Gestion des absences : Logiciels pour automatiser la gestion des absences

La gestion des absences sur le lieu de travail est, le plus souvent, un véritable casse-tête pour le département des ressources humaines. Une gestion inefficace des absences du personnel peut rapidement conduire à l’improductivité, à des pénuries de personnel ingérables et, par conséquent, à une pression accrue sur le personnel.

Si les modèles de contrôle des absences peuvent être utiles, la réalité est qu’ils sont souvent insuffisants, surtout depuis l’augmentation des causes liées au télétravail. C’est pourquoi l’utilisation de la technologie et d’un logiciel de gestion des absences est devenue la meilleure option pour les entreprises.

Qu’est-ce que la gestion des absences ?

La gestion des absences peut être définie comme l’ensemble des tâches à effectuer lorsqu’un employé, pour diverses raisons, n’est pas en mesure de se rendre à son travail. Il s’agit d’absences temporaires telles que les congés de maladie, les visites médicales, le décès d’un membre de la famille ou d’autres types de causes normalement imprévisibles.

Bien que la gestion des absences puisse également inclure les vacances ou les jours de congé, nous nous concentrerons dans cet article sur les absences en dehors des causes les plus courantes. Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations à ce sujet, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans notre article sur la gestion des congés.

Le registre des absences au travail est un défi permanent en raison des différents scénarios qui existent. De plus, ils doivent tous être traités conformément aux dispositions de la convention de travail, de la loi ou du contrat. De plus, le télétravail ajoute quelques cas supplémentaires à la difficulté de contrôler les absences du personnel.

Que se passe-t-il lorsque vous ne disposez pas d’un système de gestion des absences efficace ?

Sans un système efficace de gestion des absences, tel qu’un logiciel spécialisé dans les congés, le chaos et le manque de contrôle peuvent s’installer dans une entreprise. Cela peut évidemment entraîner un certain nombre de problèmes indésirables, allant de l’insatisfaction des employés ou des risques liés à la gestion du temps à la perte de production, de performance et de compétitivité.

Lorsque le contrôle des absences du personnel est inefficace, les problèmes commencent généralement à se poser. Plus de pression sur les employés présents, et donc plus de stress, un manque de ressources, des découverts dans des domaines critiques de l’entreprise, une gestion insoutenable des équipes, etc.

Tout cela affecte directement et indirectement l’ensemble de l’organisation. D’une part, le département des ressources humaines constatera que le temps consacré à ce type de tâches est plus important que souhaité. Cela signifie qu’il ne pourra pas consacrer plus de temps à d’autres tâches plus productives et utiles à l’entreprise. D’autre part, l’environnement de travail, la satisfaction des employés et des clients ou la productivité de l’organisation peuvent être sérieusement affectés.

L’enregistrement des absences est une question qui ne doit pas être prise à la légère. Il s’agit d’une question plutôt complexe qui doit également être transparente, simple, rapide et sûre pour toutes les parties.

Dans ces conditions, il est difficile d’imaginer qu’un système manuel de gestion des absences ou un système de gestion des absences basé sur des modèles de congés Excel puisse être efficace. Un logiciel de gestion des absences qui automatise certaines tâches récurrentes et augmente le contrôle est certainement la meilleure alternative aujourd’hui.

Ce qu’une entreprise peut obtenir en mettant en place un logiciel de gestion des absences | 6 avantages

La mise en place d’un système de gestion des absences est sans aucun doute le meilleur moyen de résoudre tous les problèmes mentionnés ci-dessus. Il nous donnera la possibilité d’enregistrer les absences d’une manière confortable et simple, tant pour les employés que pour l’équipe de direction. Voyons quels avantages ils peuvent offrir.

Gain de temps dans la gestion des absences

Une application de gestion des absences fait gagner du temps à toutes les parties en simplifiant les processus. L’employé peut notifier les absences au reste de l’équipe (vérifier qu’il n’y a pas de chevauchement, qu’un département n’est pas laissé vide).

De plus, l’étape de justification des absences imprévues sera beaucoup plus facile pour toutes les parties, en téléchargeant simplement le dossier sur la plateforme (congé médical, permis de travail, document de déménagement…), ce qui permettra de gagner beaucoup de temps et d’augmenter la productivité.

Qu’est ce que le suivi du temps ?
Découvrez les avantages d’utililser un logiciel suivi du temps dans votre entreprise

Des informations transparentes

Le logiciel de gestion des absences fournit des informations claires et concises, réduisant ainsi les malentendus ou le manque de transparence. Les parties prenantes peuvent accéder à l’information à tout moment et de n’importe où. En outre, il est possible de gérer différentes options de congé et d’obtenir une vue d’ensemble plus précise.

Réduire les risques en contrôlant les absences du personnel

Une bonne maîtrise des absences du personnel permet également de réduire les différents risques qui y sont liés. On peut mieux connaître l’état du personnel et son bien-être, mieux anticiper les pénuries de personnel, limiter le risque de manque de ressources à certains moments, etc. Bref, on minimise les problèmes et on trouve plus facilement des solutions.

Satisfaction du personnel

Un logiciel de gestion des absences peut également accroître la satisfaction des employés ou la QVT (qualité de vie dans le travail). Il y a quatre raisons simples à cela.

1. Il existe une politique claire de gestion des absences non planifiées.
2. Les employés savent comment les gérer et disposent des outils nécessaires pour les signaler et les justifier.
3. Vous éviterez les problèmes de paie, ce qui est bien sûr très important pour le personnel.  
4. Grâce à tout cela, les employés pourront trouver un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, avec moins de stress et moins de conflits.

Réduire et contrôler l’absentéisme

Une bonne gestion des absences peut-elle réduire l’absentéisme ? La réponse est oui. Les gestionnaires et les ressources humaines peuvent détecter les comportements indésirables afin de trouver la meilleure solution dans chaque cas. Cela va d’une sensibilisation accrue aux cas particuliers à la détection des problèmes liés au stress ou à l’épuisement professionnel.

Améliorer le climat de travail

Le manque de transparence et de clarté, ainsi que la difficulté de faire face à des événements imprévus ou à des plaintes concernant des erreurs de paie, peuvent nuire à l’ambiance de travail dans une entreprise. Une gestion correcte des absences permet d’éviter ce type de problème et contribue ainsi au bien-être de toutes les parties.

Fonctionnalités d’un logiciel de contrôle des absences du personnel

Comme vous pouvez le constater, l’utilisation d’une application de gestion des absences peut augmenter la productivité et la satisfaction de toute une entreprise. Cela est possible grâce au grand nombre de fonctionnalités qui sont généralement incluses dans ce type de logiciel. Passons en revue quelques-unes des plus intéressantes.

Gestion personnalisée des absences

Il existe un grand nombre de raisons pour lesquelles un employé peut s’absenter du travail, et chacune d’entre elles peut être traitée différemment. Un bon logiciel de gestion des absences permet d’enregistrer et de personnaliser chacun de ces motifs, y compris les cas d’absences partielles par heures. Le tout avec un traitement et un enregistrement automatisés.

Notification des absences et des justifications

En plus d’un tableau de bord pour les RH, où toutes les informations connexes peuvent être consultées, les employés ont également accès à ce logiciel, soit par le biais d’un ordinateur, soit par le biais de leur propre smartphone. Les employés ont également accès à ce logiciel, soit par le biais d’un ordinateur, soit par le biais de leur propre smartphone.

Ce panneau d’utilisateur permet aux employés de signaler facilement leurs absences, ainsi que d’envoyer des documents justificatifs si nécessaire (rapport médical, décès d’un membre de la famille, service public, examens prénataux, etc.).

À leur tour, grâce aux workflows (flux de travail), ils recevront diverses notifications et communications utiles (changements d’équipe, approbation des congés et des absences, etc.).

Contrôle de la politique d’absence

Dans de nombreux cas, les politiques appliquées au contrôle des absences peuvent être différentes en fonction de la convention de travail appliquée, ou même en raison d’un accord contractuel spécifique.

Un logiciel de gestion des absences nous permettra de travailler avec différents accords et cas particuliers, réduisant ainsi les erreurs et les difficultés de gestion.

LOGICIEL DE CONGÉS ET ABSENCESGérez facilement votre temps de travail grâce à un outil 5 en 1

Flux d’approbation des absences

Les employés peuvent également enregistrer eux-mêmes leurs absences dans les cas les plus prévisibles, comme un rendez-vous chez le médecin. Cela permet de gagner du temps et de faciliter la confirmation des congés.

Cette demande peut être traitée de la manière la plus appropriée, soit par les supérieurs hiérarchiques, soit par le département des ressources humaines, en créant même des flux d’approbation multiples. Les deux parties recevront des notifications et les raisons de la résolution seront détaillées de manière transparente, en limitant l’accès ou la visibilité des demandes et des décisions.

Rapports d’absence

De nombreux logiciels de gestion des absences du personnel exploitent l’ensemble des données enregistrées pour créer rapidement et facilement des rapports complets.

Ces rapports nous donneront une grande visibilité sur l’historique des absences ou le taux d’absentéisme dans notre entreprise (en appliquant des filtres par âge, dates, sexe, raison, etc.) Les données deviennent des informations faciles à interpréter qui nous permettent de prendre des décisions plus intelligentes.