lleva a cabo en el exterior.

Otro de los sectores donde más está creciendo el teletrabajo es el de las finanzas. El cierre de sucursales bancarias por la digitalización del sector y la demanda de servicios más personalizados son circunstancias que empujan hacia el trabajo en remoto.

El teletrabajo en España y en el mundo

Es muy difícil cuantificar la presencia del teletrabajo en la economía nacional (no digamos ya a nivel mundial) pero podemos analizar ciertos indicadores para pulsar si esta fórmula está teniendo éxito o no.

De acuerdo con los datos facilitados por Google para el ejercicio 2018, solo en España se registraron más de 35.000 búsquedas mensuales relacionadas con esta cuestión, con palabras clave como “teletrabajo”, “trabajo desde casa” o “trabajo a distancia”.

Existe, por tanto, un interés creciente por parte de los profesionales en saber más sobre esta opción y sobre las empresas que la ofrecen. Pero, ¿cuántas compañías están abiertas a esta posibilidad? El Instituto Nacional de Estadística (INE) muestra unas cifras considerablemente más positivas de lo que sería de suponer: un 27% de las empresas valora positivamente esta opción o ya la está aplicando.

Dos de las grandes empresas de trabajo temporal y Recursos Humanos ofrecen una visión algo diferente. Casi el 70% de los empleados españoles desearía realizar una parte de su jornada desde casa pero no se les da esa opción, según Randstad. Por su parte, Adecco cifra en 1,4 millones los trabajadores nacionales que ya estarían aprovechando esta modalidad laboral.

¿Y en el resto del mundo? La Encuesta Europea sobre Condiciones de Trabajo (EWCS, por sus siglas en inglés) realizó un exhaustivo estudio sobre el tema en 2015. Dinamarca es el país con mayor implantación del teletrabajo, ocupando al 37% de los trabajadores.

Le siguen Suecia (33%), Holanda (31%) y Reino Unido (26%). Este informe incluye tanto las jornadas íntegramente trabajadas desde casa como las que solo ocupan así una parte del horario.

El teletrabajo durante el coronavirus

El coronavirus ha provocado que el trabajo a distancia sea la alternativa más útil y segura para mantener la productividad e incluso mejorarla. Ya no hablamos de futuro, el teletrabajo es el presente.

Hemos preparado una guía muy completa sobre la transformación del modelo laboral gracias al teletrabajo.

Qué encontrarás en la guía:

1. Panorama global del teletrabajo
2. Ventajas y desventajas del trabajo en remoto
3. Pasos para implementarlo
4. Claves para medir y mejorar el rendimiento de los teletrabajadores
5. Herramientas que facilitan el desarrollo del home office
6. Empresas que implementaron el teletrabajo con éxito
7. Teletrabajo para combatir el coronavirus

¡Te animamos a descargarla!

Ley de Teletrabajo en España: Claves de la regulación

El martes 22 de septiembre de 2020 se aprueba la nueva ley sobre el Teletrabajo que define este modelo de trabajo como voluntario y con obligaciones para las empresas.

La regulación y el texto normativo aún necesita la aprobación de los organismos de CCOO, CEOE y UFT y contará con un plazo de un año para su transición y adopción de añadidos en su nomenclatura y legislación.

¿Cuáles son las claves principales de esta nueva ley del Teletrabajo?

Voluntariedad

El teletrabajo tendrá carácter voluntario tanto para el trabajador como para la empresa. Será una situación reversible y no podrá ocasionar el despido o la modificación de las condiciones laborales si el trabajador se niega a adoptar este modelo de trabajo. 

Además, los convenios colectivos podrán regular que el trabajo a distancia cumple con la normativa aprobada en el nuevo decreto-ley sobre el Teletrabajo.

¿Qué se considera como teletrabajo?

Para que la nueva normativa sobre el teletrabajo se aplique las horas trabajadas a distancia tendrán que ser de al menos el 30% de la jornada laboral durante un periodo de tres meses. Sería un día y medio a la semana como mínimo.

Es el punto de la ley del teletrabajo que más ha costado acordar por las diferentes posturas entre patronal y sindicatos. Los sindicatos apostaban por un porcentaje del 20% pero los los representantes de CEOE – Cepyme (empresarios) presionaron para subirlo al 30%. 

Tipos de teletrabajo según la ley

La regulación distingue entre:

• Trabajo presencial: el que se presta desde el centro de trabajo que elija la entidad.
• Teletrabajo: trabajo a distancia realizado de forma permanente o de manera prevalente por medios y sistemas informáticos o telemáticos).
• Trabajo a distancia: actividad laboral desde el domicilio o el lugar elegido por el empleado con carácter regular.

¿Quién paga los gastos del Teletrabajo?

El aspecto que más fricción ha creado durante la negociación. El nuevo decreto-ley sobre el Teletrabajo establece que la empresa se encargará de la dotación y el mantenimiento de las herramientas, medios y equipos que necesite el empleado para trabajar en remoto. 

A su vez, la ley también expresa que el “desarrollo de la actividad tiene que ser sufragado o compensado por la empresa”. Aquí llegarán problemas para concretar qué gastos sí cubre la empresa y cuáles no. Los convenios colectivos podrán establecer el mecanismo para determinar y compensar los gastos

¿El decreto-ley sobre el Teletrabajo garantiza la flexibilidad horaria?

Sí, pero establece que se pueden fijar unos tiempos de disponibilidad obligatoria. Es decir, hay flexibilidad horaria siempre que se garantice el tiempo de trabajo y de descanso marcado por la ley; pero hay una granja horaria en la que el empleado debe estar disponible.

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¿Se garantizan los mismos derechos que en el trabajo presencial?

Sí, tendrá exactamente los mismos derechos que si la actividad se desarrollase de manera presencial. No se puede modificar el sueldo, la duración del contrato, el tiempo de trabajo y se debe garantizar la formación y el plan de carrera. 

¿Hay que firmar un acuerdo entre empresa y trabajadores?

Sí. Debe formalizarse por escrito el acuerdo para trabajar en remoto entre la entidad y el empleado. La empresa cuenta con un plazo de 10 días para entregar un texto a los representantes de los trabajadores y después este lo deberá remitir a la oficina de empleo. 

En ese acuerdo debe aparecer un “contenido mínimo obligatorio” con los 12 puntos que destaca el texto normativo. Es decir, instrucciones, los gastos que se asumen, los medios y equipos que se otorgan, el tipo de horario, el lugar elegido y la duración. 

Relación con el coronavirus

El último texto del decreto-ley sobre el Teletrabajo establece que las empresas que hayan implantado esta modalidad laboral a causa de la COVID-19 no tendrán que cumplir formalmente con todos los puntos de la ley, sin embargo, sí tendrán que cubrir los gastos en los que incurra el empleado para realizar su trabajo a distancia. 

Control del Teletrabajo

Se confirma que se podrá controlar el desempeño durante el trabajo a distancia. Pero no se aclara cómo. La empresa podrá adoptar las medidas que considere “más oportunas de vigilancia y control” para garantizar el rendimiento de su plantilla y el cumplimiento del horario; siempre que se respete la dignidad e intimidad del trabajador.

A su vez, no se podrá exigir que el trabajador instale programas o aplicaciones en dispositivos de su propiedad.

La manera más sencilla de supervisar el rendimiento del teletrabajador y ayudarle a cumplir con los objetivos es un software de Recursos Humanos. Le dotarás de herramientas para la gestión del talento, potenciarás su productividad y cumplirás con la legislación. Y no sentirá una presión o control por parte de la empresa.

Un software de Control Horario, clave del teletrabajo

Con la entrada en vigor de la ley de Control Horario fichar se convirtió en una cuestión obligatoria para todas las empresas. Ahora con la ley de Teletrabajo se hace esencial.

Por fortuna, contar con un software de control horario permite a las compañías agilizar todas estas cuestiones y cumplir con la normativa.

La plataforma de control horario permite a los empleados introducir sus horarios de entrada y salida desde cualquier lugar –se trata de una plataforma en la nube para el registro de jornada 100% online–.

En concreto, sus opciones de personalización y ágil uso ofrecen la posibilidad de:

• Generar informes con validez jurídica (cuando sea necesario).
• Olvidar las plantillas Excel y los errores asociados a su uso y a la introducción manual de datos.
• Optimizar los tiempos de todo el equipo con distintos flujos de solicitudes y aprobaciones ágiles.
• Reducir costes operativos de todo el área de Recursos Humanos.
• Enviar a cada empleado su correspondiente registro de horas a final de mes.
• Asignar diferentes tipos de horas extra.
• Visualización y descarga de informes con tiempos teóricos, ausencias y tiempos reales.