Comment calculer les congés payés en entreprise : un guide pratique

Calculer les congés payés en entreprise n’est pas chose aisée. Le droit aux vacances dans une entreprise n’est pas seulement un droit régi par le statut des travailleurs, mais il s’agit également d’un besoin fondamental pour tout employé.

En France, il n’est pas possible de payer les congés non pris tant que l’employé fait partie de l’effectif.

Le salarié a légalement le droit de les prendre sous forme de congés ou de temps de repos. Un facteur qui influence directement sa satisfaction et même sa productivité au travail.

Comment calculer les congés dans une entreprise

Le Code du travail régit les congés par année travaillée dans une entreprise en France. Il établit ce qui suit :

• Tous les travailleurs ont droit à des congés payés.
• Le congé annuel est un droit inaliénable.
• Les travailleurs doivent disposer d’une période d’au moins 30 jours de vacances par année de travail dans une entreprise.
• Les congés d’entreprise non utilisés ne peuvent être payés en espèces qu’en cas de départ à la retraite du salarié après une incapacité de travail ou en cas de résiliation du contrat.

Les 30 jours de vacances par année travaillée prévus par notre législation se réfèrent à des jours civils, c’est-à-dire incluant les dimanches et les jours fériés. Toutefois, il est possible de décompter les jours de vacances dans une entreprise en termes de jours ouvrables.

La reconnaissance de 22 jours ouvrables de vacances par année travaillée n’implique qu’une autre manière de calculer les congés payés. Ce type de calcul est souvent utilisé simplement pour faciliter le calcul par les entreprises. Les possibilités de calcul des vacances dans une entreprise sont donc les suivantes :

1. Si l’on se base sur les jours calendaires : 30 jours calendaires/12 mois de l’année = 2,5 jours de vacances par mois.
2. Si l’on utilise les jours ouvrables : 22 jours ouvrables/12 mois de l’année = 1,8 jour de vacances par mois.

Le minimum légal ne peut être enfreint par aucune entreprise ou accord, mais peut seulement être modifié pour introduire des améliorations pour le travailleur.

Comment les congés non pris par les employés sont-ils rémunérés ?
Qu’en dit la loi ?

Différence entre jours civils et jours ouvrables

Il existe une différence entre les jours calendaires et les jours ouvrables lorsqu’il s’agit de calculer les congés payés. Les jours calendaires comprennent les samedis et les dimanches, tandis que les jours ouvrables sont tous les jours qui ne sont pas des jours fériés et qui, en l’absence de vacances ou de jours fériés, doivent être travaillés.

Au moment de la répartition, ces 30 jours civils ou calendaires de vacances représentent 22 jours ouvrables de vacances par an.

Combien de jours de vacances par mois travaillé ?

Nous allons répondre à la question : combien de congés payés par mois ? Pour calculer les congés payés selon le nombre de jours de vacances par mois, il est recommandé de procéder comme suit :

• Déterminer si l’organisation calcule les jours de vacances par an sur la base des jours civils (30 jours par an) ou des jours ouvrables (22 jours de vacances par an). Il s’agit là d’un élément clé pour établir le calcul.
• Ensuite, qu’il s’agisse de jours calendaires ou de jours ouvrables, le montant doit être divisé par 12, le nombre de mois de l’année.
• Ce calcul doit être effectué sur la base du nombre de mois pendant lesquels la personne travaillera. Si, par accord ou autrement, elle ne travaillera que six mois, le calcul doit être effectué à partir de ce point.
• Si l’employé a travaillé moins longtemps, le calcul doit être effectué sur la base du nombre de mois travaillés, en tenant compte du fait que 2,5 jours de vacances sont normalement reconnus pour chaque mois de travail.

Ces types de scénarios doivent être discutés directement avec les ressources humaines, qui doivent être au courant des sections légales ou des avantages basés sur la stratégie de motivation de l’entreprise au sein de l’organisation.

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Sans que cela devienne un véritable casse-tête pour les responsables RH.

Comment calculer le début de la période de vacances d’une entreprise ?

Selon le Code du travail, le début de la période de vacances d’une entreprise doit avoir lieu un jour ouvrable, jamais un jour férié ou chômé.

Il est important de rappeler qu’en France, les samedis sont considérés comme des jours ouvrables, à l’exception des jours déclarés fériés par la réglementation locale, régionale, nationale ou européenne. Par conséquent, sauf stipulation contraire dans l’accord ou le contrat, les samedis sont considérés comme des jours ouvrables.

Comment calculer les jours fériés en cas de congé de maladie temporaire ?

Lorsqu’un travailleur n’a pas pu prendre ses vacances parce qu’il était en congé temporaire, il aura le droit de les prendre une fois qu’il aura repris son travail. Il s’agit aussi bien des congés de maladie que des congés de grossesse, d’accouchement ou d’allaitement.

Selon le type d’incapacité temporaire, les dates autorisées pour la jouissance des congés accumulés varient :

1. Incapacité temporaire due à la grossesse, à l’accouchement, à l’allaitement naturel, à la maternité, à la paternité, à l’adoption ou à l’accueil : le travailleur peut récupérer à tout moment les congés non pris.
2. Incapacité temporaire due à des circonstances autres que celles mentionnées ci-dessus : le travailleur peut récupérer les congés non pris à la fin de la période de suspension, à condition qu’il ne se soit pas écoulé plus de 18 mois depuis la fin de l’année au cours de laquelle les congés ont été pris ; dans des circonstances normales, la fin de chaque année est la date limite pour la prise des congés annuels.

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Comment calculer les congés en cas de contrat temporaire ?

Dans le cas des CDD, la date maximale pour prendre les congés accumulés n’est pas le 31 décembre, mais le jour de l’expiration du document.

Rappelons qu’en matière de congés et de vacances dans l’entreprise, les droits des travailleurs temporaires sont les mêmes que ceux des travailleurs sous contrat à durée indéterminée.

Comment calculer les congés payés dans une entreprise : prolongation de la durée du travail

Si les heures de travail d’un salarié sont prolongées, le calcul de l’indemnité de vacances ne doit être recalculé que pour la période de travail correspondant à la prolongation des heures de travail.

Il faut également tenir compte de l’augmentation de salaire qui accompagne généralement l’augmentation du temps de travail. Dans ce cas, la compensation financière pour les jours de vacances non pris variera également, un chiffre que les entreprises ne doivent payer qu’en cas de mise à la retraite après incapacité de travail ou de résiliation du contrat.

Enfin, n’oubliez pas que tous les travailleurs ont les mêmes droits. Les travailleurs à temps partiel ont droit à un minimum de 30 jours de vacances par an dans une entreprise, au même titre que leurs collègues à temps plein.

Peut-on refuser les vacances dans une entreprise ?

À ce stade, la question se pose de savoir si les entreprises peuvent refuser des congés aux travailleurs. Ou comment elles doivent les indemniser s’ils ne prennent pas les congés auxquels ils ont droit. En ce qui concerne la première question, le refus peut être motivé par les besoins du service dans deux cas. Lorsque l’accord le prévoit et lorsque les jours demandés coïncident avec ceux d’autres travailleurs exerçant les mêmes fonctions.

Si le salarié n’est pas d’accord, il peut poursuivre l’entreprise. Cependant, il ne peut pas prendre le congé de son propre chef, sous peine d’être licencié pour faute disciplinaire – et sans avoir droit à une indemnisation.

En tout état de cause, l’organisation devra le justifier. Et lorsque la demande de congés de l’entreprise est refusée ? Il est alors conseillé de négocier une nouvelle période de congés avec le salarié – au moins deux mois avant le début des congés, comme le prévoit la loi.

Comment les jours de vacances sont-ils payés ?

Légalement, les jours fériés ne peuvent pas être remplacés économiquement ou accumulés. En d’autres termes, d’une année à l’autre, l’employé doit prendre ses vacances. Dans ce cas, il n’y a que deux exceptions :

1. Le paiement des congés en cas de départ à la retraite.
2. Le paiement des congés en cas de cessation de la relation de travail.

Dans les deux cas, les congés ne sont pas pris, mais ils doivent être payés comme s’il s’agissait de jours de travail rémunérés sur la base du salaire de chaque employé.

Indemnité de congés payés en cas de départ à la retraite

Si le salarié prend sa retraite après une incapacité de travail qui l’a empêché de prendre ses congés.

Dans ce cas, il a le droit d’être payé pour les congés non pris. À l’inverse, si le salarié prend sa retraite sans avoir souffert d’une maladie ayant influencé la prise de ses vacances, il ne pourra pas prétendre au paiement du repos non pris.

Indemnité de congés payés en cas de cessation d’activité

Si la rémunération des congés est due à la résiliation du contrat, avant que la personne n’ait pu en bénéficier, vous devez inclure dans le règlement une compensation financière pour la période de repos non prise.

Le montant sera versé à la sécurité sociale en raison des éventualités communes de retraite, d’incapacité permanente, d’incapacité temporaire, de chômage, entre autres.

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Outils pour calculer les congés payés en entreprise

Les ressources humaines doivent établir, en accord avec les employés, un calendrier pour gérer les congés dans une entreprise. Cependant, équilibrer les congés de toute une équipe peut représenter un défi de taille, en particulier pour les grandes organisations.

C’est précisément pour cette raison que les calendriers papier et les feuilles de calcul Excel peuvent s’avérer insuffisants. De plus, l’utilisation de ce type de grille augmente le risque d’erreurs et de failles de sécurité.

Pourquoi éviter les feuilles de calcul Excel ?

Les feuilles de calcul Excel pour le calcul des congés payés sont le moyen le plus traditionnel de gérer les absences et les congés dans une entreprise.

Cependant, même si Excel est l’un des logiciels les plus répandus pour ce type de calculs, son utilisation présente plusieurs inconvénients :

• Les feuilles de calcul doivent être constamment mises à jour manuellement. Cela représente une perte de temps et d’argent.
• Les modèles Excel pour la gestion des congés doivent tenir compte de nombreux paramètres, de sorte que les remplir peut devenir long et compliqué.
• Au fur et à mesure que le nombre d’employés augmente, le tableau se complique et le risque d’erreur est majeur.
• Excel n’envoie pas automatiquement d’e-mails aux employés, vous devrez donc communiquer manuellement avec chacun d’entre eux. De plus, les employés devront demander leurs congés par courriel ou en personne.
• Le calcul des congés dans une entreprise à l’aide de cet outil peut entraîner des erreurs en matière de sécurité et de confidentialité des données.
• Il n’est pas non plus possible de générer des rapports relatifs à la gestion des congés dans une entreprise.

Calculer les congés payés à l’aide d’un logiciel spécifique

Grâce à un logiciel de calcul des congés et des absences, le département des ressources humaines et l’employé peuvent vérifier directement le nombre de jours auxquels ils ont droit et le nombre de jours qu’ils ont passés.

De manière détaillée, le logiciel permet une révision claire et simple des horaires de travail afin de coordonner les pauses des différents employés.

Il facilite la communication de toute évolution liée aux vacances, de sorte que les différents ordres hiérarchiques de l’organisation sont tenus au courant.

En plus de ce qui précède, parmi d’autres avantages, la simplicité du système donne de l’autonomie aux différentes équipes pour la gestion des jours de congé. Il réduit et simplifie les processus opérationnels du département des ressources humaines et évite le chevauchement des congés (il notifie avec des workflows si un autre membre du département a une absence ou ne permet pas directement de demander un congé à ces dates).

Il prévient ainsi tout scénario susceptible d’influencer négativement les performances.

Ce logiciel permet à la fois une autogestion totale des vacances par l’employé (avec des flux d’approbation personnalisés) et la configuration d’une politique de vacances personnalisée pour l’entreprise. Dans ce système, il est possible de déterminer si les jours sont consommés, si une preuve est requise, si elle est visible pour le reste de l’entreprise…

Vous avez la possibilité d’offrir à votre personnel un gestionnaire d’absences et de congés qui s’intègre à d’autres solutions de Ressources Humaines. Tout est facile à configurer et avec un accès complet (partout et à tout moment).

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Exemple de comment calculer les congés payés

Calculer les congés payés, c’est-à-dire le nombre de jours de vacances par an, peut être facilement calculé à la main à l’aide de la formule suivante :

Diviser le nombre de jours, 30 jours civils de vacances ou 22 jours ouvrables, par le nombre de mois de travail. S'il y en a douze, c'est le nombre normal de jours de vacances par an ; s'il y en a quatre, six, huit ou autre, c'est en fonction du temps de travail.

Cependant, d’un point de vue organisationnel, il existe un moyen encore plus simple et plus rapide. Elle consiste à s’appuyer sur un logiciel de gestion des congés. Un système qui permet d’optimiser de 47 % le temps consacré à la gestion des heures travaillées, des équipes, des vacances et des congés de maladie dans votre entreprise.

Parmi les avantages, citons la possibilité de réduire les processus opérationnels, d’éviter le chevauchement des congés, de simplifier les procédures en supprimant les feuilles de calcul, les courriers électroniques et l’envoi de papier.

Maintenant que nous vous avons montré comment calculer les congés, vous voulez voir à quoi ressemblent les notifications de notre système ? Nous avons préparé un modèle personnalisable pour communiquer les dates de congés d’un employé.

Toutefois, si vous avez besoin d’une gestion avancée et automatisée, essayez notre logiciel.