Trabajar a distancia: 12 claves para medir el rendimiento del trabajador

De acuerdo con los datos de Eurostat referidos al ejercicio 2015, trabajar a distancia se ha afianzado como una medida de flexibilidad horaria muy extendida en el centro y el norte de Europa. 

Países como Dinamarca, Suecia y Holanda cuentan con porcentajes superiores al 30% en cuanto al número de trabajadores que desarrollan la totalidad o parte de su jornada laboral a distancia. Por el contrario, una encuesta de Infojobs constató que apenas el 19% de los profesionales españoles disfrutaba de esta posibilidad. 

En las últimas semanas, la mayoría de empresas se han visto obligadas a implementar a marchas forzadas sistemas de teletrabajo debido al confinamiento de la población a causa del coronavirus. 

No obstante, muchas compañías han empezado a constatar ciertas disfunciones, fruto, posiblemente, de la falta de preparación previa para gestionar correctamente el teletrabajo. Y es que, para trabajar a distancia de manera productiva es necesario que las empresas se doten de una estrategia de evaluación acorde a las nuevas circunstancias.

Teletrabajo por el coronavirus en España

El sábado 14 de marzo, el Gobierno de España declaraba el Estado de Alarma e imponía un severo confinamiento domiciliario de la población para frenar el rápido avance del coronavirus en nuestro país. El lunes siguiente, y aunque los desplazamientos por motivos laborales seguían estando permitidos, una parte importante de las empresas españolas optaba por trabajar a distancia.

Vodafone, Bankia o El Corte Inglés fueron algunas de las primeras grandes firmas en apostar por esta fórmula. Las pymes fueron algo más reticentes pero, poco a poco, también han tenido que abrirse al home office. Para muchas de ellas, trabajar a distancia era la última posibilidad antes de solicitar un ERTE (en algunos casos, se han combinado ambas medidas).

El teletrabajo coronavirus nacía, sin embargo, de manera precipitada y sin que las empresas supieran muy bien cómo iban a gestionar esta rápida transición.

Hemos preparado una guía muy completa sobre la transformación del modelo laboral gracias al teletrabajo y cómo se ha potenciado durante el coronavirus para mantener la productividad.

El teletrabajo ha venido para quedarse, aprende todo sobre su funcionamiento:

Trabajar a distancia: ¿por qué es tan importante evaluar al empleado?

La práctica totalidad de los trabajadores españoles disponen de conexión a Internet en su domicilio y, en términos generales, esta es de una calidad suficiente como para soportar una jornada entera de teletrabajo coronavirus. Ocurre que las posibilidades técnicas no son el único aspecto que hace posible el teletrabajo. La evaluación de los empleados resulta absolutamente imprescindible para que este modelo de gestión laboral obtenga los resultados deseados.

Medir el rendimiento de los trabajadores en el hogar requiere el uso de una tecnología específica que dote tanto a los empleados como a los managers de las herramientas necesarias para realizar un seguimiento preciso de la actividad laboral. 

No se trata de monitorizar todas las acciones del empleado sino de comprobar que su trabajo se desarrolla al ritmo previsto y está cumpliendo todos los indicadores previamente acordados. En caso contrario, puede generarse una sensación de falta de control que impacte negativamente en la productividad laboral.

Obviamente, la evaluación del trabajo a distancia no puede seguir los mismos criterios que la que se realiza en las instalaciones físicas de la empresa. Por ello, resulta preceptivo ajustar los parámetros para medir el rendimiento laboral al trabajar desde casa. 

El software de Recursos Humanos ayuda a dar este paso tan delicado gracias a la sencillez de sus aplicaciones. Una funcionalidad que, al mismo tiempo, permite llegar a todos los ítems relevantes para asegurar la buena marcha del teletrabajo.

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Trabajar a distancia: 12 claves para medir el rendimiento del trabajador

El teletrabajo presenta una serie de particularidades que obligan a modificar el enfoque tradicional de la gestión laboral, ¿cómo deberían proceder las empresas para asegurar su competitividad cuando habitualmente buena parte de la plantilla trabaja a domicilio?

1. Establecer objetivos claros y realistas

El primer paso para implementar un sistema de teletrabajo, independientemente de las circunstancias que motiven su puesta en funcionamiento, es establecer las metas que debe alcanzar cada empleado. Unos objetivos que deberán ajustarse a la nueva realidad del trabajador y que este tendrá que conocer antes de proceder con el trabajo a distancia.

Este paso muchas veces se pasa por alto y se mantienen los mismos criterios que habían regido hasta la fecha. En otras ocasiones, lo que sucede es que las nuevas metas son poco realistas, especialmente en lo que respecta a los plazos. 

Trabajar a distancia requiere de un tiempo de adaptación, variable en función de las características del puesto de trabajo, y que conviene respetar para no causar ansiedad o estrés en el empleado.

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2. Fomentar la responsabilidad y cuidar la motivación

El empleado que va a trabajar a distancia asume el compromiso de mantener su dedicación a la empresa en un contexto en el que, por razones evidentes, no se le podrá supervisar con la misma intensidad que en su entorno de trabajo habitual.

Se recomienda crear un decálogo de buenas prácticas, que será aceptado y seguido por todos los empleados. La idea principal es que la empresa confía en su profesionalidad, por lo que espera que actúen con responsabilidad.

En línea con este principio, las empresas también deben cuidar la motivación de sus empleados, un aspecto esencial para mantener o mejorar los resultados y que es más difícil de administrar desde la distancia. 

Con programas para encuestas específicos de recursos humanos podrás recabar opiniones de los trabajadores, a fin de constatar su grado de motivación o su compromiso corporativo. También pueden recogerse impresiones sobre las últimas decisiones de la empresa, cómo creen que están rindiendo desde casa o aspectos a mejorar.

3. Poner el acento en las prioridades

El teletrabajo por el coronavirus ha puesto de manifiesto que, cuando esta fórmula se aplica precipitadamente, no es posible mantener el mismo nivel de rendimiento laboral, al menos, durante el periodo de adaptación. 

Por consiguiente, los responsables de los equipos tienen que dirigir a los empleados hacia la consecución, preferentemente, de los objetivos que se consideren prioritarios. Posteriormente, podrán perseguirse las metas secundarias. 

4. Analizar preferentemente las tareas más relevantes

Ligado a lo anterior, los managers y la dirección de la empresa no deberían poner el mismo énfasis en evaluar las tareas principales y las complementarias. La productividad de los equipos puede medirse en función de las tareas principales que completen a lo largo de un periodo predefinido, como una semana o un mes. 

Los informes de evaluación del desempeño permiten analizar las habilidades y cualidades que tiene cada trabajador y compararlo con el requisito requerido de la competencia clave para el puesto.

Hay que pensar que estas tareas relevantes suponen la base de la actividad de la empresa, de ahí que que el feedback sea fundamental para resolver los problemas con rapidez.

5. Reorientar la cultura corporativa hacia la consecución de resultados

Trabajar a distancia propicia que la evaluación de los trabajadores deba realizarse en base a métricas lo más objetivas posible. Esto choca con los enfoques más tradicionales, en los que el trato cercano con los empleados permite un seguimiento más subjetivo de su desempeño. 

Ocurre que, muchas veces, esta segunda visión puede ser contraproducente, ya que quizá se dejen de medir aspectos que pueden tener un peso relevante en los resultados de la compañía.

Así, el teletrabajo puede ser una buena oportunidad para reorientar la cultura corporativa hacia la consecución de resultados. No se trata de eliminar por completo el factor humano, lo cual sería altamente contraproducente, sino de construir un sistema de evaluación laboral mucho más aséptico y desprovisto de sesgos. 

El software de evaluación ofrece diferentes posibilidades para la medición del desempeño laboral, ajustándose a las características de cada puesto de trabajo y facilitando la elaboración del Feedback para la plantilla.

6. Registrar con rigor las horas trabajadas

Es uno de los puntos más sencillos de cubrir gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologías. El teletrabajo no es sinónimo de libertad horaria absoluta, por lo que es razonable que la empresa y el empleado acuerden un horario concreto para la realización de las tareas diarias (con mayor o menor flexibilidad, según el caso). 

Por consiguiente, la compañía debería asegurarse de que el trabajador está cumpliendo efectivamente las horas de trabajo comprometidas.

Paralelamente, la monitorización de las horas trabajadas debería ir acompañada por el registro de las actividades realizadas durante la jornada laboral. La compañía puede ver con relativa facilidad si el empleado ha cumplido su horario.

Hay aplicaciones en la nube para el control horario de los trabajadores y permite recopilar información sobre el trabajo realizado en cada jornada. A su vez, este sistema puede generar informes con validez jurídica.

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7. Ofrecer apoyo a los trabajadores

Cuando el teletrabajo se implementa de manera generalizada y por motivos de fuerza mayor, muchos trabajadores se sienten desorientados e inquietos ante esta nueva situación.

 La empresa debe asegurarles el apoyo necesario para adaptarse a su nueva realidad laboral. Facilitarles toda la información necesaria sobre los objetivos y los criterios de evaluación o mostrarse dispuestos a resolver dudas contribuye a alejar la incertidumbre.

8. Potenciar las competencias digitales

La implementación de sistemas digitales de fácil manejo y con un diseño eminentemente intuitivo puede agilizar de manera considerable el difícil tránsito hacia el teletrabajo. Pero no hay que dar por supuesto que todos los trabajadores están en condición de utilizar los recursos tecnológicos de manera apropiada y desde el primer minuto. 

En algunos casos, la empresa tendrá que ofrecer formación específica para que los empleados adquieran las competencias digitales necesarias para trabajar desde casa. Conviene ser lo más precisos posible en la detección de las carencias formativas para que esta fase de adaptación se complete con mayor rapidez.

9. Mantener una buena comunicación

No todos los empleados reaccionan del mismo modo cuando se ven en la tesitura de administrar todo su trabajo desde casa. 

Muchos profesionales se adaptan rápidamente pero otros se muestran más dubitativos y acusan la inseguridad por la falta de experiencia. Para aliviar esta situación, la empresa debe mantener abiertos canales de comunicación fluidos y confidenciales. 

10. Definir correctamente los puestos compatibles con el teletrabajo

El teletrabajo por el coronavirus ha empujado a muchas empresas a trabajar a distancia sin detenerse a considerar qué puestos de trabajo resultan más o menos compatibles con este sistema. 

En un contexto menos apremiante, la empresa debería realizar un análisis muy completo de todos los puestos existentes, para observar qué funciones pueden cumplirse con normalidad desde casa y qué tareas deberían gestionarse desde las instalaciones de la compañía.

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11. Actualizar las normas de funcionamiento de la empresa a las nuevas realidades laborales

Las normas de funcionamiento interno de la mayoría de empresas están diseñadas para responder a un mismo contexto: el trabajo en las instalaciones físicas. Por consiguiente, estos reglamentos deben modificarse para cubrir también el trabajo a distancia. En este sentido, aspectos como la gestión de la documentación y los criterios de almacenamiento y conservación de datos también deben reajustarse a la nueva realidad.

Una vez se hayan modificado los reglamentos internos, la empresa deberá comunicar a la plantilla las nuevas condiciones que se aplicarán con motivo de trabajar a distancia. 

Esto incluye las cuestiones legales, dado que en muchos casos se va a proceder a un cambio en las condiciones contractuales de los empleados. Para facilitar el acceso a la información, así como para asegurar la correcta administración de los documentos internos es necesario tener un sistema de gestión documental ágil y eficiente.

12. Confiar en los empleados

Finalmente, las empresas tienen que asumir que los empleados van a responder positivamente a su nueva realidad laboral y que se regirán por los mismos criterios de profesionalidad que han seguido hasta la fecha. 

Obviamente, la compañía llevará a cabo el seguimiento pertinente de las jornadas laborales y pondrá especial atención en la evaluación de los resultados. Con todo, confiar en los empleados es fundamental para que el teletrabajo se implemente con éxito.

 5 mitos de trabajar a distancia

Trabajar a distancia ha sido objeto de ciertas críticas que no siempre se han correspondido con la realidad. Es cierto que pueden originarse problemas, especialmente en los primeros compases del teletrabajo. No obstante, algunos reparos sobre esta modalidad laboral resultan infundados.

1. Sensación de aislamiento o impersonalidad

Se trata de una cuestión de índole psicológica. El trabajador que ha desarrollado la mayor parte de su carrera laboral en entornos de trabajo físicos puede sentirse aislado al tener que trabajar desde su domicilio. Esto puede generar cierta sensación de impersonalidad, al perderse el calor humano y reducirse el contacto con el resto de empleados.

El contexto del teletrabajo por coronavirus no lo permite pero, en cualquier otra circunstancia, el trabajo remoto es solamente una medida de flexibilidad laboral que no implica que cese por completo la actividad desde las instalaciones de la empresa. 

Así el teletrabajo resulta perfectamente compatible con la visita periódica a la sede de la compañía e, incluso, con el desarrollo allí de algunas jornadas de trabajo.

2. Falta de control sobre la plantilla

Tal y como hemos visto en un apartado anterior, los software más avanzados permiten un control bastante exhaustivo de la actividad laboral a domicilio. Los trabajadores rinden cuentas periódicamente y los managers y responsables de RR. HH. cuentan con herramientas para monitorizar las horas trabajadas o supervisar las tareas realizadas.

3. Caída de la productividad

Es el gran temor de muchas compañías. Ya hemos visto que los resultados pueden verse afectados en un primer momento pero solamente si el teletrabajo se ha implementado de manera precipitada, incompleta o defectuosa.

Según un estudio de la Gerencia de Recursos Humanos de Indecopi, el teletrabajo mejoró el rendimiento individual un 30%, mientras que el trabajo colectivo mejoró hasta en 10% respecto de la meta propuesta.

Seguir un calendario coherente para la puesta en marcha de este sistema de trabajo, facilitar pautas claras a los empleados y evaluar correctamente el rendimiento laboral son las claves para evitar una merma de la productividad.

4. Jornadas laborales más reducidas

Es común pensar que, si el empleado carece de un supervisor que esté físicamente pendiente de su presencia en el puesto de trabajo, este no cumplirá la totalidad de horas comprometidas en su contrato. 

Es una idea un tanto inexacta porque los programas de control horario permiten un seguimiento muy riguroso de las horas de trabajo y porque lo más importante no es el tiempo dedicado sino la productividad. 

Así, es posible que el empleado necesite ocupar menos horas de trabajo para conseguir los objetivos previstos. De ahí, una vez más, el interés en evaluar debidamente a los empleados.

5. Dificultades para conciliar la actividad laboral y la dedicación familiar

Es una queja relativamente extendida entre los empleados, algunos de los cuales presuponen que, al trabajar desde el hogar, acabarán mezclando los asuntos laborales con los estrictamente familiares. No tiene por qué ser así si el profesional sigue un horario de trabajo tal y como lo haría en las instalaciones de la empresa. 

Únicamente debe tener la precaución de habilitar un espacio en su domicilio en el que haya pocas interferencias por parte de sus familiares. En cualquier caso, es posible que el empleado necesite formación específica para aprender a gestionar su nuevo entorno laboral.

Extiende toda esta información descargando la guía: Teletrabajo: La transformación del modelo laboral. La guía ofrece información de esta forma de trabajo en diferentes países, casos de éxito, referencia de herramientas para aplicarlo con éxito, y más.