Tout ce que vous devez savoir sur la demande de congés

Il n’est pas toujours facile de gérer les demandes de congés de l’ensemble du personnel. L’article R. 3141-3 du Code du travail établit que tous les travailleurs ont droit à une période de congés rémunérés. Nous vous expliquons comment procéder et nous vous présentons les principales questions juridiques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les aspects juridiques et d’autres questions relatives à la gestion des vacances, vous pouvez lire notre article sur les 19 questions les plus fréquentes sur les congés et vacances de travail.

Demande de congés : nombre de jours que chaque salarié a le droit de prendre

Selon la législation française, le congé annuel est un droit inaliénable de tout travailleur. Sauf convention collective contraire, les travailleurs bénéficient d’un repos d’au moins 30 jours civils pour chaque année travaillée.

Si votre entreprise est régie par les jours ouvrables, vos employés peuvent demander jusqu’à 22 jours par an. Un jour civil est l’un des 365 jours de l’année. En revanche, sont considérés comme jours ouvrables tous les jours au cours desquels un travail est effectué.

Toute entreprise est tenue de respecter ce nombre de jours, à moins qu’elle ne l’améliore en accordant davantage de jours de vacances à ses travailleurs. En tout état de cause, les jours demandés ne doivent pas nécessairement être consécutifs et peuvent être pris à n’importe quelle période de l’année, compatible avec les besoins de chaque organisation.

Comment les congés non pris par les employés sont-ils rémunérés ?
Qu’en dit la loi ?

Comment soumettre une demande de congés ?

Avant de pouvoir prendre les congés annuels auxquels ils ont droit, vos salariés doivent formuler une demande de congés officielle. La méthode la plus traditionnelle consiste à rédiger et à envoyer une feuille de demande de congé.

Cette lettre est officielle et peut être remise :

• En main propre. Dans ce cas, l’entreprise doit apposer son cachet ou sa signature sur le document reçu.
• Par bureaufax (copie physique ou en ligne) avec accusé de réception et certification du contenu. L’entreprise doit alors remettre au travailleur une lettre de concession, confirmant l’octroi du congé demandé.
• Par e-mail, de préférence avec accusé de réception.

Une fois que l’on vous a demandé vos congés, vous devez notifier votre accord ou votre refus. Chez Bizneo HR, nous vous proposons un exemple simple de notification des congés :

Notre logiciel de gestion de congés et absences automatisée des congés permet aux travailleurs de gérer eux-mêmes leurs congés, de sorte que les responsables n’ont plus qu’à accepter ou refuser leurs demandes.

Un moyen simple de rationaliser le processus et d’éviter de perdre du temps avec la documentation, les e-mails ou les discussions pour que l’ensemble du personnel soit sur la même longueur d’onde.

Les entreprises peuvent-elles refuser la période de demande de congés ?

N’oubliez pas que les entreprises ont le droit de refuser la période de vacances demandée par leurs employés. Toutefois, cela ne signifie pas que les entreprises peuvent imposer des dates de vacances.

Cela signifie simplement que les entreprises peuvent refuser la période de vacances demandée :
Pour des besoins de service.

• Si la convention collective établit quand les prendre et que les dates demandées ne correspondent pas à celles fixées par la convention collective.
• Si la période demandée coïncide avec la période demandée par d’autres travailleurs du même poste ou du même niveau.

Ces causes doivent être dûment justifiées. Après avoir refusé une demande de vacances, il est conseillé à l’entreprise d’essayer de négocier une nouvelle période de vacances avec le travailleur. Comme le prévoit la loi, cela doit se faire au moins deux mois avant la prise des vacances.

Toutefois, lorsque l’employeur souhaite se séparer de l’employé et prévoit de le licencier ou de ne pas le renouveler, il peut choisir de payer le droit aux vacances non utilisées et d’éviter ainsi un litige.

Si le salarié n’est pas d’accord avec ce refus, il peut poursuivre l’entreprise en justice et attendre la décision du juge. En tout état de cause, le salarié ne peut pas prendre ses congés de son propre chef, sous peine de faire l’objet d’un licenciement disciplinaire.

Comment digitaliser votre demande de congés ?

Rappelez-vous qu’il n’est PAS obligatoire que la demande de congés soit faite par écrit, par lettre ou par e-mail. En effet, les nouvelles technologies permettent de remplacer la traditionnelle fiche de demande de congé par des outils beaucoup plus agiles et efficaces.

Un logiciel de gestion des congés vous permet de professionnaliser la gestion des congés et des absences de vos employés, en gérant à travers une interface unique toutes les informations relatives au calendrier de travail et aux absences, congés de maladie et congés de chacun des employés de votre entreprise.

Avantages de la digitalisation de votre processus de demande de congé :

• Vous optimisez le temps de l’employé.
• Vous optimisez le temps de l’entreprise.
• Vos collaborateurs ne doivent pas se préoccuper de la recherche et de l’intégration de données telles que les cartes d’identité, les signatures, les tampons, les copies.
• Vos employés peuvent confortablement faire leur fiche demande de congé à partir de leur téléphone portable ou via le web.
• Vous pouvez passer rapidement et clairement en revue les horaires de travail et suivre les congés de l’ensemble du personnel ou de chaque employé.
• Évitez les erreurs et les chevauchements de vacances au sein de votre équipe.
• Vous pouvez configurer des critères généraux ou spécifiques de jours disponibles en fonction du rôle ou du type de profil.
• Vous pourrez définir le type d’absences qui peuvent être gérées dans chaque calendrier : vacances, congés de mariage, congés de maladie, jours fériés, entre autres.
• Vous pouvez facilement contrôler les jours fériés ou les célébrations spécifiques au niveau local, régional ou national.
• Et bien plus encore !

Alors, qu’est-ce que vous attendez ?

LOGICIEL DE CONGÉS ET ABSENCESGérez facilement votre temps de travail grâce à un outil 5 en 1

Demande de congés : quels sont les éléments à inclure ?

Dans tous les cas, vous devez savoir qu’une demande de congé doit contenir un certain nombre d’éléments essentiels :

• Les coordonnées du salarié. Dans tous les cas, son nom et sa pièce d’identité doivent figurer. Il est également conseillé d’indiquer l’adresse de l’employé à des fins de notification.
• Les coordonnées de l’entreprise.
• Les périodes de vacances que le travailleur souhaite demander.
• Le nombre de jours pris dans chaque période.
• Les dates de début et de fin de chaque période de congé.

Tous ces éléments sont automatiquement repris dans le logiciel Bizneo HR.

Modèle de demande de congés en Excel

De nombreuses entreprises utilisent un modèle de demande de congés dans Excel. L’utilisation d’une feuille de demande de congé physique, d’un modèle ou d’un format qu’elles peuvent proposer à leurs employés pour faire la demande est encore plus désuète, car il s’agit d’un document physique qui peut se perdre en premier lieu.

Il est difficile de le conserver en toute sécurité, de garantir le traitement correct des données à caractère personnel, et il n’évite pas les risques de chevauchements, n’inclut pas de rappels et est difficile à retrouver.

Utiliser un modèle de demande de congé en Excel n’est pas non plus une bonne option, car elle peut entraîner les problèmes typiques de la saisie manuelle des données, des erreurs, car il n’y a pas de système automatisé professionnel pour garantir un fonctionnement correct, et elle ne garantit pas un accès sécurisé au document.

Néanmoins, nos consultants en ressources humaines ont mis au point un formulaire de demande de congé en Excel, qui convient aux petites entreprises ou aux organisations qui en sont à un stade précoce de la digitalisation. Vous pouvez le télécharger gratuitement :

Une fois que vous avez testé ce système, nous vous recommandons d’aller plus loin et de vous doter d’une véritable technologie RH avec un logiciel de gestion des congés.