Un guide pour lutter contre l’absentéisme

L’absentéisme au travail désigne le fait de s’absenter ou d’abandonner le lieu de travail et les tâches qui y sont liées. Il s’agit d’une violation des conditions fixées dans le contrat de travail qui entraîne chaque année des milliers d’euros de pertes pour les entreprises.

C’est pourquoi il est essentiel de lutter contre ce phénomène en prenant les mesures nécessaires. Mais quels sont les types d’absentéisme, comment les prévenir et les détecter ? Et surtout… Comment le résoudre ?

Qu’est-ce que l’absentéisme au travail ?

L’absentéisme est quand un employé, avec ou sans raison spécifique ou préavis, ne se présente pas au travail ou quitte son poste avant son horaire de travail. Surtout quand il s’agit d’absences injustifiées répétées.

Lorsqu’une personne est absente du travail sans préavis, ses responsabilités et ses engagements doivent être pris en charge par un autre employé ou être suspendus. Cela affecte négativement leur production et la dynamique générale du travail. La qualité de vie au travail et les relations avec les autres collègues s’en trouvent même perturbées.

C’est pourquoi l’absentéisme professionnel est l’un des principaux problèmes des ressources humaines. Elles doivent donc mettre en place différentes méthodes et pratiques pour prévenir l’absentéisme et en faire un suivi.

Parmi ces méthodes, l’utilisation de logiciels de gestion des congés et absences, et de logiciel de gestion du temps, tels que ceux proposés par Bizneo HR, permet d’étudier et de documenter chaque cas de manière spécifique afin de procéder à une évaluation sincère et efficace.

L’absentéisme en France

D’après l’étude d’Ayming dans son 13e baromètre sur l’Absentéisme et l’engagement, il a été enregistré en France un taux d’absentéisme de 6,87 % pour l’année 2020, correspondant à une moyenne de 25,1 jours d’absence annuels par employé. Une hausse notable de ce phénomène est particulièrement remarquée parmi les travailleurs âgés de plus de 40 ans.

Parallèlement, une tendance similaire est observée dans les analyses de Gras Savoye Willis Towers Watson, qui soulignent une progression régulière de l’absentéisme dans le milieu professionnel sur plusieurs années. Selon leurs données, le taux d’absentéisme a connu une augmentation significative, passant de 4,18 % en 2019 à 5,04 % en 2020.

Qu’est-ce que la gestion des absences ?
Fonctionnalités d’un logiciel de contrôle des absences du personnel.

Que dit la loi sur l’absentéisme au travail ?

En France, la législation relative à l’absentéisme au travail s’articule autour de plusieurs principes clés, bien qu’il n’existe pas de loi spécifique dédiée uniquement à l’absentéisme. Voici quelques éléments clés :

1. Justification des absences : Les salariés sont tenus de justifier leurs absences et de les notifier à leur employeur. En général, pour les gestion des absences dues à une maladie, un certificat médical est nécessaire. L’employeur peut demander ce certificat dès le premier jour d’absence.
2. Maintien de salaire : En cas de maladie, le salarié peut bénéficier d’un maintien de salaire sous certaines conditions, en fonction de son ancienneté dans l’entreprise et des dispositions de la convention collective applicable.
3. Absences répétées ou prolongées : Si un salarié a des absences répétées ou prolongées qui perturbent le fonctionnement de l’entreprise, cela peut constituer un motif de licenciement. Toutefois, l’employeur doit démontrer la gêne causée et respecter la procédure de licenciement.
4. Contrôle des arrêts maladie : L’employeur a le droit de faire contrôler un arrêt maladie par un médecin de son choix. Si le contrôle révèle un abus, des sanctions peuvent être prises, allant jusqu’au licenciement pour faute.
5. Prévention de l’absentéisme : Les entreprises sont encouragées à mettre en place des politiques de prévention de l’absentéisme, en identifiant les causes possibles (conditions de travail, stress, etc.) et en proposant des solutions adaptées.
6. Dialogue social : Le dialogue entre employeurs et représentants des salariés est essentiel pour gérer et prévenir l’absentéisme. Les comités sociaux et économiques (CSE) jouent un rôle important dans ce domaine.

Types d’absentéisme au travail

Il est nécessaire de connaître les différents types d’absentéisme au travail, car il est essentiel de les classer correctement pour pouvoir traiter chaque cas. Les différents types d’absentéisme sont les suivants :

Absence justifiée

Dans ce cas, l’employé notifie son absence pour des raisons qui l’empêchent de se présenter au travail ou d’accomplir ses tâches professionnelles pendant la période fixée, dans les cas où l’employé travaille à distance ou dans un bureau à domicile.

Il peut s’agir, par exemple, d’un déménagement, un événement qui peut coïncider avec les heures de travail normales de l’employé et pour lequel des mesures doivent être prises.

Le logiciel de gestion des temps de travail de Bizneo HR offre la possibilité de définir le type d’absence à partir d’une longue liste qui peut être adaptée en fonction de la convention et des accords que l’organisation a conclus avec les employés. Il inclut des documents et des pièces justificatives pour garantir la validité juridique.

Présentéisme : un autre type d’absentéisme au travail

Ce type d’absentéisme se produit lorsque le salarié est au travail mais n’accomplit pas ses tâches, perdant son temps à d’autres tâches ou à aucune tâche spécifique. En réalité, il s’agit de présentéisme.

Le présentéisme signifie que l’employé est au travail mais qu’il n’est pas productif. Il est dû à des causes telles que le manque de motivation, le stress, la surcharge de travail due à une désorganisation ou à un déséquilibre dans la répartition des tâches, l’absence de communication efficace avec d’autres secteurs de l’organisation, entre autres raisons.

Les enquêtes constituent un moyen de traiter ce type de cas. Bizneo HR propose son logiciel d’enquête RH qui permet d’effectuer des consultations personnelles et privées, de sorte que l’employé ne se sente pas sous pression à ce moment-là et que l’organisation reconnaisse les éventuels inconvénients au sein de l’opération.

Absentéisme émotionnel

La présence émotionnelle du salarié est également prise en compte dans l’absentéisme. Lorsque le salarié est au travail, il exécute ses tâches, mais sur le plan intellectuel et émotionnel, il est ailleurs.

C’est lorsque l’employé ne se sent pas identifié à l’organisation, qu’il n’est pas motivé ou qu’il éprouve un certain malaise physique.

Absence injustifiée

Ce type d’absentéisme se produit lorsque le salarié s’absente du travail ou n’accomplit pas ses tâches dans les délais convenus sans aucune justification ou raison de son absence, manquant ainsi à ses devoirs.

Les causes de l’absentéisme

Pourquoi y a-t-il de l’absentéisme professionnel ? Les causes sont divisées en deux catégories : celles qui relèvent de la responsabilité du travailleur et celles qui dépendent de l’entreprise.

Raisons de l’absentéisme chez les travailleurs

• Maladies. Dans cette section, des cas fictifs ou volontairement exagérés sont présentés pour justifier l’absentéisme. Cependant, il s’agit également de maladies chroniques ou spécifiques qui sont justifiées et réelles.
• Raisons familiales. En raison d’un accident, de soins ou d’obligations familiales, l’absentéisme peut également être excusé ou signalé. Cela va de la maladie d’un enfant au décès d’un autre membre de la famille.
• Force majeure. L’employé invoque des raisons indépendantes de sa volonté pour ne pas pouvoir se rendre au travail. Par exemple, une défaillance du système de transport.
• Raisons personnelles. Le stress lié au travail, les examens médicaux ou universitaires, ou tout autre désagrément personnel peuvent affecter l’estime de soi, les heures de travail et l’engagement des employés, ce qui, dans certains cas, conduit à l’absentéisme.

Comment calculer les heures de travail ?
Le calcul des heures travaillées grâce à la technologie offre beaucoup d’avantages !

Les causes de l’absentéisme liées à l’entreprise

• Insatisfaction professionnelle. Les employés qui ne se sentent pas engagés et liés à l’organisation peuvent le manifester par l’absentéisme. Il incombe à l’organisation d’évaluer cette situation.
• Manque de supervision. En n’établissant pas de contrôles et d’évaluations, l’organisation est vulnérable à l’absentéisme et voit sa productivité et la poursuite de ses objectifs affectées.
• Manque de mesures d’incitation. Les employés ont également des aspirations et des objectifs professionnels. Si l’organisation ne crée pas un climat dans lequel les employés sentent qu’ils peuvent les atteindre, l’absentéisme est probable.
• Mauvaises installations. L’entretien des espaces et le type de relations de travail sont des facteurs déterminants. S’ils ne sont pas adéquats, ils influenceront les performances de l’employé ; ils influencent également le climat de l’organisation.
• Accidents du travail et risques professionnels. Si la santé de l’employé est menacée, cela influencera ses performances et son engagement.
• Rotation du personnel. Les changements constants au sein de l’organisation affectent le climat de travail et, par conséquent, la motivation, le sentiment d’appartenance et l’identité de l’employé.

Conséquences de l’absentéisme

Lorsque l’absentéisme se généralise, il affecte considérablement les activités et la productivité de l’entreprise.

L’absentéisme fait baisser les profits et la productivité

L’absentéisme non contrôlé limite la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs. Selon le secteur d’activité, il peut entraîner des retards dans la production ou une négligence dans le service à la clientèle. L’image et la rentabilité de l’entreprise s’en trouvent affectées.

L’absentéisme augmente les coûts

Lorsqu’une personne est absente sans préavis, quelqu’un d’autre doit la remplacer, ce qui implique le paiement d’heures supplémentaires. Si le problème de l’absentéisme est grave, le service des ressources humaines sera impliqué dans un cycle sans fin de licenciement, d’embauche et de formation, ce qui représente une énorme perte d’argent.

Ce problème nuit à l’ensemble de l’équipe

Même les meilleurs éléments peuvent perdre leur motivation lorsqu’ils sont contraints de couvrir les absences et de terminer le travail inachevé des autres.

Quant aux supérieurs hiérarchiques, ils sont confrontés à la tâche difficile de procéder à des ajustements et d’exercer une pression accrue sur leur personnel pour qu’il atteigne les objectifs du service. Cela peut assombrir le climat de travail.

7 clés pour prévenir l’absentéisme

Les situations décrites ci-dessus peuvent être évitées en adoptant des mesures adéquates. Voici quelques-unes de ces mesures.

Établir des règles en matière d’absence et de présence

Les politiques d’absence doivent être écrites et formalisées de manière à pouvoir être suivies par les différents secteurs de l’organisation. Elles fonctionnent comme des règles au sein du système organisationnel.

Les cadres, les superviseurs et les responsables de secteur doivent être les premiers responsables du respect de ces règles. Ils doivent donc être les premiers à respecter les protocoles de gestion des absences et à se conformer à la politique de présence.

L’établissement d’horaires et d’une politique claire pour l’ensemble de l’organisation facilitera grandement le fonctionnement de cette dernière et définira clairement les mesures à prendre en cas d’absence.

Revoir les procédures de demande de congé

L’absentéisme peut, dans certains cas, être causé par des difficultés dans le processus de déclaration et d’enregistrement. L’objectif est d’établir une méthode simple et pratique pour les différents cas.

En ce sens, le logiciel de gestion des congés et des absences de Bizneo HR dispose d’un système de rappels et d’alertes automatisés pour les enregistrements effectués et non effectués, ainsi que de la possibilité de pointer à partir de n’importe quel type d’appareil.

En outre, il dispose d’une interface qui met automatiquement à jour les quarts de travail rotatifs en fonction des rôles ou des contrats, tout en permettant au gestionnaire et à l’employé de revérifier l’horaire, comme nous l’avons mentionné.

Avoir un logiciel d’absence

Pour simplifier ces processus, de manière véridique et détaillée, il est recommandé de disposer d’un système qui permette un contrôle précis de chaque cas. Sur cette base, nous proposons notre logiciel de gestion des absences, grâce auquel vous pouvez enregistrer vos absences dans un calendrier, joindre des fichiers, des justifications, entre autres ressources qui facilitent leur gestion et leur documentation.

Outre ces avantages, le principal facteur de différenciation du logiciel Bizneo HR est de disposer d’une plateforme cloud, 100% en ligne, pour l’enregistrement de la journée de travail ; d’un accès centralisé pour la gestion des horaires, des congés et des absences, ainsi que de recherches rapides par fonction ou par plage de dates pour rendre ce processus encore plus efficace.

CET OUTIL CALCULE AUTOMATIQUEMENT LES CONGÉS ET LES ARRÊTS MALADIEIl vous permet d’optimiser le traitement des nouveautés ou des incidents dans la paie.

Programmes de suivi et de bien-être

L’absentéisme est le symptôme d’une dynamique organisationnelle qui ne fonctionne pas. Pour l’étudier et éviter que la situation ne s’aggrave et ne nuise à l’organisation, il est recommandé d’effectuer un suivi et de disposer d’un logiciel d’enquête afin de connaître l’opinion des employés sur différentes questions.

Cela permet de créer un meilleur environnement de travail et d’éviter les menaces potentielles. Sur la base de ces informations, un programme de formation professionnelle peut également être développé pour motiver les employés de l’organisation.

Dans cette optique, Bizneo HR propose également son LMS. Ce service est facile à utiliser et offre de multiples options pour la gestion et le développement des employés, avec des missions personnalisées et des programmes de carrière basés sur le potentiel de chaque employé.

Flexibilité des horaires

Le fait de disposer de plusieurs options dans le cadre des horaires permet d’offrir des solutions aux employés, en particulier à ceux qui doivent parcourir de longues distances ou lorsque l’organisation est située dans une zone où le trafic est important.

Selon les données d’Adecco, on enregistre une moyenne de 10,7 jours perdus par an. Ce chiffre, à grande échelle, représente plus de 50 milliards d’euros de pertes dues à l’absentéisme.

Sur cette base, et selon les données de Bizneo HR, la mise en place d’une politique efficace d’horaire flexible génère une augmentation de la productivité de l’ordre de 10 à 15 %.

Cela permet non seulement de favoriser une meilleure relation entre l’employé et l’organisation, mais aussi d’éviter les pertes à court, moyen et long terme, au bénéfice des deux parties.

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Comment calculer l’absentéisme ?

Le calcul de l’absentéisme est une tâche essentielle en raison de son impact particulier, par rapport au(x) salarié(s), et de l’influence qu’il peut avoir sur la prise de décision de l’organisation. Pour ce faire, il est recommandé de procéder de la manière suivante.

Segmenter l’échantillon

Pour que le calcul de l’absentéisme au travail soit efficace, il est nécessaire de sélectionner une période d’évaluation spécifique. Cette période peut être un mois, un trimestre, un semestre ou même une année, selon la profondeur de l’analyse.

À partir de là, deux procédures peuvent être mises en œuvre :

1. Additionner le nombre initial de salariés au moment de l’évaluation et à la fin de l’évaluation. Cette somme doit être divisée par deux.
2. Additionner le nombre final de salariés par mois et diviser par le nombre de mois de l’évaluation.

Jours de travail

Tous les jours du mois ne sont évidemment pas des jours ouvrables. Il existe des jours fériés, des jours spécifiques pendant lesquels aucun travail n’est effectué, entre autres variantes. Il est nécessaire de préciser combien de jours seront des jours ouvrables afin d’obtenir des résultats efficaces. Nous suggérons ce qui suit :

• Comptez les jours fériés et les semaines du trimestre.
• Compter les jours irréguliers, c’est-à-dire les jours supplémentaires au début et à la fin du trimestre lorsque celui-ci se termine et commence au milieu d’une semaine.
• Multiplier le nombre de semaines par cinq.
• Ajoutez le nombre de jours irréguliers au résultat précédent et soustrayez les jours fériés.

Déterminer les jours de travail de l’entreprise

À ce stade, il faut multiplier le nombre moyen de salariés par le nombre de jours ouvrables, toujours en fonction de la période choisie. D’où l’importance de bien segmenter chacune des étapes précédentes afin d’obtenir des résultats précis.

Déterminer le nombre de jours de travail perdus en raison de l’absentéisme

À ce stade du calcul de l’absentéisme, on prend comme référence la durée d’une journée de travail. L’exemple classique est celui des huit heures et du nombre de salariés précédemment pris.

Ensuite, on additionne le nombre moyen de jours d’arrêt maladie des salariés et les autres raisons qu’ils invoquent pour s’absenter du travail. Le résultat sera le nombre de jours de travail perdus.

Bilan de l’absentéisme

Enfin, il est recommandé de diviser le nombre de jours perdus pour cause d’absentéisme par le nombre total de jours de travail dans l’entreprise.

Ce chiffre donne une image claire de l’absentéisme au sein de l’organisation. Il est alors beaucoup plus facile de prendre différentes mesures pour l’évaluer.

Une façon de s’appuyer sur la technologie est d’utiliser un logiciel de gestion du temps proposé par Bizneo HR, grâce auquel vous pouvez développer des mesures, tenir des registres détaillés et documentés des jours travaillés par l’employé ou le groupe sélectionné, y compris la double validation des registres, à la fois de l’employé et du supérieur hiérarchique.

5 stratégies pour lutter contre l’absentéisme au travail

Il existe différents outils pour aider à prévenir l’absentéisme. Il s’agit d’évaluer chaque scénario individuellement, de reconnaître les problèmes de l’organisation et les causes de l’absentéisme afin de les traiter d’une manière particulière.

Promouvoir un climat de travail favorable pour prévenir l’absentéisme

Les gens passent une grande partie de leur vie dans des environnements de travail. En général, sept à huit heures par jour. Faciliter et garantir un environnement de travail agréable est une tâche essentielle pour baisser le taux d’absentéisme. Il s’agit de créer les conditions pour que les employés ne souhaitent pas quitter l’organisation mais, au contraire, génèrent un plus grand sentiment d’appartenance et d’engagement.

Pour ce faire, il convient d’aménager les espaces de travail, de promouvoir les journées de réunion, d’intégrer les différents secteurs de l’organisation et de disposer d’un logiciel permettant d’évaluer l’impact de ces mesures et d’autres encore.

Ce système peut être automatisé grâce au logiciel de questionnaires QVT proposé par Bizneo HR, qui permet d’effectuer des consultations privées et sécurisées de manière simple pour connaître l’avis des employés sur l’environnement de travail.

L’évaluation des performances, un outil contre l’absentéisme

En connaissant la productivité d’un employé, l’organisation dispose d’informations directes sur son engagement et ses performances.

C’est aussi une opportunité : reconnaître le travail et les efforts d’un employé par des récompenses est un moyen de lutter contre l’absentéisme. La personne se sent valorisée. Cela favorise sa relation avec l’organisation, le sentiment d’appartenance.

Pour ce type de pratique, il est conseillé de disposer d’un logiciel d’évaluation qui permet de fournir un feedback efficace et documenté sur les compétences de l’employé, de reconnaître les talents clés au sein de l’organisation, d’encourager la motivation, de reconnaître les possibilités de formation et d’y travailler.

La formation, clé de la lutte contre l’absentéisme

Comme le suggère le point précédent, la prévention de l’absentéisme passe par la reconnaissance des points à améliorer. Mais il ne s’agit pas seulement d’alerter, il faut aussi les traiter.

Disposer d’un outil de gestion de la formation tel que Bizneo HR permet aux organisations de promouvoir des plans de carrière pour chaque employé, avec des évaluations périodiques, un système de notifications et de rappels, ainsi que d’autres avantages.

L’un d’entre eux, fruit du développement complet de l’outil, est de pouvoir évaluer le retour sur investissement de chaque processus. L’organisation peut ainsi reconnaître la rentabilité de son investissement grâce à une gestion intelligente des différentes étapes.

Aujourd’hui, le processus de formation ne doit plus être rigide et traditionnel. Au contraire, les progrès de la gamification apparaissent comme une alternative au rafraîchissement des processus d’enseignement. Il s’agit d’une série de méthodes et d’activations qui s’inscrivent dans une perspective lucide visant à faire de la récréation un vecteur de connaissance.

En consacrant du temps et des ressources à leur formation, les employés tendent à se sentir valorisés et à développer leur engagement envers l’organisation. Il s’agit d’une stratégie qui implique des aspects tels que l’éducation et la motivation pour encourager la croissance des employés au sein de l’organisation.

Optimiser la gestion du temps pour prévenir l’absentéisme

La satisfaction d’un employé est proportionnelle à l’efficacité avec laquelle il accomplit ses tâches. Il est essentiel de savoir répartir la charge de travail et d’attribuer les tâches en fonction des capacités de chaque employé. De cette manière, un employé n’est ni surchargé, ni surmené.

À cette fin, deux outils sont recommandés pour faciliter la gestion de ces domaines. Le premier est un logiciel de gestion du temps, qui permet de suivre les heures de travail effectuées, de fixer des rappels pour les enregistrements et de gérer plus efficacement la rotation des heures de travail.

Grâce à cette ressource, l’entreprise gagne en productivité, car elle surveille en permanence les différentes étapes des processus par le biais d’alertes ; elle accélère les processus de prise de décision et l’organisation de la supervision du travail. En outre, ce système garantit la confidentialité des différentes couches d’information traitées par l’organisation.

Un autre système permettant de gérer ce scénario est le logiciel d’absence dont Bizneo HR dispose également. Ce logiciel permet une révision rapide et claire des calendriers, informe le personnel des nouveaux développements liés à la journée de travail et simplifie l’enregistrement en supprimant les feuilles de calcul, les courriers électroniques et l’utilisation du papier.

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Encourager la motivation est beaucoup plus rentable que de gérer les congés de maladie. Il existe différents moyens d’y parvenir, des primes financières aux jours de congé, en passant par des options telles que les horaires de travail flexibles, les journées d’intégration en dehors des heures de travail normales, les programmes de formation, les divers avantages liés à l’emploi pour l’appartenance à l’organisation et la réalisation d’objectifs, entre autres aspects.

Une autre option consiste à mettre en place du télétravail. Pour vous aider à mettre en œuvre cette option, nous avons élaboré un guide complet expliquant comment transformer votre modèle de travail :