Sistema Workflow y BPM aplicado a Recursos Humanos | Automatiza los flujos de trabajo

Las herramientas de automatización de procesos relacionados con el área de Recursos Humanos se han popularizado durante los últimos años. El uso de un sistema workflow resulta imprescindible a la hora de diseñar, automatizar y optimizar nuevos flujos de trabajo que permitan aumentar la eficiencia durante la ejecución de las tareas rutinarias de RR. HH.

Asimismo, aplicar el concepto de workflow y unificarlo junto a soluciones de software BMP (Business Process Management) puede elevar la productividad de los equipos de RR.HH. así como afrontar nuevos retos. Todo esto afectará positivamente a toda la organización, ofreciendo una gestión más ágil y una mayor satisfacción de los empleados.

Qué es un workflow y para qué sirve

Un workflow es un modelo o sistema de flujo de trabajo que permite organizar los pequeños pasos que conforman una actividad con el objetivo de reducir el tiempo que se tarda en completarla o ejecutarla de forma más precisa. Cada paso del flujo de trabajo está asociado a una tarea específica, y se le atribuye a una persona o grupo de personas concreto. De esta forma, el sistema workflow sirve para optimizar los procesos y las tareas, así como para delegar responsabilidades de forma clara.

Por lo tanto, los workflows permiten diseñar y gestionar un flujo de trabajo con el objetivo de automatizarlos.  Esto supone una gran ventaja para la organización, ya que permite alcanzar una mayor eficiencia en las tareas diarias, así como responder de forma rápida y eficiente a los cambios del entorno.

Aplicado al área de Recursos Humanos, los sistemas workflow permiten automatizar las distintas tareas y acciones que se realizan en esta área de la empresa, desde el alta de un empleado, la gestión de vacaciones o el control horario, hasta el reclutamiento de personal o la gestión de la evaluación del desempeño.

Gracias a este tipo de herramientas los procesos de RR.HH. se pueden digitalizar y sincronizar de forma sencilla, logrando un mayor control y eficiencia en el trabajo diario.

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Qué es el Business Process Management (BPM)

Por otro lado, el Business Process Management es una metodología que se encarga de la gestión, medición y mejora de los procesos productivos y comerciales de una empresa. La principal finalidad de un sistema BPM es simplificar y optimizar los procesos para así lograr una mayor eficiencia en la organización.

Resumidamente, podríamos decir que un sistema BPM permite transformar la manera de trabajar con el objetivo de alcanzar una mejora continua y aumentar la resiliencia para adaptarse más fácilmente a los cambios.

El uso de sistemas BPM permite a los responsables de la organización identificar y analizar los detalles de cada proceso para así poder detectar puntos débiles o áreas de mejora. El objetivo final de esto es aumentar la competitividad de la empresa y facilitar la toma de decisiones.

El uso de un software BPM permite estandarizar los procesos y facilitar su seguimiento, así como diseñar nuevos flujos de trabajo y automatizarlos. Estos incluyen herramientas de modelado de workflows, motores de reglas de negocio,  monitorización de actividades, sistemas de reporting, etc

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¿Cuál es la diferencia entre un sistema de workflow y un sistema BPM?

Aunque un software para workflows y un sistema BPM pueden resultar similares, la realidad es que se tratan de dos herramientas diferentes pero complementarias.

Mientras que los workflow se enfocan en optimizar y automatizar tareas más específicas, los sistemas de gestión de procesos (BPM) son soluciones más globales que buscan mejorar los procesos productivos de una empresa a una escala superior.

Por lo tanto, si queremos obtener una gestión optimizada de los procesos es recomendable emplear ambas herramientas de forma conjunta. De esta forma se consigue un sistema más completo y eficiente que permite alcanzar mejores resultados a largo plazo.

Así, podríamos definir a los softwares de workflow y BPM como dos herramientas complementarias que permiten automatizar y optimizar los procesos en los distintos ámbitos de la empresa. En el caso del área de Recursos Humanos, estos pueden utilizarse en multitud de tareas y con un gran número de ventajas.

¿Se puede usar un software para workflow o BPM en Recursos Humanos? 7 beneficios

En el caso del área de Recursos Humanos, utilizar un software para workflows es cada vez más habitual. La sencillez que proporciona la tecnología workflow o BPM permite que cada vez más empresas decidan integrar la automatización de procesos y flujos de trabajo en su día a día.

Y es que, existen un buen número de motivos por los que implementar workflows puede ser una excelente idea:

• Aumenta la productividad de los empleados de RR. HH. Se automatizan los procesos repetitivos, ofreciendo más tiempo para poner foco en tareas más complejas. Asimismo, también se reducen los errores humanos.
• Mejora en la satisfacción de los empleados. La automatización de ciertos procesos ofrece mayor información e independencia a los empleados, que pueden gestionar sus solicitudes y dudas de una forma más rápida.
• Comunicación interna: un sistema de flujo de trabajo permite mejorar la comunicación interna gracias a la automatización en el envió de alertas, notificaciones o recordatorios.
• Mayor control: un sistema de workflow proporciona herramientas que aumentan el control y seguimiento de los procesos, así como el cumplimiento de las políticas internas.
• Ahorro de costes y tiempo. Además de reducir la utilización de material, también reduce el tiempo de trabajo dedicado a ciertas tareas poco productivas, aumentando su eficiencia.
• Más conocimiento. El uso de sistemas de workflow y BPM permite aumentar el conocimiento de los procesos de una empresa con el objetivo de mejorarlos continuamente.
• Auditoría y trazabilidad. Un software BPM ofrece funcionalidades de informes y trazabilidad que permiten detectar oportunidades de mejora y formas de mejorar el diseño de los workflows.

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Diferentes tipos de workflows en Recursos Humanos

Como ya hemos comentado, es posible utilizar un software para workflows en un gran número de tareas relacionadas con los Recursos Humanos. Existen ejemplos casi infinitos, pues los flujos de trabajo son totalmente personalizables y flexibles. Además, el diseño del cumplimiento de condiciones, activación, notificaciones o personas asociadas es sumamente sencillo e intuitivo.

Workflows en el control horario

Utilizar un sistema de workflow para automatizar ciertos avisos o tareas relacionadas con el control horario es sin duda muy práctico. Por ejemplo, podemos notificar automáticamente a los empleados de que no han realizado su fichaje de entrada o salida, incluso en una secuencia de varios minutos. También podemos asociar este workflow con el retraso de un empleado enviando una alerta al manager encargado.

Asimismo, también podemos gestionar workflows que notifiquen a un empleado un cambio de horario puntual, tanto en el momento de aplicar el cambio como cuando se acerque el día en cuestión, con el objetivo de evitar descuidos que afecten a la productividad.

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Workflows en la planificación de vacaciones y ausencias

También es posible aplicar un sistema de workflows en la planificación de vacaciones y ausencias. La automatización de este flujo de trabajo ahorrará mucho tiempo a todas las partes, haciendo más sencilla y segura la gestión de solicitudes o el envío de notificaciones a los responsables asociados.

Asimismo, también permitirá automatizar recordatorios en el envío y recepción de la documentación necesaria para los distintos tipos de ausencia o bajas médicas, ajustándose en todo momento a las políticas internas de cada empresa o área de trabajo.

Sistemas de flujo de trabajo para los procesos de selección

También es posible aplicar un sistema de workflows a los procesos de reclutamiento y selección. Esto permite ahorrar mucho tiempo en la gestión y comunicación de las diferentes candidaturas, mejorando así la experiencia de los candidatos. Es posible personalizar el proceso de selección que se utilice en cada organización.

Por ejemplo, cuando un candidato pasa una de las fases de selección, es posible comunicarlo a todas las partes interesadas de forma automática. Así, será posible tomar las acciones pertinentes en cada caso de una forma más rápida y sencilla.

Tecnología workflow o bpm para el onboarding

El onboarding de empleados es otra de las áreas que permite utilizar workflows de automatización de flujos de trabajo. No solo podemos generar la recepción de la documentación, sino que también podemos enviar encuestas de satisfacción laboral tras los 30 primeros días o automatizar un flujo de correos que se enviarán de forma progresiva durante sus primeros días de incorporación.

Por ejemplo, la funcionalidad de «pendiente de mi» del software de Recursos Humanos de Bizneo HR permite revisar en un instante tareas y gestiones que ya ha completado el trabajador o que aún necesitan finalizarse.

 Así, se pueden gestionar y supervisar tareas y notificar fácilmente de las pendientes, organizar la entrega de materiales, equipos o cualquier otra necesidad rutinaria. Las posibilidades son muy extensas, desde la apertura de cuentas necesarias, recogida y confirmación de la entrega de EPI’s, envío de manuales y un largo etcétera.

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Workflows para la evaluación del desempeño

Si nos fijamos en el desarrollo del personal y su formación también se pueden automatizar procesos con los workflows. Revisar el flujo de su capacitación y notificar de errores o avisos clave: inición de la formación, cancelación de un curso, listas de esperas, resultados de los programas formativos…

A su vez, y muy relacionado, los workflows permiten automatizar el control de las evaluaciones de desempeño. Avisos de empleados que han cumplido objetivos o que no los han alcanzado, notificaciones de seguimiento o reuniones… En definitiva, sistemas de flujo de trabajo para garantizar que la revisión del rendimiento sigue el curso adecuado.

Workflows para avisar de gestiones de alto valor para los empleados

Al igual que es posible automatizar el onboarding, también es posible diseñar un workflow de fin de contrato, para notificar de una renovación o una revisión o subida salarial. Por ejemplo, podemos enviar una alerta que avise 30 días antes al responsable o encargado de revisar esta situación. En caso de que no se le ponga solución, se le volverá a avisar 15 días antes.

A su vez, los workflows logran automatizar tareas más rutinarias de la gestión de personal como crear encuestas, recordatorios o alertas de festivos, ausencias, aprobaciones de gastos, avisos en las modificaciones de los datos de las fichas de los trabajadores (datos personales, cuenta bancaria, situaciones contractuales) como permiten automatizar procesos de altas, bajas, reincorporaciones.

Tanto si se decide prescindir del empleado como renovarlo, el sistema de workflow se puede adaptar para automatizar las tareas asociadas a la situación, desde el envío, recepción y firma digital del nuevo contrato hasta el envío de la documentación necesaria en caso de cese.