Cómo aplicar una Work Breakdown Structure (WBS)

Cuando las tareas comienzan a acumularse en los departamentos, algunos proyectos se dejen de lado para sacar adelante los que se consideran prioritarios. Esto puede ocurrir cuando la empresa no ha implementado un buen sistema de Work Breakdown Structure o estructura de desglose del trabajo. 

Pero, ¿en qué consiste exactamente el WBS y cuál es la mejor forma de aplicarlos en cada empresa?

Qué es una estructura de desglose de trabajo o Work Breakdown Structure

Un diagrama de Work Breakdown Structure (WBS) es un sistema de reparto de tareas que descompone las diferentes secciones de un proyecto y facilita tanto su secuenciación temporal como su distribución entre los integrantes del equipo de trabajo.

Al mismo tiempo, los trabajos resultantes se clasifican en virtud de su relevancia dentro del proyecto, lo cual permite la jerarquización de las tareas mediante niveles de prioridad y contribuye a optimizar tanto el tiempo como los recursos humanos disponibles.

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Para qué sirve un Work Breakdown Structure (WBS)

Cuando el equipo de trabajo recibe un proyecto de gran envergadura, corre el riesgo de dedicar una excesiva cantidad de tiempo a aspectos que son secundarios dentro del plan general. 

Con la estructura de descomposición del trabajo, el proyecto se divide en unidades, cada una de las cuales cuenta con una estimación de la carga de la jornada laboral y del tiempo necesario para ejecutarla correctamente. 

Así, el WBS (Work Breakdown Structure) también contribuye a elaborar calendarios de trabajo más realistas y, de paso, a estimar con mayor precisión los costes de cualquier proyecto.

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Características de la estructura de desglose del trabajo

Contrariamente a lo que podría pensarse, el Work Breakdown Structure (WBS) no es una mera división de las tareas pendientes. Para que el desglose del trabajo sea verdaderamente efectivo, hay que cumplir una serie de requisitos o características básicas. 

De entrada, este documento es la hoja de ruta del proyecto y debe crearse con posterioridad a la concreción del alcance temporal del mismo (solo así sabremos cómo dividir correctamente las tareas). El WBS de un proyecto debe incluir la distribución de profesionales en cada unidad, las horas de trabajo estimadas y los criterios de aceptación del trabajo.

Tipos de Work Breakdown Structure

El Work Breakdown Structure es eminemente visual, de tal manera que cualquier miembro del equipo puede comprobar en todo momento en qué parte del proyecto trabaja y qué pasos y/o plazos tiene por delante. 

Si se respeta este principio, podemos distinguir varios tipos de WBS en función del formato escogido (aunque su sentido es exactamente el mismo en todos los casos):

• Esquema: es la estructura más simple y se basa en la jerarquización de las unidades y los diferentes niveles del proyecto. (1, 1.1, 1.1.1, 1.2, 1.1.2…).
• Tabla: algo más sencilla de elaborar, la tabla también permite agrupar las tareas y subtareas de acuerdo con criterios de prioridad.
• Jerarquía de tareas: es algo menos visual porque se sirve de una tabla pero, en lugar de ir concretando los niveles mediante las columnas, lo hace por filas.
• Tabla con descripciones: es un formato poco habitual y suele emplearse para registrar la estructura de descomposición del trabajo en resúmenes o memorias. Sigue la misma distribución que la tabla jerárquica pero incluye una breve descripción de cada unidad.
• Mapa de desglose: es el sistema de representación más popular por ser el que ofrece más información visual sobre el WBS.

Cómo crear una Estructura de Desglose de Trabajo o Work Breakdown Structure

Para crear un WBS es necesario que ya se haya concretado el alcance y la duración del proyecto, dado que en caso contrario no sería posible proceder con el mejor desglose de trabajo y división posible de las tareas. 

También es importante concretar la dotación humana y, si procede, económica, de la que se dispone para completar el proyecto, aunque en ocasiones el Work Breakdown Structure se crea, precisamente, para definir los recursos necesarios. 

Podemos simplificar el proceso de creación en tres pasos:

1. Definir las principales tareas a cumplir: sin pensar necesariamente en su concreción en unidades de trabajo, el primer paso es recopilar todas las tareas generales que han de realizarse para completar el proyecto.

2. Dividir cada tarea en niveles y unidades: consensuados los trabajos generales, llega el momento de dividir cada uno de estos en diferentes niveles de concreción y, dentro de ellos, en unidades autónomas. Para cumplir correctamente este paso, hay que tener presente los recursos de que se dispone y los plazos de entrega previstos.

3. Establecer subtareas: es el máximo nivel de concreción y podrán ser más o menos numerosas de acuerdo con el volumen general de trabajo.

Claves para crear un Work Breakdown Structure

Con el planning anterior en mente, llega el momento de elaborar la Work Breakdown Structure que responda a las especificidades del proyecto que tenemos entre manos. Para ello, hay que respetar siempre los siguientes puntos clave:

Descomponer el 100% del proyecto

El WBS (Work Breakdown Structure) no puede aplicarse de manera parcial, todas las tareas del proyecto deben desglosarse y priorizarse en función de su interés.

Evitar duplicidades gracias a la Work Breakdown Structure

Evidentemente, las tareas y unidades son complementarias entre sí pero en ningún caso puede incurrirse en duplicidades. Cada unidad debe configurarse como un trabajo autónomo, sin que otras unidades se ocupen de los mismos aspectos.

Establecer prioridades para garantizar la estructura de desglose del trabajo

Como ya hemos comentado más arriba, la estructura de desglose de trabajo solo funciona si a cada unidad se le consigna una prioridad distinta, a fin de lograr la gestión más eficiente posible del tiempo.

Fijarse en los resultados, no en los procedimiento

Es la confusión más habitual al dar los primeros pasos con un WBS. Las unidades y las fases del proyecto deben denominarse en función del objetivo a cumplir, no de la tarea realizar.

Crear un mínimo de tres niveles de la WBS

Otra duda común es la de cuántos niveles de concreción son necesarios para dividir eficientemente un proyecto. No hay una norma universal al respecto pero se recomienda un mínimo de tres niveles para trabajar en cada una de las ramas del proyecto.

Regla 8/80 en Work Breakdown Structure

Se trata más bien de una recomendación que de un requisito imprescindible. Suele afirmarse que para definir correctamente el tamaño de una unidad del proyecto esta no puede ser inferior a ocho horas de trabajo ni superior a ochenta. Tanto en un extremo como en el otro, se perdería el sentido de la estructura de descomposición del trabajo.

Work Breakdown Structure: 5 errores más comunes

Cualquier empresa que haya realizado un WBS desde la base y respetando los requisitos básicos de este sistema tendrá muchas posibilidades de éxito con sus proyectos. Aun así, conviene estar atentos para evitar que se produzcan los siguientes errores comunes:

Disociar el desglose del trabajo de la gestión del organigrama de la empresa

La descomposición del trabajo puede dar lugar a un excesivo nivel de concreción en lo que a las tareas se refiere.

Conviene tener en cuenta en todo momento la disponibilidad de la plantilla, algo fácilmente comprobable gracias al software de organigrama. Sistema que te ayudará a dimensionar mejor tu organización y a tomar decisiones para la división de funciones y tareas.

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Convertir el WBS en un listado de tareas

Cuando las conexiones entre las unidades y los niveles del proyecto no están correctamente definidas, se corre el riesgo de que el WBS se convierta en un mero recopilatorio de tareas.

Crear un Work Breakdown Structure por fases

No es recomendable desglosar las tareas del proyecto en virtud de las fases del mismo. Es preferible que cada unidad se oriente a completar un trabajo concreto en el tiempo previsto.

No incluir las tareas de soporte dentro del WBS

Como ya hemos apuntado en un apartado anterior, el Work Breakdown Structure del proyecto debe incluir todas las tareas necesarias, lo cual no excluye a las de soporte (administración, mantenimiento…).

Modificar criterios del proyecto al margen del Work Breakdown Structure

Puede pensarse que las modificaciones mínimas no tienen ningún impacto en los plazos o en los resultados pero una de las utilidades del WBS es, precisamente, medir el impacto de cada acción, así que no hay dejarlo de lado incluso en los cambios pequeños.

Work Breakdown Structure ejemplos

Estructura de desglose del trabajo de un Sistema de Atención al cliente

Work Breakdown Structure de un Diseño Web

Estructura de desglose de trabajo de un Sistema de información