El mes de diciembre puede ser muy difícil para los Recursos Humanos de las empresas porque deben gestionar adecuadamente las vacaciones de Navidad de sus trabajadores. Satisfacer a los empleados permitiéndoles librar en los días solicitados, pero sin dejar de ofrecer un servicio adecuado, se convierte en todo un reto para cualquier compañía.
¿Qué beneficios reporta, a la empresa, una buena gestión de las vacaciones del trabajador? ¿Cuáles son los derechos laborales de los empleados en Navidad? ¿Qué herramientas facilitan la gestión de recursos humanos?
Tabla de contenidos
- 1 Por qué es importante gestionar bien las vacaciones del trabajador en Navidad
- 2 Ventajas de una buena gestión de las vacaciones de Navidad
- 3 Cómo gestionar las vacaciones de Navidad de tus trabajadores
- 3.1 Ten en cuenta el calendario de vacaciones de Navidad
- 3.2 Utiliza las herramientas adecuadas para gestionar las vacaciones del trabajador
- 3.3 No pierdas de vista los derechos laborales
- 3.4 Cuida la comunicación con tus empleados
- 3.5 No olvides los festivos locales en las vacaciones del trabajador
- 3.6 Evita conflictos al gestionar las vacaciones del trabajador
- 4 Cómo enfrentarse a picos de contratación en Navidad
- 5 Otras iniciativas para la gestión de empleados en Navidad
La Navidad es una fecha en la que las familias se reúnen para comer, cenar y disfrutar en compañía de sus seres queridos. Los niños tienen vacaciones y los padres necesitan organizarse para cuidar de ellos (o sea, que la conciliación laboral es clave). En definitiva se trata de un periodo directamente ligado al bienestar del empleado.
Precisamente por esto, resulta fundamental que las empresas gestionen bien las vacaciones de sus trabajadores en Navidad. Estas deberán ser fruto del acuerdo entre trabajador y empresario pues, de lo contrario, podrían acabar negativamente sobre el clima laboral y la productividad.
Lo habitual para repartir equitativamente las vacaciones de Navidad es que el departamento de RR. HH pregunte a sus empleados qué fechas quieren escoger entre dos periodos concretos: uno que vaya desde Navidad a año nuevo y otro desde año nuevo a Reyes.
Las ventajas de una buena gestión de las vacaciones de Navidad son:
- Mejora la conciliación profesional y personal: los trabajadores, al poder conciliar el empleo y su vida familiar, estarán más relajados y son más cooperativos en su trabajo. Esto mejora el ambiente laboral y la productividad.
- Facilita la retención de talento: los empleados, al estar más satisfechos con su salario, aumentan su compromiso con la empresa y su sentimiento de pertenencia evitando así la fuga de talento a otras compañías.
- Reduce el absentismo laboral: si los trabajadores no pueden coincidir en vacaciones con sus hijos y el resto de su familia por culpa de la falta de flexibilidad de la empresa, es posible que comiencen las ausencias, los retrasos y disminuya la implicación.
A la hora de escoger las vacaciones de Navidad, el trabajador y el empresario deben tener en cuenta los días festivos y los laborables para gastar en ese periodo el número de días de vacaciones que le quede al empleado. Además, es importante que se organice el cuadrante de todo el departamento para que no se cojan las vacaciones a la vez empleados con las mismas funciones y dejen sin servicio a la compañía.
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Utiliza las herramientas adecuadas para gestionar las vacaciones del trabajador
Gestionar las vacaciones de todos los trabajadores de una empresa puede ser una ardua tarea si el departamento de RR.HH no se ha modernizado y continúa haciéndolo de la manera tradicional, con hojas de Excel.
Actualmente existen herramientas como el software de vacaciones, permisos y ausencias de Bizneo HR. Gracias a este programa, empleados y jefes de área, tendrán acceso a un calendario desde el que podrán:
- Solicitar vacaciones y bajas.
- Adjuntar justificantes médicos o cualquier otra información de interés.
- Consultar el calendario laboral de festivos nacionales y locales, así como los días señalados como importantes para el equipo de trabajo o para la empresa en general.
- Confirmar los días pendientes y gastados por parte del trabajador.
- Comprobar las vacaciones solicitadas por otros compañeros y evitar solapamientos.
- Agilizar el tiempo de respuesta.
Además de todo esto, este software de vacaciones es importante porque optimiza el tiempo del personal de recursos humanos gracias a su fácil gestión y permite realizar comentarios que justifiquen el rechazo de las peticiones, encontrar información mediante los filtros del buscador y, en definitiva, favorece la comunicación interna de la empresa.
Asimismo, el empleado puede actualizar toda esta información de manera rápida y sencilla desde su dispositivo móvil.
No pierdas de vista los derechos laborales
Los trabajadores tienen unos derechos laborales en Navidad que no podemos perder de vista. El día 25 de diciembre que es Navidad, el 1 de enero que es Año Nuevo y el 6 de enero que son Reyes, son festivos nacionales que deben respetarse por las fechas tan especiales que son.
No obstante, hay empresas que no pueden parar su producción y necesitan personal durante esos días. Si el empleado no puede disfrutar esas fiestas, la compañía tendrá que compensarle con otro día que acuerden ambas partes o con un mayor número de horas de las que trabajó como contraprestación.
En cuanto a los días 24 y 31 de diciembre, Nochebuena y Nochevieja, respectivamente, dependerá del convenio colectivo de cada empresa. Para unas sí que es festivo mientras que para otras es laboral. En el supuesto de que fuera festivo y cayeran en sábado o domingo es obligatorio moverlos al lunes.
La cesta de Navidad es también un derecho que se ha ido perdiendo con el paso de los años. La crisis provocó que muchas empresas la suprimieran o entregaran a sus empleados unas de menor valor. Los tribunales dieron la razón a los trabajadores en el año 2016; y reconocen, en una sentencia, que no es una mera concesión sino que la cesta de Navidad es una retribución, en especie, que la empresa no puede quitar al trabajador. De hecho, la empresa tributa en IRPF por ella.
El plus de Navidad es otro derecho a cobrar por parte del trabajador, en aquellas empresas que aumentan su actividad en estas fechas. En cualquier caso, para saber si le corresponde o no al empleado solo hay que revisar el convenio colectivo. Si se produce esta circunstancia, un pico de producción concreto, además del plus le corresponderá un día libre por acudir en unos días tan señalados.
La paga extra de Navidad, es junto con la de verano o el prorrateo de ambas una retribución adquirida por todos los trabajadores. El importe vendrá reflejado en el convenio colectivo que rija a la empresa al igual que la forma de pago. En esta paga se tienen en cuenta la antigüedad y la categoría profesional de la persona, pero no los pluses por rendimiento, nocturnidad, disponibilidad, etcétera.
El trabajador también tiene derecho a firmar un contrato temporal en Navidad y cotizar por ese periodo. En esta época navideña, las organizaciones, se suelen decantar por dos modalidades de contrato: el fijo discontinuo o el eventual por circunstancias de la producción.
Cuida la comunicación con tus empleados
Cuando una empresa cuida la comunicación interna con sus empleados favorece un clima de confianza, la adaptación a los cambios y el compromiso.
A la hora de gestionarlas es importante la comunicación para que no haya malos entendidos con el responsable del departamento ni entre los compañeros.
Es fundamental que se pongan de acuerdo los empleados y haya la confianza para gestionar la situación de una manera satisfactoria para todas las partes.
No olvides los festivos locales en las vacaciones del trabajador
Si al empleado, en su convenio colectivo, le corresponde disfrutar de días hábiles en sus vacaciones, es imprescindible que la empresa contemple y no olvide que los festivos locales no computan como días gastados en las vacaciones del trabajador.
Por el contrario, si su periodo vacacional anual está determinado en días naturales, perderá los festivos locales que estén dentro de las vacaciones que él seleccionó.
Evita conflictos al gestionar las vacaciones del trabajador
A la hora de gestionar las vacaciones del trabajador es necesario, para que no afecte al buen clima laboral, que el responsable de recursos humanos evite conflictos. ¿Cómo se consigue? Tratando de no caer en los siguientes errores:
- Planificar las vacaciones con demasiada antelación: si la empresa organiza las vacaciones con mucho tiempo puede que se trastoque el cuadrante cuando llegue la fecha porque pueden producirse altas y bajas en los meses previos, enfermedades y bajas maternales inesperadas o picos de trabajo con los que no se contaban cuando se previó el calendario de vacaciones.
- Falta de comunicación interna: si los empleados no se enteran de los días que finalmente les aprobaron y cuándo tienen que disfrutarlos puede generar enfados, disconformidades y muchos problemas. Una gestión de vacaciones digitalizada, a través del software adecuado, termina con esta falta de información.
- Olvidarse de los festivos locales: este error puede generar problemas en la producción y organización. Si la compañía tiene en cuenta los días laborables para computar las vacaciones, la propia plataforma calculará los días restantes que le quedan de vacaciones al empleado sin tener que contar los días festivos y de descanso que coincidan con el periodo vacacional.
- Duplicidad de tareas: este error sucede cuando la gestión de las vacaciones se realiza de forma manual y por descuido se duplica una misma tarea en distintos empleados. Con el software de Bizneo HR se evitará la duplicidad de tareas y la entidad ahorrará tiempo y dinero.
El trabajo temporal en Navidad supone un gran desafío para las empresas y, en concreto, para el departamento de RR. HH. Estamos hablando de un periodo que implica uno de los picos de contratación más grandes del año.
Para enfrentarse con éxito a este pico de contratación en Navidad, las empresas deben usar herramientas que les faciliten el trabajo de reclutamiento como, por ejemplo, el ATS de Bizneo HR.
Es justo lo que ha hecho Grupo Telepizza que, en solo nueve meses y con ocho reclutadores, ha sido capaz de crear más de 2.800 ofertas de empleo y gestionar más de 59.000 candidaturas.
Según el estudio realizado por Bizneo HR, 3/5 empresas tienen dificultades para contratar nuevos trabajadores. Las compañías que sufren más este problema son las que están sujetas a una gran rotación de personal o a picos de contratación.
Este es el caso de las empresas de Horeca (es decir, las dedicadas a los Hoteles, Restaurantes y Cafés). Telepizza supo atajar este problema y, de hecho, recibe cerca de 4.000 aspirantes nuevos al mes y su base de datos de candidatos ha aumentado un 45%.
El ATS de Bizneo HR permite digitalizar el proceso de reclutamiento. ¿Cómo? Gestionando un gran volumen de currículums, automatizando la publicación de las ofertas, evitando candidaturas duplicadas, creando una base de datos y analizando los resultados a través de informes.
En estas fechas navideñas en las que muchas familias aprovechan para reunirse es importante adecuar el horario de trabajo porque las personas tienen que desplazarse a otro municipio o ciudad y necesitan llegar a tiempo.
Los horarios en estas fechas deben de ser más flexibles y una buena iniciativa para fomentar que el empleado esté a gusto puede ser que durante esos días entre antes y, así, pueda salir más temprano.
Otras compañías mantienen el horario de entrada durante los días de Navidad, pero permiten a sus trabajadores salir antes y esas horas que hacen de menos las van recuperando una vez que han terminado estos días festivos. Permitir el teletrabajo en estas fechas también puede ser una buena opción.
La manera de controlar el horario es sencilla si se utiliza un sistema de control horario. El personal podrá trabajar y, conectándose a la aplicación, dejar registrada su hora de entrada, sus descansos y la salida.
Favorece la conciliación laboral
Favorecer la conciliación laboral con la familiar es, en estas fechas, más importante si cabe. Si la empresa lleva a cabo esta iniciativa obtendrá un mayor rendimiento por parte del empleado. La conciliación laboral reduce el estrés del trabajador, aumenta su satisfacción, su eficiencia y elimina su sentimiento de frustración. Para la organización es fácil cuantificar la mejora de resultados de sus trabajadores con procesos de evaluación del desempeño automatizados.
Las principales ventajas de la conciliación laboral y familiar, para cualquier empresa, son:
- Favorece la retención y atracción de talento profesional
- Reduce los costes de las instalaciones del trabajo
- Mejora el ambiente laboral
- Reduce tanto el absentismo como el presentismo laboral.
¿Dar o no dar paga extra?
Muchas empresas se enfrentan a la disyuntiva de ¿doy pagas extra o las prorrateo? ¿Qué opción es mejor para el buen funcionamiento de la empresa? Pues dependerá del volumen de empleados que tenga la compañía. Si cuenta con pocos trabajadores resultará más beneficioso prorratear las pagas extraordinarias para que sea más sencillo realizar la previsión de gastos y no tener que enfrentarse a dos picos de desembolsos económicos fuertes.
En cambio, si la entidad tiene muchos trabajadores será mejor realizar las dos pagas extras porque se puede convertir en un recurso financiero con el que jugar o hacer inversiones.
Eso sí, en este último caso la empresa debe ser suficientemente solvente porque realizar el abono íntegro de las pagas extraordinarias supone un fuerte desembolso económico.
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