Todo lo que debes saber sobre la solicitud de vacaciones

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, encargado de regular las vacaciones en España, o el artículo 76 de la Ley Federal de México (también otras legislaciones de Latinoamérica) establecen que todos los trabajadores tienen derecho a un periodo vacacional económicamente retribuido. Sin embargo, gestionar la solicitud de vacaciones de toda una plantilla no siempre resulta fácil. Te contamos cómo hacerlo y los entresijos legales más importantes.

Si quieres saber más sobre cuestiones legales y otras dudas sobre la gestión de vacaciones puedes recurrir a nuestro artículo sobre las 19 preguntas más importantes sobre vacaciones de trabajo.

Solicitud de vacaciones: cuántos días corresponden a cada empleado

En el caso de la legislación española, las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable de todo trabajador. Salvo cuando los convenios colectivos establezcan otra cosa, los trabajadores dispondrán de un descanso de al menos 30 días naturales por cada año trabajado.

Si quieres ver como es la prima vacacional en México… no te pierdas el post.

Si tu empresa se rige por días laborables, tus empleados podrán solicitar hasta 22 días por año. Se entiende por día natural cualquiera de los 365 que tiene el año. Por el contrario, se consideran días laborables (o hábiles) todos aquellos en los que se trabaja.

Ninguna empresa podrá incumplir o reducir esta cantidad de días, a no ser que sea para mejorarla otorgando más días de vacaciones a sus trabajadores. En todo caso, los días solicitados no tendrán por qué ser consecutivos y podrán disfrutarse durante cualquier momento del año, compatiblemente con las necesidades de cada organización.

Cómo se envía una solicitud de vacaciones

Antes de poder gozar del descanso anual que les corresponde, tus empleados necesitarán realizar una solicitud de vacaciones formal. El método más tradicional para hacerlo es redactar y entregar una carta de solicitud de vacaciones.

Esta carta tendrá carácter oficial y podrá entregarse:

• En mano. En este caso la empresa deberá sellar o firmar como recibido el documento.
• Por burofax (copia física u online) con acuse de recibo y certificación de contenido. A continuación, la empresa deberá entregar al trabajador una carta de concesión, confirmando el otorgamiento del descanso solicitado.
• Por e-mail, mejor si es con acuse de recibo.

Una vez que te hayan solicitado las vacaciones, tienes que notificar su aprobación o rechazo. Desde Bizneo HR os ofrecemos un ejemplo sencillo para comunicar las vacaciones:

Pero sin duda es mejor optar por una opción profesional y más avanzada, nuestro software de control de vacaciones automatizado permite que los empleados se autogestionen las vacaciones y, así, los responsables solamente tengan que aceptar o rechazar sus solicitudes.

Una manera sencilla de optimizar el proceso y evitar perder el tiempo con papeleo, correos o discusiones para poner de acuerdo a toda la plantilla.

¿Pueden las empresas negar el periodo de solicitud de vacaciones?

Recuerda que las empresas tienen derecho a negar el periodo vacacional solicitado por sus empleados. Sin embargo, esto no significa que las empresas puedan imponer las fechas de vacaciones.

Simplemente, las empresas podrán negar el periodo de solicitud de vacaciones:
Por necesidades de servicio.

• Si el convenio establece cuando tomarlas y las fechas solicitadas no corresponden a las fijadas por convenio.
• Si el periodo solicitado coincide con el periodo solicitado por otros trabajadores del mismo puesto o nivel.

Estas causas deberán estar debidamente justificadas. Tras negar una solicitud de vacaciones, lo recomendable es que la empresa intente negociar un periodo nuevo de vacaciones con el trabajador. Tal como indica la ley, esto deberá hacerse al menos dos meses antes del disfrute de las mismas.

Sin embargo, cuando la empresa quiere dejar de contar con ese trabajador y planea despedirle o no renovarle puede optar por pagar las vacaciones no disfrutadas y evitar los juicios.

Si el trabajador no está de acuerdo con la denegación, puede demandar a la empresa y esperar la decisión del juez. En todo caso, el trabajador no podrá tomarse las vacaciones por su cuenta ya que ello podría ser causa de despido disciplinario.

Cómo digitalizar la solicitud de vacaciones

Recuerda que NO es obligatorio que la solicitud de vacaciones se realice por escrito, a través de una carta o enviando un correo electrónico. De hecho, las nuevas tecnologías permiten sustituir la tradicional carta de vacaciones por herramientas mucho más ágiles y eficientes.

Con un software de gestión de vacaciones podrás profesionalizar la gestión de las vacaciones y ausencias de tus empleados, gestionando a través de un único interfaz toda la información relativa al calendario laboral y a las ausencias, bajas y vacaciones de cada uno de los empleados de tu empresa.

Ventajas de digitalizar tu proceso de solicitud de vacaciones:

• Optimizarás el tiempo del trabajador.
• Optimizarás el tiempo de la empresa.
• Tus empleados no deberán preocuparse de buscar e incluir datos como DNI, firmas, sellos, copias.
• Tus empleados podrán cómodamente hacer la solicitud de vacaciones desde su móvil o a través del web.
• Podrás hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales y mantenerte al tanto de las vacaciones de toda la plantilla o por empleado.
• Evitarás errores y el solapamiento de vacaciones en tu equipo.
• Podrás configurar criterios generales o específicos de días disponibles según el rol o tipo de perfil.
• Podrás tipificar el tipo de ausencias que se pueden gestionar en cada calendario: vacaciones, permiso de bodas, bajas, festivos, entre otros.
• Controlarás más fácilmente los festivos o celebraciones concretas, a nivel local, regional o nacional.
• … ¡y mucho más!

¿A qué esperas?

Solicitud de vacaciones: qué elementos debe reflejar

En cualquier caso, debes saber que una solicitud de vacaciones debe contar con una serie de elementos esenciales:

• Los datos del trabajador. En todo caso deberán aparecer su nombre y documento de identidad. También es recomendable que aparezca su domicilio a efecto de notificaciones.
• Los datos de la empresa.
• El número de periodos de vacaciones que desea solicitar el trabajador.
• La cantidad de días disfrutados en cada periodo.
• La fecha inicial y final de cada periodo de descanso.

Todos ellos los incluye automáticamente el software de Bizneo HR.

Plantilla de solicitud de vacaciones en excel

Muchas empresas utilizan una plantilla para la solicitud de vacaciones en Excel. Más anticuado aún es utilizar una hoja física, modelo o formato para solicitar vacaciones que pueden ofrecer a sus empleados para que cursen la solicitud, se trata de un documento físico que, en primer lugar, puede perderse.

Es difícil de almacenar con seguridad, garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y, además, no acaba con los solapamientos, no incluye recordatorios, y resulta difícil de encontrar.

Emplear una plantilla en Excel para la solicitud de vacaciones tampoco es buena opción, pues puede conllevar los típicos problemas de la introducción manual de datos, errores al no contar con un sistema automatizado profesional que garantice el correcto funcionamiento y tampoco garantiza el acceso seguro al documento.

Aun así, nuestros consultores de Recursos Humanos han desarrollado una plantilla para solicitar vacaciones en excel, que sirve para empresas pequeñas o organizaciones en una etapa inicial de digitalización. La puedes descargar completamente gratis:

Recomendamos una vez que se haya probado este sistema dar un paso más y contar con verdadera tecnología de Recursos Humanos con un software de control de vacaciones.