Desde ese momento, miles de empresas se han visto obligadas a trabajar a distancia, algunas con serias dificultades para adaptar sus labores habituales. Como respuesta a estos problemas, veremos que existen herramientas que hacen fácil el proceso de adaptación.
Lo que antes se entendía como una posibilidad para trabajadores por cuenta propia o empleados externos, en 2019 ya había adquirido un importante grado de implantación en todo el mundo. Según el Eurostat, estados como Finlandia o Países Bajos alcanzan el 15% de teletrabajadores habituales.
Sin embargo, los datos del INE señalan que España no llega al 5% (Madrid es la referencia con un 9,7%). Las cifras oficiales son aún menores en México, donde rondan el 3,5%, o en Colombia, que apenas se acerca al 2%.
Tabla de contenidos
- 1 7 pasos para trabajar desde casa
- 1.1 Análisis interno de la empresa
- 1.2 Planificación del modelo y el software con el que trabajar desde casa
- 1.3 Desarrollo de herramientas para la comunicación interna
- 1.4 Garantía de la seguridad y de la protección de datos
- 1.5 Periodo de prueba
- 1.6 Adopción del trabajo remoto y control de los trabajadores
- 1.7 Supervisión periódica del rendimiento
- 2 Medidas para facilitar el trabajo en remoto
- 3 ¿Trabajar desde casa sin prueba piloto ni formación previa?
- 4 Trabajar desde casa: ejemplos de empresas
7 pasos para trabajar desde casa
La iniciativa para trabajar desde casa no es únicamente un movimiento en beneficio de los trabajadores. La dirección de la compañía debe entender que se trata de un plan que puede hacer mucho bien dentro de la organización.
Diferentes estudios señalan que mejora la productividad en el trabajo, la satisfacción del empleado y permite contratartalentos que de otra manera no se podría captar para la organización.
Análisis interno de la empresa
Antes de lanzarse a imponer un nuevo modelo de trabajo, es necesario evaluar las capacidades del negocio para asumirlo. No todas cuentan con los recursos o el personal adecuados para el asentamiento del teletrabajo. Hay una serie de preguntas que la empresa debe plantearse:
¿Puede su tarea realizarse a distancia?
¿Sería necesario que los empleados se formasen en el uso de herramientas digitales para trabajar desde casa?
¿Tienen en sus hogares las condiciones necesarias para trabajar?
De la respuesta a estas cuestiones dependerá la viabilidad de cualquier proyecto futuro.
Planificación del modelo y el software con el que trabajar desde casa
Una vez evaluadas las necesidades, el siguiente paso es estudiar los objetivos, tiempos, responsabilidades, beneficios, riesgos y recursos necesarios que permitan la elaboración de un plan estratégico para instaurar el teletrabajo dentro de la organización.
Dentro de esa planificación, es clave decidir las plataformas que sostendrán la red de trabajo en remoto; esos dispositivos y herramientas serán las que se utilizarán día a día y de ellas dependerá en buena parte el rendimiento de los empleados.
Aquí entran tanto los equipos informáticos como el software de Recursos Humanos especializado que se contrate. Nuestra herramienta trata de hacer más sencilla la gestión del personal y facilitar del trabajo desde casa con una serie de soluciones tecnológicas punteras: control horario, gestión documental, evaluación del rendimiento, portal del empleado y el mánager o encuestas.
Herramientas que automatizan y agilizan procesos que antes requerían mucho personal y horas de trabajo.
Desarrollo de herramientas para la comunicación interna
Expertos en la materia; como Keith Ferrazzi, fundador y CEO de Ferrazzi Greenlight; señalan esta fase como vital para el correcto desarrollo del trabajo desde casa:
“Si el gerente no crea canales de comunicación abiertos, el trabajador remoto se sentirá literalmente “remoto” y olvidado”.
Un buen sistema será útil para los empleados, que se sentirán valorados. Pero es que, además, el feedback que reciba la empresa será fundamental para optimizar las herramientas del home office. Ambos beneficios conducen a un crecimiento de la productividad.
Un proceso tan complicado como el de crear y perfeccionar un sistema de comunicación se escapa a las posibilidades de muchas organizaciones. Para ello aparecieron plataformas en línea como un ‘Portal del empleado y del mánager’.
Se trata de un software que centraliza todas las necesidades comunicativas en tiempo real y agiliza el trabajo de los equipos de Recursos Humanos.
Para cumplir con las necesidades comunicativas también es esencial contar con un programa de encuestas anónimas. Este fomenta un clima laboral opinativo en el que los empleados se sientan involucrados en la mejora del teletrabajo.
Así, la organización será la primera en saber si algo no funciona como debería o si uno hay riesgo de fuga de talentos Las encuestas adquieren importancia también a la hora de evaluar el rendimiento del personal.
Garantía de la seguridad y de la protección de datos
Implementar el trabajo desde casa obliga a tomar ciertas medidas de protección especiales. Hay que tener en cuenta que los empleados utilizan sus propios equipos y redes, por lo que existen más riesgos para la seguridad. Si un virus entra en un dispositivo de trabajo remoto, podría infectar a los servidores de la empresa. De esta forma, la organización sería vulnerable al robo de datos, se podrían dañar sus páginas web o sufrir una suplantación de su identidad.
El uso de redes virtuales privadas o VPN permite crear una red local, pero accesible a equipos de cualquier parte del mundo. Así es posible asegurar las conexiones en línea y utilizar redes Wi-Fi de forma segura.
Otra medida recomendable es contar con un protocolo de seguridad inalámbrica del tipo WPA-Enterprise. Cuando los usuarios quieran conectarse a la red, necesitarán presentar sus credenciales de acceso al sistema. Tener los equipos actualizados y disponer de un software antivirus profesional también es esencial.
A la hora de manejar con seguridad todos los archivos de la empresa, conviene que el equipo de RR.HH. disponga de un software de gestión documental.
Un gestor documental ayuda a guardar y compartir contratos, nóminas, facturas, exámenes, manuales de formación, solicitudes o documentos legales entre otros.
Con esta herramienta, la organización cumple con la exigente normativa de protección de datos (RGPD) y asegura la información propia o de terceros almacenada por la empresa.
Periodo de prueba
Es recomendable que, antes de fijar el modelo de forma definitiva, se realicen una o varias pruebas piloto durante 4 o 6 meses. Esto permitirá medir la eficiencia del sistema y realizar las acciones de mejora que sean necesarias.
Durante este periodo, es importante que un equipo lidere y coordine el proyecto para la adecuada formalización y socialización de todos los miembros de la organización implicados. Los canales de comunicación interna serán de gran valor en esta fase de corrección de posibles errores.
Adopción del trabajo remoto y control de los trabajadores
Cuando el equipo que ha guiado el proyecto tenga resueltas las incidencias propias del periodo de prueba, será el momento de dar el salto y adoptar el modelo definitivo. Esto no quiere decir que no pueda haber modificaciones continuas para seguir mejorando la eficiencia del trabajo desde casa.
En este momento, una de las mayores preocupaciones de los empresarios pasa a ser la gestión del tiempo por parte de sus teletrabajadores. Sin embargo, hay programas informáticos que permiten que la organización y sus responsables optimicen las horas de trabajo.
Un software de control horario aporta seguridad y control a la empresa, y a la vez da flexibilidad al trabajador. Todo ello en perfecta sintonía comunicativa y durante las 24 horas.
Una de sus mayores ventajas está en la capacidad para adaptarse a esas multinacionales con empleados por todo el mundo (cada uno con sus franjas horarias, festivos nacionales, periodos vacacionales, eventos, emergencias, etc).
Supervisión periódica del rendimiento
Para las empresas es indispensable evaluar si la adopción del trabajo en remoto ha sido efectiva y, si como esperaban, mejora la productividad. La evaluación del desempeño del personal que trabaja desde su casa es posible gracias a los software de evaluaciones.
Con él y con las encuestas es posible identificar el talento clave de la organización, si es necesario formar a todos o solo a algunos empleados y los puntos a mejorar.
La empresa fomenta la competitividad y los valores empresariales y, a su vez, puede recompensar a los trabajadores más efectivos en base a datos objetivos. En definitiva, posibilita fijar expectativas específicas para cada uno de los empleados, mejorando su rendimiento y orientándoles hacia resultados concretos.
Un software con todas estas posibilidades aporta solidez a las bases de un negocio digitalizado a largo plazo.
Medidas para facilitar el trabajo en remoto
Además de los pasos para poner en marcha un equipo de trabajadores remotos, hay una serie de medidas que les permiten hacer sus tareas de forma más conveniente, accesible y llevadera:
- Querer a los mejores, pero que estos vivan demasiado lejos. Este es el dilema de muchas empresas. Ofrecerles trabajar en remoto es el medio para tenerles en la plantilla y que no tengan que desplazarse.
- Trabajar desde casa es la alternativa perfecta para aquellos días en los que cierto cometido no puede esperar y el encargado tiene una cita médica, un trámite burocrático o debe atender a un familiar enfermo. La empresa tendrá su faena completada antes y el trabajador no perderá días libres.
- A lo largo del año es posible que un temporal o una ola de calor desaconsejen que los trabajadores salgan de sus casas. Que tengan la posibilidad de trabajar desde casa permite que la actividad no pare y que los empleados estén seguros.
- Ciertos trabajos exigen disponibilidad para interactuar con equipos en distintos husos horarios. Si lo pueden hacer desde casa, podrán flexibilizar sus jornadas, descansar más y mejor y ser más productivos.
- Habilitar el trabajo desde casa los días de mayor acumulación de tráfico o antes de una operación salida reduce el estrés y aumenta la satisfacción laboral.
- Las opciones de retribución flexible (bonos o tarjetas para restaurantes, gasolina, etc) son un incentivo por la reducción de sus costes cuando trabajen fuera de la oficina
- Muchas compañías asignan los miércoles como día para teletrabajar. Así, su semana se divide y pueden flexibilizar su semana, tanto en el aspecto laboral como para la conciliación familiar.
¿Trabajar desde casa sin prueba piloto ni formación previa?
Entre los pasos a dar para trabajar desde casa está el periodo de prueba. Pero, ¿qué ocurre cuando una emergencia como la del Covid-19 lo impide? Muchas empresas han tenido que acogerse a esta posibilidad en pocos días.
En toda crisis, aparecen oportunidades, y esta es una de ellas. Puede que por imperativo sanitario, pero lo cierto es que muchas organizaciones tendrán una base para trabajar desde casa. ¿Ha llegado la etapa definitiva del teletrabajo?
La crisis del COVID-19 ha ralentizado la economía global, lo cual resulta ser un entorno perfecto para probar y mejorar un nuevo modelo de trabajo en remoto. Y esto, a largo plazo, proporcionará ventajas competitivas a las empresas que lo aprovechen.
Hemos elaborado una guía en la que te explicamos cómo las organizaciones corporativas han utilizado el Teletrabajo para combatir al coronavirus.
¿Qué encontrarás?
- Panorama global del teletrabajo
- Ventajas y desventajas del trabajo en remoto
- Pasos para trabajar desde casa
- Claves para medir y mejorar el rendimiento al trabajar a distancia
- Herramientas que facilitan el desarrollo del home office
- Empresas que implementaron el teletrabajo con éxito
- Teletrabajo para combatir el coronavirus
Trabajar desde casa: ejemplos de empresas
Existen grandes empresas que ya explotan las posibilidades de trabajar desde casa. Por ejemplo, el gigante de la informática Dell emplea a casi 100.000 personas, y de ellas, el 20% lo hace a distancia. La aseguradora Aetna es otra compañía destacada, con un 43% de su plantilla de 48.000 trabajadores teletrabajando desde sus casas. Y qué decir de WordPress, con el 100% de los empleados remotos. Otras muchas como Repsol, Microsoft, Iberdrola o IBM combinan las jornadas presenciales con las de teletrabajo.
De sus experiencias se aprende que el talento ya no está dentro de un radio de pocos kilómetros. Algunas de las personas más capaces y disponibles para ser contratadas pueden estar a miles de kilómetros.
El teletrabajo o trabajo remoto permite contar con los mejores talentos, independientemente de dónde estén o en qué zona horaria se encuentren. Además, el trabajo desde casa ofrece una excelente manera de retener a los mejores talentos, dándoles más flexibilidad horaria.
Aetna asegura que con el nuevo modelo necesita menos oficinas y se ahorra entre un 15 y un 25% de los costes inmobiliarios. Reducir los centros de trabajo implica menores gastos en luz, electricidad, agua, calefacción o Internet.
Y no solo eso, el impacto medioambiental de los desplazamientos a los centros de trabajo ha caído considerablemente, un factor cada vez más importante para nuestra sociedad.
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